Você tem a sensação de que falta tempo para realizar todas as suas tarefas? É comum tentar realizar muitas atividades ao mesmo tempo e acabar não concluindo todas como planejava? As soluções para esses obstáculos podem ser encontradas na aplicação do método Getting Things Done ( GTD ). Assim, essa é uma das técnicas de produtividade mais populares em todo o mundo, que ajuda a compreender que ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar melhor o seu tempo.
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Se você quer ter mais eficiência na execução de suas atividades e, principalmente, maior controle sobre tudo o que precisa ser feito, continue lendo o artigo e veja tudo o que você precisa saber sobre o método GTD!
O que é o método GTD?
O Método GTD, também conhecido como “Get Things Done”, foi criado pelo consultor e instrutor de produtividade David Allen. Depois de estudar diversas técnicas de produtividade por mais de 30 anos, em 2001 ele lançou o livro “A arte de fazer acontecer: O método GTD”.
Na obra, o autor estruturou uma metodologia que acabou se tornando referência no mundo corporativo. Assim, ela consiste não apenas em listar as tarefas do dia a dia, mas sim em uma forma de otimizar as horas disponíveis. Em outras palavras, não se trata de ter mais tempo para trabalhar, mas sim de trabalhar melhor em menos tempo, e obtendo resultados mais expressivos.
A filosofia por trás do método GTD presume uma vida mais equilibrada, com tempo para as atividades de lazer e para o trabalho, sem que isso signifique produzir menos ou viver sob constante estresse.
Qual o objetivo do método GTD?
Afinal, o grande objetivo do método Getting Things Done é exatamente diminuir o estresse e a ansiedade pelo alto número de tarefas a serem feitas e, com isso, dar mais equilíbrio, bem-estar e qualidade de vida.
Mas como ela funciona na prática? De acordo com a metodologia de Allen, existem três tipos de atividade no nosso cotidiano.
- Atividades não planejadas: que surgem durante o dia e precisam ser realizadas com certa urgência, referente às demandas do dia;
- Atividades predefinidas: que já estão na agenda e ações já planejadas, como reuniões ou itens da lista de tarefas;
- Atividades a serem definidas: o que ainda não foi planejado, mas que é considerado uma demanda em andamento.
A ideia por trás da definição dessas atividades é que seja possível organizar suas demandas – tanto pessoais quanto profissionais – dentro da sua rotina. Assim, caso apareça algo urgente, você deve conseguir remanejar o planejamento, talvez passando algo de hoje para amanhã.
Dessa forma, ao mesmo tempo que você não sobrecarrega o seu dia com mais tarefas a serem feitas, consegue ter uma visão melhor do que pode ser deixado para depois. Tudo isso sem atrapalhar a organização.
Quais os benefícios da metodologia GTD?
O GTD é o melhor método, e temos como provar a sua eficiência. Assim, são diversos benefícios que são sentidos durante e depois da sua aplicação. Portanto, confira os mais importantes:
Otimização do tempo
A falta de tempo é a reclamação do século, e lidar com tantas tarefas e projetos em conjunto não te ajudará a finalizar as suas responsabilidades. Mas a verdade é que precisamos respeitar os nossos horários e diferenciar o pessoal do profissional, dando tempo para hobbies e vida social.
Respeitar o seu horário de expediente, por exemplo, te dará mais tempo para aproveitar as 8 horas de sono – sendo um bom começo para melhorar a produtividade no dia a dia. Através do método GTD, você vai perceber o seu tempo muito bem distribuído, organizado e otimizado, pois sua mente estará focada em cada minuto do dia e tarefa em progresso.
Equilíbrio e bem-estar
Para ter produtividade, não é necessário ficar horas e horas a mais no trabalho. Assim, um dos grandes princípios do GTD é eliminar o estresse e garantir maior qualidade de vida. A sua saúde mental é muito importante, e esse método ajuda a manter o indivíduo calmo e sereno para realizar qualquer atividade, sem preocupações com planos estruturados e engessados. Dessa forma, você não será apenas mais organizado e produtivo, como também terá bem-estar e equilíbrio.
Maior foco no presente
Querer eliminar todas as suas pendências de uma vez não estará presente na aplicação do GTD, pois é a situação atual que dita suas ações. Por isso, o foco no presente será sempre o principal pilar dessa metodologia, ou seja, realizar o que é possível no momento, com os recursos disponíveis, e esquecer o restante. Isso é possível graças aos registros de tarefas e compromissos, permitindo focar na atividade que está sendo realizada.
Liberdade de escolhas
O diferencial do método GTD é a liberdade de escolhas durante todo o processo, sem impor o que você deve fazer ou quando deve fazer. Desse modo, você é livre para gerenciar o seu tempo e organizar seus afazeres, seguindo etapas e regras de produtividade que não irão comprometer suas escolhas. Portanto, você consegue definir as prioridades e utilizar a intuição para melhorar a sua performance diariamente.
Criatividade
O “Getting Things Done” valoriza a criatividade durante o desenvolvimento de qualquer projeto, dando liberdade até para a sua equipe escolher as tarefas com maior prioridade. Para David Allen, a mente deve ser usada para ter ideias, e não para armazená-las, tendo espaço para insights e novas oportunidades ou possibilidades.
Adaptabilidade
Outra capacidade que torna o GTD um método revolucionário e atual é a forma como ele desenvolve a adaptabilidade às mudanças pessoais ou profissionais. Assim, em um mundo cheio de incertezas, vivenciamos diversas transformações radicais e tecnológicas, com uma enxurrada de informações a todo momento, obrigando o ser humano a se tornar cada vez mais adaptável.
Por isso, precisamos ser altamente flexíveis e adaptáveis e evitar planos e em longo prazo, o que o deixará frustrado com os resultados não alcançados.
Como usar o Método GTD? Passo a passo!
Para saber com detalhes como usar o Método GTD, você pode ler o livro ‘A Arte de Fazer Acontecer’. No entanto, é possível aplicar essa técnica seguindo alguns passos simples. Assim, o primeiro deles é a análise do tripé contexto, tempo e energia.
Antes de qualquer atividade, David Allen recomenda que você analise:
- O contexto que envolve aquela atividade;
- O tempo disponível para realizar uma atividade;
- A energia e sua capacidade de atenção para aquela tarefa.
Com base nesses três fatores, o caminho para a organização e produtividade passa pela execução dos cinco passos do método GTD que descrevemos abaixo:
1. Capture tudo o que deseja fazer
Capture tudo o que precisa ser feito e relacione todas essas tarefas numa “caixa de entrada”. Nessa lista, você deve coletar tudo o que deseja fazer. Essa relação pode ser feita com o auxílio de um app, um bloco de notas ou a ferramenta que você achar melhor.
2. Esclareça o que deve ser feito
Analise tudo o que você relacionou no primeiro passo e decida entre “tomar uma ação” ou “não fazer nada”. Assim, você esvaziará sua caixa de entrada.
Desse modo, para as coisas que decidir não fazer nada, o caminho envolve três opções:
- Descartar aquilo que você sabe que não vai fazer, jogando no “lixo”;
- Colocar em uma lista chamada “Algum dia / talvez”, sem prazo definido para o projeto, como aprender a tocar um instrumento musical ou conhecer um novo destino turístico;
- Colocar em outra lista de referências para consultar no futuro, como ler determinado livro ou assistir a um filme.
Por outro lado, já para as tarefas que decidir tomar uma ação, todas aquelas que demandam menos de 2 minutos devem ser feitas imediatamente. Para as demais, há três opções:
- Delegar a tarefa para a pessoa responsável;
- Agendar a realização, definindo dia e horário específicos para a realização daquela tarefa;
- Se a tarefa for muito grande, transformá-la num Projeto.
3. Organize as tarefas por contexto
No terceiro passo do método GTD, você deve organizar as tarefas por contexto, como “trabalho”, “pessoal” ou “viagem”. Assim, todas as tarefas devem ser distribuídas entre esses contextos, para que fique mais fácil encontrar quando necessário. É possível que novas tarefas colocadas na caixa de entrada demandem a criação de novas categorias.
4. Reflita e revise
Todas as tarefas e todos os compromissos que foram organizados devem ser revisados periodicamente. Assim, você pode definir o que fazer diariamente. Nessa etapa, você reavalia as prioridades, acrescenta as novas obrigações e confere os itens delegados.
5. Engaje
No último passo do método GTD, é a hora de executar as tarefas de acordo com os critérios que definir para realizá-las. Assim, David Allen recomenda avaliar as ações diárias de acordo com três regras:
- Executar trabalhos predefinidos na agenda e listas de “próximas ações” e “projetos”;
- Cumprir novas tarefas na medida em que aparecem, como imprevistos ou urgências do dia a dia;
- Definir novamente as listas e coletar itens novos, dedicando um tempo a essa organização diária.
Inicialmente, pode ser difícil realizar os cinco passos. No entanto, à medida em que houver mais prática, a tendência é que o processo flua de forma mais natural.
Fluxograma do GTD
Na fase “Esclarecer”, o Método GTD estabelece um fluxograma para organizar corretamente as informações. Assim, no livro “A Arte de Fazer Acontecer” tem a seguinte versão:
À medida que você revisa sua caixa de entrada ( seja literalmente verificando e-mails e mensagens ou revendo suas tarefas, projetos e atribuições ), a primeira coisa a decidir é se a atividade é passível de ação. Em outras palavras, a pergunta é: você precisa fazer algo com essa informação? Se a resposta for não, esse material é:
- Lixo ( jogue fora imediatamente ) ou;
- Algo para segurar para referência futura ( fazer uma pasta de referência e colocá-lo lá ) ou;
- Algo que você pode querer considerar no futuro ( faça uma pasta “algum dia” e coloque-a lá ).
Caso a resposta seja sim, determine qual deve ser o próximo passo. Se for parte de um projeto maior ou de um processo em andamento, trate-o de acordo e determine qual deve ser o próximo passo. Se o próximo passo demorar menos de dois minutos, execute-o imediatamente. Do contrário, ou seja, se for levar mais de dois minutos, faça o seguinte:
- Delegue para outra pessoa ou;
- Adicione-o à lista de tarefas ou;
- Programe tempo para trabalhar nele.
FAQ
O que é o método GTD?
O método consiste não apenas em listar as tarefas do dia a dia, mas sim em uma forma de otimizar as horas disponíveis. Em outras palavras, não se trata de ter mais tempo para trabalhar, mas sim de trabalhar melhor em menos tempo, e obtendo resultados mais expressivos.
Quais são os 5 passos do método GTD?
O caminho para a organização e produtividade passa pela execução dos cinco passos do método GTD. Eles são:
- Capture tudo o que deseja fazer;
- Esclareça o que deve ser feito;
- Organize as tarefas por contexto;
- Reflita e Revise;
- Engaje.
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