Modelo de plano de trabalho: veja como elaborar um!

Todos gostamos quando os planos de trabalho se desenvolvem sem complicações: há um planejamento claro, todos sabem o que precisa ser feito e quais são os prazos, o projeto é concluído conforme o planejado e dentro do orçamento. Mas e se você for a pessoa encarregada de planejar e gerir o plano? Como elaborar um modelo de plano de trabalho? A resposta dessas perguntas e muito mais estão no artigo abaixo.

Veja também o que é ativo circulante e não circulante!

Planejar um plano de trabalho é um processo que leva tempo, e, para que ele fique pronto para execução, costuma exigir muito trabalho manual e repetitivo, como criar seções, elaborar tarefas-modelo e distribuir informações aos participantes e aos colaboradores. Os modelos podem ajudar a reduzir o trabalho no início de um projeto, para que você e os membros da sua equipe possam começar a trabalhar a todo vapor. Além disso, um bom modelo não somente facilita o lançamento de um trabalho específico, como também contribui para que todos os projetos criados futuramente estejam mais preparados para ter êxito.

O que é um plano de trabalho?

Um plano de trabalho nada mais é do que um esquema ( visual ou composto por texto ) que lista todas as ações e etapas que precisam ser realizadas para concluir um projeto específico.

Assim, o objetivo do plano de trabalho é servir como um mapa completo para a empresa, listando as respostas, os recursos, os materiais e as tarefas envolvidas em um determinado projeto.

Além disso, os planos de trabalho normalmente nos ajudam a responder três perguntas fundamentais para o funcionamento de um negócio:

1. Quando iniciar as etapas do projeto?
2. Quando concluir as etapas do projeto?
3. Como avaliar se o projeto está funcionando adequadamente?

Falando simples: o plano de trabalho é uma ferramenta organizacional que ajuda empresas e pequenos negócios a otimizarem seu funcionamento interno.

E isso é só o início – até porque essa ferramenta pode ajudar você a responder muitas outras perguntas importantes para a saúde de um negócio. 

Quais são as características de um plano de trabalho?

As características do plano de trabalho são tudo aquilo que o faz ser imprescindível:

• Otimiza os tempos;
• Divide tarefas;
• Sistematiza os processos;
• Envolve uma equipe de trabalho;
• Elabora estratégias de vendas.

Atualmente, não existe empresa que trabalhe sem um plano, dado que essa é a forma mais eficaz para alcançar o sucesso.

Qual é a importância de aplicar o plano de trabalho?

A importância da aplicação de um plano de trabalho está diretamente relacionada com alcançar os objetivos. Assim, planificar, controlar e dirigir um plano para que seja executado corretamente é o que garante sua efetividade. Esse planejamento estratégico na sua empresa é a ferramenta necessária para direcioná-la ao sucesso.

A estratégia que for eleita deve envolver uma equipe destinada a cumprir os alinhamentos especificados para alcançar a meta. Além disso, o plano de trabalho colabora para que a tomada de decisões seja eficaz e a administração de recursos e processos sejam mais eficientes. Por isso, não faça nada sem um plano na manga!

Os 4 componentes de um plano de trabalho

Para fazer um plano de trabalho adequado, você precisará de cada um dos seguintes componentes:

1. Objetivos

Os objetivos são o foco principal do seu projeto: o que você deseja que seu time realize. Assim, os seus objetivos podem ser muito específicos ou mesmo um objetivo mais amplo.

2. Estratégia

Estratégia é a abordagem geral que você vai implementar em seu plano de trabalho, para alcançar os seus objetivos. Isso inclui definir quais são seus recursos, quais são suas restrições e como aproveitar seus pontos fortes. 

3. Táticas

As táticas são ações menores que você vai empregar ao longo do tempo para executar a estratégia. Isso inclui: definir tarefas, identificar quais pessoas você deseja em atividades específicas, fornecer instruções sobre como concluí-las e muito mais.

4. Entregas

As entregas são os resultados que você deseja alcançar com as tarefas, dentro do prazo determinado, conforme sua estratégia. É assim que você sabe que está no caminho certo para alcançar seus objetivos. 

Quais as perguntas fundamentais para montar um plano de trabalho

Antes de mostrarmos como fazer um modelo de plano de trabalho e entrarmos em mais detalhes sobre como construir um modelo próprio para a sua loja, é importante listarmos as perguntas que devem nortear os planos de trabalho:

Quais são os elementos essenciais para um plano de trabalho?

Olhando a imagem acima, fica bem claro que as perguntas fundamentais para montar um plano de trabalho são bem concretas – e envolvem alguns elementos bem importantes, que foram destacados em sublinhado.

Vejamos, a seguir, cada um desses elementos em detalhes:

Estratégia

Definir a estratégia significa, antes de tudo, definir o plano de ação: as ações que a sua empresa precisa realizar para atingir aquele objetivo final que você tem como meta. Assim, uma boa estratégia deve levar em conta o tempo hábil que você e a sua equipe têm em mãos – e, claro, os recursos que já possuem.

Recursos

Quando usamos a palavra “recursos” nesse contexto, estamos nos referindo principalmente a recursos financeiros – investimento externo e / ou fluxo de caixa próprio – e recursos manuais, ou seja: quantas pessoas trabalharão nesse projeto.

Responsabilidade por cada tarefa

O plano de trabalho precisa definir de forma clara e objetiva quem são as pessoas envolvidas no projeto, e quais são as responsabilidades de cada uma.

Prazo

Os prazos de cada tarefa e o prazo final são essenciais para garantir o sucesso dessa empreitada, então fique alerta: se você ainda não faz uma boa gestão do tempo, agora é a hora de mudar esse cenário.

Canais

A escolha dos canais vai depender na natureza do seu objetivo principal.

Se você está pensando em otimizar o serviço de atendimento ao cliente, por exemplo, vale a pena concentrar seus esforços nas redes sociais, em especial no Facebook; mas, se o objetivo é ampliar o alcance da marca, pode ser mais interessante explorar o TikTok app.

Como fazer um plano de trabalho em 6 etapas?

Existem dezenas de dicas e planilhas para montar o seu próprio plano de trabalho – ou mesmo apenas um modelo de plano de trabalho – para a sua empresa.

Contudo, como a nossa missão é descomplicar a sua vida, montamos um guia com 6 etapas bem simples:

1. Defina o objetivo final

A primeira coisa a fazer na hora de montar um plano de trabalho ou um modelo de plano de trabalho é definir o objetivo final. Assim, esse objetivo precisa ser claro, direto e conciso – quanto mais curto e prático, melhor. Por exemplo:

• Abrir uma loja virtual;
• Ampliar a presença da marca no Instagram;
• Lançar ou participar de um programa de afiliados;
• Vender produtos da loja em marketplaces;
• Conseguir mais clientes.

2. Defina o prazo final

O dia final para encerrar as operações listadas no plano de trabalho e começar a avaliar os resultados. Por fim, tudo vai depender das particularidades do seu objetivo e, claro, da natureza do seu negócio.

3. Defina as tarefas a serem realizadas

Esta etapa vai ser um pouquinho mais demorada, pois você vai precisar levar em conta todas as ações que precisam ser realizadas para que o projeto seja concluído. Assim, se o objetivo do seu plano de trabalho é construir uma loja, as tarefas listadas incluirão ações como:

• Usar um gerador de nomes para criar o nome da loja;
• Buscar um nome de domínio e garantir um site para hospedar a loja;
• Criar um logotipo com a ajuda de um gerador de logotipos;
• Criar perfis da marca nas redes sociais;
• Buscar boas ferramentas de SEO para otimizar os conteúdos do site;
• Descobrir como criar um blog e fazer um para a marca;
• Definir a estratégia de precificação de produtos.

4. Defina o tempo estimado para cada tarefa

Nesta etapa, você vai expandir e definir os detalhes para as ações listadas na etapa anterior. Portanto, aqui é o momento de definir quais são as ferramentas que você vai utilizar, quais profissionais vai contratar – e quanto tempo cada ação deve demorar.

5. Defina o tipo de relação entre as tarefas

Quando você estiver montando o seu plano, provavelmente vai perceber que existem algumas ações e tarefas que só podem ser realizadas depois que uma ação anterior for concluída. Por exemplo: para realizar a ação de criar campanhas de publicidade no Facebook, você precisa primeiro criar uma página no Facebook. Ou ainda: para criar os templates dos e-mails da marca, você precisa antes ter o logotipo da loja e uma lista de e-mails.

Por mais que essa situação seja bem comum em cenários de planejamento como este, é importante se organizar direito para que nada fique travado dentro do plano de trabalho. Além disso, vale lembrar que existem também ações e tarefas que podem ser realizadas de forma paralela, pois não dependem diretamente umas das outras.

Se você já possui perfis nas redes sociais e montou um plano de trabalho com o objetivo de expandir o alcance da sua marca nesses canais, por exemplo, as seguintes etapas poderiam ser realizadas simultaneamente:

• Criar campanhas de publicidade no YouTube;
• Projetar anúncios para o Facebook;
• Otimizar os conteúdos para o Instagram com um bom app para Stories.

6. Defina o prazo de cada tarefa ( de trás para frente )

Além de definir o tempo estimado para cada tarefa, também é importante estabelecer o prazo de realização do plano de trabalho como um todo; dessa forma, você terá maior controle sobre as ações que precisam ser realizadas e os recursos que precisam ser captados.

Siga o modelo abaixo para fazer o cálculo de trás para frente – ou seja, do prazo final para a data de início.

Vamos supor que o seu plano tem…

• 5 tarefas que precisam ser realizadas;
• Essas tarefas terão uma duração total de 13 semanas;
• A data de início é 1º de janeiro;
• A data ( estimada ) para finalizar o plano de ação é 30 de abril.

Com essas quatro informações em mão, você pode começar a separar as tarefas de trás para frente, distribuindo primeiro as últimas tarefas lá em abril e andando pelo calendário até chegar em janeiro.

Modelo de Plano de trabalho

Nome do projeto:
Objetivo Geral: Pra quê?
Objetivos específicos: Pra quê?	Atividades: O quê?	Recursos: Com o quê?	Prazo: Quando?	Responsáveis: Quem?	Parceiros: Com quem?

Materiais de referência:

• Clique e faça o download de um exemplo de plano de trabalho para você utilizar.

Perguntas frequentes sobre Modelo de Plano de Trabalho

O que é um plano de trabalho?

Um plano de trabalho nada mais é do que um esquema ( visual ou composto por texto ) que lista todas as ações e etapas que precisam ser realizadas para concluir um projeto específico.

Quais são os componentes de um plano de trabalho?

Os componentes de um plano de trabalho são: metas, estratégia, táticas e entregas.

Como escrever um plano de trabalho?

Escreva um plano de trabalho identificando cada um dos componentes acima para seu projeto e, em seguida, criando tarefas específicas de acordo com eles, atribuindo-as a indivíduos com deadlines e, depois, identificando entregas claras para cada colaborador.

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