Com o mercado em constante transformação e consumidores cada vez mais exigentes em relação àquilo que as marcas têm a oferecer, nada mais natural que as empresas busquem implementar a melhoria contínua em seus processos, produtos e serviços para se manterem mais competitivas e relevantes.
Veja também o que são as 5 forças de Porter!
Portanto, se você ainda não sabe o que é a melhoria contínua, leia o artigo para entender tudo sobre o conceito. Confira:
O que é a melhoria contínua?
A melhoria contínua é uma prática adotada pela maioria das empresas para terem uma melhora em seus processos e resultados, deixando-os mais eficientes e eficazes. Essa metodologia é cíclica, já que sempre existem maneiras de melhorar.
No entanto, a melhoria contínua não pode ser considerada um programa. Assim, o princípio básico deste processo é a mudança cultural que irá impulsionar a empresa a estar sempre buscando melhorar seus produtos, serviços e processos.
Normalmente, ela se aplica com mais frequência no setor de produção, mas é importante que esteja presente em todos os departamentos, incluindo os gerenciais. Os programas mais conhecidos de melhoria contínua são os círculos de controle da qualidade e o 5s.
Mas, independentemente do programa escolhido, é fundamental o uso de ferramentas da qualidade. Isso tanto para determinação das causas (Diagrama de Ishikawa e 5 Porquês) quanto para elaboração do plano de ação (PDCA, 5W2H).
Pilares da melhoria contínua
A melhoria contínua, embora seja composta por técnicas personalizadas de acordo com cada empresa, conta com pilares comuns que precisam ser conhecidos por quem deseja implementar esse tipo de administração de sucesso!
Continuidade
Como o próprio conceito diz, continuidade é um dos pilares mais importantes para implementar uma gestão de melhoria contínua. Isso porque as exigências de mercado não param e é preciso acompanhar esse movimento.
Portanto, pensando sempre na melhoria como um processo cíclico, melhorar continuamente significa traçar metas, cumpri-las, avaliar e encontrar novos pontos de melhora para seu negócio ou empresa.
Cultura
A melhoria contínua é uma cultura a ser implementada na empresa. Por isso é mais do que uma mera técnica de gestão, é um pilar sobre o qual se instala a empresa.
Portanto, quanto melhor a equipe conhecer dessa filosofia e aderir ao modelo, melhores serão os resultados colhidos a médio e longo prazo.
Benefícios para todas as áreas
As modificações trazidas através desse modelo de gestão precisam significar melhorias para todas as áreas da empresa.
Isso significa que é necessário pensar em sua empresa de forma global e não somente na venda ou no resultado entregue ao cliente, já que todos os processos são interdependentes.
Qual a importância de implementar uma metodologia contínua nas empresas?
Ao contrário do que muita gente pensa, o processo de melhoria contínua não deve ser uma preocupação apenas das grandes companhias. Isso porque toda empresa precisa analisar de maneira fundamentada a sua atuação no mercado e buscar soluções eficientes para cada necessidade ou deficiência identificada.
Além de aprimorar as condições de trabalho, conquistar melhores rendimentos nos processos e garantir a satisfação dos clientes, a implementação da metodologia é uma forma eficaz de aumentar a produtividade interna, motivar os colaboradores e estimular o desenvolvimento da organização.
Nesse contexto, a companhia mantém a sua saúde financeira em dia, destaca a sua marca diante da concorrência e, consequentemente, atrai mais consumidores para o seu negócio. Além disso, o processo evita a estagnação do ofício e aumenta o fluxo de vendas.
No entanto, a aplicação de todas essas mudanças não é uma tarefa tão simples. Para que o processo seja bem-sucedido, é fundamental que a empresa tenha conhecimentos de gestão, comprometimento coletivo, recursos suficientes e, claro, um bom planejamento estratégico. Assim, será possível implementar as melhorias necessárias e conquistar resultados cada vez mais assertivos.
Quais são os principais tipos de melhoria contínua?
Os principais tipos de melhoria contínua são: melhoria contínua de processos, que mapeia todas as operações internas; de produtos, analisando a eficiência e a qualidade da produção; e de serviços, com foco em melhorar a qualidade do trabalho entregue.
Portanto, entenda melhor sobre os principais tipos de aprimoramento contínuo:
- Melhoria contínua de processos: o foco está em mapear as nuances de processos internos específicos a fim de corrigir falhas e efetuar mudanças capazes de torná-los mais otimizados;
- Melhoria contínua de produtos: o objetivo é avaliar de modo constante os produtos e fazer alterações que os tornem mais eficientes;
- Melhoria contínua de serviços: a intenção é melhorar a qualidade dos serviços oferecidos aos clientes.
Como implementar a melhoria contínua?
É comum que as empresas saibam que há pontos necessários para melhoria no desempenho geral da produção e nos processos corporativos. No entanto, é normal ter dificuldades em saber por onde começar, o que exatamente melhorar e como.
Alguns pontos podem ser importantes para implementar, na prática, a melhoria contínua para empresas. Portanto, confira abaixo quais são eles:
Registre seus processos atuais
O primeiro passo para otimizar os processos é fazer um diagnóstico interno completo de todos os seus processos. Dessa forma, você saberá quais são as principais falhas e os pontos fortes do seu processo. A partir daí, também é possível analisar se os seus colaboradores têm capacidade de executar as atividades ou se precisam de treinamentos.
Depois, você deve documentar todos os passos no dia a dia da empresa para a execução das tarefas. Além disso, se lembre que todos os colaboradores devem estar engajados e cientes dos objetivos de melhorias desse levantamento, caso contrário a mudança será ainda mais difícil.
Por fim, converse com os colaboradores para entender como o trabalho ocorre e identificar os pontos que podem passar por melhorias. Mas não se esqueça de consultá-los sobre possíveis mudanças.
Determine o foco
Um dos pontos principais é o foco. Assim, ter foco no que pretende melhorar significa concentração de esforços sobre pontos que podem ser garantias de negócios mais eficazes.
A partir do mapeamento desses focos, que variam de empresa para empresa, é possível investir nos processos de melhoria contínua sem interrupção.
Medir o desempenho
Medir o desempenho é um grande desafio para as empresas porque faz parte de um processo contínuo de reavaliação e novas estratégias. Desse modo, para avaliar o desempenho de algo, é necessário ter uma indicação de padrões e valores, ou seja, é preciso conseguir mensurar.
As vendas aumentaram? A satisfação dos clientes evoluiu? O comprometimento da equipe se ampliou? Quais foram os resultados obtidos a partir das mudanças implementadas?
Todas essas questões podem ter uma avaliação a partir de indicadores objetivos. Portanto, reduzir erros na produção, aumentar vendas, agilizar entregas, são exemplos de indicadores que podem ser úteis.
Padronização
A padronização dos processos, atendimentos e serviços é importante para garantia do padrão de qualidade. Além disso, padronizar os processos significa também gerir tempo e focar esforços em um modelo único que atenda às exigências mínimas para seu produto ou serviço.
Empregue seu conhecimento
Existem diversas ferramentas quem podem ser úteis no processo de implementação da melhoria contínua — Kaizen, ciclo PDCA, Six Sigma, Lean Thinking e entre outros. Nesse contexto, você não precisa ser um perito em todas as metodologias, mas ter conhecimento em pelo menos uma delas é uma excelente estratégia.
Isso porque ao saber exatamente as maneiras corretas de aplicação e mensuração de cada um dos recursos exigidos, a sua execução será muito mais direcionada.
Aplique os dados
Assim como é preciso saber utilizar as ferramentas, é necessário conhecer o processo de aplicação dos dados para implementar com sucesso a melhoria contínua. Afinal de contas, todo o procedimento para o levantamento de dados não terá nenhuma serventia se as informações conquistadas forem deixadas de lado.
Ferramentas de melhoria contínua
Existem algumas ferramentas que podem ser aplicadas para apoiar o processo de melhoria contínua em uma empresa. Portanto, confira as principais:
1. Business Processes Management (BPM)
O Business Processes Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio, é uma ferramenta que possibilita analisar os processos mais relevantes de uma empresa e descobrir como conduzi-los de maneira mais eficiente e eficaz.
Para isso, é feito um mapeamento dos processos a partir de fluxogramas com o objetivo de identificar pontos de melhoria. Depois, os fluxogramas são redesenhados, corrigindo as falhas encontradas. Assim, é feito um acompanhamento contínuo de cada operação e, se necessário, ela é desenhada novamente.
Com a ferramenta de BPM, consegue-se visualizar com mais clareza as tarefas, seus responsáveis e as entradas e saídas de cada etapa do processo.
2. PDCA
PDCA é uma sigla na qual cada letra corresponde a uma etapa a ser seguida pela equipe no processo de melhoria contínua:
- Plan: planejar;
- Do: executar;
- Check: analisar;
- Action: agir para corrigir os gargalos.
O PDCA funciona como ciclo. Isso quer dizer que, logo depois de implementadas as ações de correções, a equipe deve começar a planejar novas melhorias, de modo que a organização esteja em melhoria contínua.
3. Lean Manufacturing
O Lean é um conjunto de conceitos e práticas que surgiu com a revolução industrial japonesa do pós-guerra dentro do Sistema Toyota de Produção. Essa prática visa trabalhar de forma enxuta, cortando todos os desperdícios de processos que não agregam valor ao cliente e sempre sob a demanda do mercado.
4. Matriz BASICO
Nesta ferramenta de melhoria, os processos dever ser analisados a partir de 6 critérios que formam o anagrama BASICO:
- Benefícios para a empresa;
- Abrangência;
- Satisfação dos funcionários;
- Investimentos necessários;
- Cliente externo;
- Operacionalização.
Atribua uma nota de 1 a 5 em cada critério para definir as melhorias que devem ser feitas com prioridade.
5. Kaizen
Significa literalmente “melhoria” em japonês e é útil desde na melhoria no meio-ambiente até o sistema ferroviário. Alguns mandamentos que regem o Kaizen são o aprendizado na prática, o aumento da produtividade deve ser baseado em ações que não demandem um alto investimento financeiro e a priorização na melhoria das pessoas deve ser mais importante.
6. Six Sigma
No Seis Sigma, ou Six Sigma, cada letra sigma do alfabeto grego representa um nível em uma escala de qualidade, onde 1-sigma é o nível mais baixo.
O objetivo da metodologia é diminuir a variação entre o que é feito e o que deveria ser feito, diminuindo a ocorrência de erros e padronizando as atividades.
Portanto, para chegar no Six sigma, que é a variação mínima, as empresas devem mensurar, analisar, incrementar e controlar seus processos. A ideia é sempre visar o fim dos defeitos no resultado de um produto.
7. Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta que tem como objetivo encontrar a causa-raiz dos problemas. Para isso, são analisados os 6 Ms:
- Método;
- Material;
- Mão-de-obra;
- Máquina;
- Medida;
- Meio ambiente.
A intenção é entender como cada um desses 6 aspectos contribui para o problema em questão. Pode ser que o seu modelo de negócio não contemple os 6 Ms. Por isso, você pode fazer as adaptações necessárias.
Se quiser saber mais, não deixe de conferir o nosso template de Diagrama de Ishikawa.
8. Diagrama de Processos
O objetivo do Diagrama de Processos é facilitar a visualização e simplificação de todos os processos que fazem parte de uma organização. Mas, para isso, é preciso mapear todos os processos e dividi-los em três categorias:
- Primários: são aqueles que fazem parte da operação;
- De apoio: dão suporte aos processos primários e alguns exemplos são o treinamento de funcionários, área de vendas e RH;
- Gerenciamento: são aqueles que têm o objetivo de medir e ajustar as atividades operacionais e de suporte para garantir que a empresa atinja os seus objetivos.
FAQ – Melhoria contínua
O que é melhoria contínua?
A melhoria contínua é uma prática adotada pela maioria das empresas para terem uma melhora em seus processos e resultados, deixando-os mais eficientes e eficazes. Essa metodologia é cíclica, já que sempre existem maneiras de melhorar.
Quais são os principais tipos de melhoria contínua?
Os principais tipos de melhoria contínua são: melhoria contínua de processos, que mapeia todas as operações internas; de produtos, analisando a eficiência e a qualidade da produção; e de serviços, com foco em melhorar a qualidade do trabalho entregue.
Quais são as principais ferramentas de melhoria contínua?
Existem algumas ferramentas que podem ser úteis para apoiar o processo de melhoria contínua em uma empresa, são algumas deles:
- Business Processes Management (BPM);
- PDCA;
- Lean Manufacturing;
- Matriz BASICO;
- Kaizen;
- Six Sigma;
- Diagrama de Ishikawa;
- Diagrama de Processos.
