Uma metodologia clássica do mundo da gestão, o ciclo PDCA é bem útil para aprimorar os processos, contribuindo para o alinhamento das etapas operacionais e estratégicas da sua empresa.
Veja também o que faz a área de Processos Gerenciais!
Portanto, neste abaixo você verá o que é esse ciclo, como ele funciona, seus benefícios e muitos mais. Confira:
Como surgiu o ciclo PDCA?
Em meados da década de 1920, Walter Andrew Shewhart, um físico teórico norte-americano, desenvolveu uma ferramenta. Mal sabiam as pessoas naquela época que esta metodologia, mais tarde, mudaria a forma como os gestores empresariais analisam e até administram os processos qualitativos de produção.
Sim, estamos falando do ciclo PDCA! Até então, a metodologia não tinha tantos seguidores no mercado. Mas na década de 1950, o ciclo PDCA ganhou popularidade mundial graças às contribuições do professor William Edwards Deming.
Intitulado de “guru do gerenciamento de qualidade”, o professor ficou conhecido por sua dedicação à otimização dos procedimentos produtivos nos Estados Unidos. Além disso, tudo ganhou mais proporção, pois o mundo se encontrava no período da Segunda Guerra Mundial.
O que é PDCA?
De forma resumida, podemos dizer que o PDCA é um mecanismo interativo e contínuo de administração que se baseia em quatro etapas. Assim, o nome PDCA corresponde a uma sigla emprestada do inglês, fazendo referência a estas quatro fases para a gestão:
- Plan: Planejar;
- Do: Fazer, executar;
- Check: Checar, verificar, mensurar;
- Act: Agir.
Partindo da ideia de que nenhum processo é perfeito e de que o aprimoramento é sempre possível, o PDCA oferece condições para gerir seu funcionamento com foco na qualidade. Ou seja, o objetivo não é atingir a perfeição, mas se aproximar cada vez mais dela, usando o aprendizado de ações anteriores.
Portanto, empresas e profissionais que empregam o PDCA estão sempre em evolução, já que o método consiste em um ciclo de aperfeiçoamento. Após planejar, executar, checar e agir, eles agregam os conhecimentos recém adquiridos para planejar novamente, eliminando falhas e desperdícios e aumentando a sua competitividade.
Por que é conhecido como um ciclo?
Um sistema linear reconhece o último passo como finalizado, mas essa não é a lógica do PDCA. Um ciclo de melhoria contínua, como propõe, se baseia na repetição e nas tentativas sucessivas de otimização dos processos.
O trabalho de PDCA é recorrente, ou seja, durante todo o processo é preciso planejar, executar, medir os resultados, analisá-los, encontrar melhorias, colocá-las em prática para, em seguida, começar um novo ciclo.
Qual o objetivo do ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma ferramenta bem útil para garantir a melhoria contínua de processos e resultados em um negócio. Assim, ele oferece uma metodologia sistemática e estruturada para identificar problemas, investigá-los, desenvolver soluções e monitorar resultados.
Dessa forma, as equipes conseguem trabalhar de maneira eficaz para solucionar problemas e melhorar processos de maneira contínua. Ao usar o ciclo PDCA, os gestores conseguem basear as suas decisões em dados e mensuração, o que resulta em decisões mais informadas e efetivas. Além disso, ele permite monitorar continuamente o desempenho e fazer ajustes quando necessário para alcançar objetivos.
Segundo a pesquisa “The History and Development of the PDCA Cycle” publicada na revista “Quality Progress”, o ciclo PDCA se tornou famoso como uma ferramenta eficaz para a melhoria contínua de processos em diferentes setores, incluindo indústria, serviços, saúde e governo.
Por outro lado, a pesquisa “The PDCA Cycle: A Tool for Continuous Improvement in Healthcare Organizations” publicada na revista “Joint Commission Journal on Quality and Patient Safety”, destaca a importância do uso do ciclo PDCA em organizações de saúde, onde ele tem sido bem útil para aprimorar a qualidade dos cuidados prestados aos pacientes.
Em resumo, o ciclo PDCA é uma ferramenta bem valiosa e que garante a melhoria contínua de processos e resultados. Desse modo, ele possibilita que as equipes alcancem resultados significativos e melhorem continuamente as suas operações.
Qual é a diferença entre Ciclo PDCA e Ciclo PDSA?
O ciclo PDSA foi uma adaptação de Deming, o criador do método original, para aprofundar a etapa de verificação e reforçar a sua característica analítica. Em vez de C de Check, temos o S de Study (estudar).
Na prática, “Estudar” em vez de “Verificar” significa conduzir análises mais profundas, e não apenas conferir o que foi feito. Portanto, é a evolução natural da metodologia, que deve ser útil para tornar o processo mais eficiente.
No fim das contas, se você compreender bem a lógica por trás do sistema, tanto faz a sigla que irá adotar, não é mesmo?
Como funciona o Ciclo PDCA?
Na prática, o método segue a sequência das quatro letras. Ou seja, primeiro, como já explicamos, é necessário identificar um problema e traçar uma meta para a sua resolução, com prazo definido para se chegar ao resultado esperado.
A partir daí, entra em jogo o acrônimo:
1. Plan
É a etapa que se planeja as ações que vão ajudar a chegar mais perto da meta. Sempre que possível, defina um resultado esperado para cada uma dessas ações.
Para iniciar, localize o problema de maneira objetiva. Em seguida, estabeleça metas, analise causas prováveis do problema e elabore um plano de ação para resolvê-las.
Quais são as suas questões e previsões sobre o que está acontecendo? No plano de ação, é necessário saber quem fará o quê e quando?
2. Do
Execute o plano de ação definido na etapa anterior. Ao longo do caminho, documente as dúvidas, dados e problemas que aparecerem.
Que mudanças devem acontecer? Um próximo ciclo é necessário? Plan: seja objetivo, liste as suas questões e previsões, crie um plano de ação com quem, o que, onde e quando. Faça o plano, documente os problemas, analise dados. Por fim, estude, complete a análise de dados, compare dados e suas previsões, resuma o que aconteceu.
3. Check
Em seguida, verifique e analise resultados. Compare resultados e dados, liste os efeitos secundários e verifique a eficácia das ações tomadas. Enfim, faça um resumo do que aconteceu.
4. Act
Por fim, incorpore os aprendizados e ajuste possíveis falhas a partir do que está dando errado. Há mudanças que ainda devem ocorrer? Se sim, você pode recomeçar o ciclo com um novo ponto de partida.
Além disso, também é o momento de padronizar o que está dando certo. Para tanto, é preciso deixar bem claro qual é o padrão a ser adotado ou alterado, comunicar os outros, oferecer treinamentos e educação conforme for necessário e acompanhar a implementação e utilização desse novo processo.
Quais os benefícios do PDCA?
Quando entendemos melhor como funciona o Ciclo PDCA, fica mais fácil entender as vantagens desta ferramenta. Por isso, elencamos abaixo alguns de seus benefícios:
- Facilita a tomada de decisão;
- Promove o trabalho em equipe através de brainstorming e resolução de problemas;
- Busca a melhoria contínua, ou seja, ao invés de se conformar com o bom foca no melhor;
- Aprendizado contínuo;
- Evita que sejam implementadas soluções de baixa eficiência e que haja desperdício de tempo;
- Garante um diagnóstico apurado sobre os processos, tratando das falhas e procurando soluções de forma contínua;
- Fornece um método padronizado para alcançar a melhoria contínua que pode ser usado por qualquer departamento para resolver problemas novos e recorrentes;
- Torna os processos de gestão mais ágeis, claros e objetivos;
- Padronização da linguagem e a melhoria da comunicação;
- Soluciona problemas com eficácia e inteligência.
Como a melhoria não acaba nunca, quanto mais a cultura do PDCA enraíza-se na sua empresa, mais benefícios são analisados.
Quando usar o Ciclo PDCA?
Agora, quando exatamente devemos colocar essa poderosa ferramenta em ação? Abaixo separamos algumas situações-chave em que o método pode brilhar. Confira:
Lançamentos
Prestes a lançar um novo projeto, produto ou serviço?
Nesse cenário, o PDCA pode fornecer uma abordagem estruturada para gerenciar esses novos empreendimentos. Assim, é possível testar suposições, medir resultados e ajustar estratégias em resposta ao feedback do mundo real.
Melhorar os processos existentes
Sempre que você vê espaço para melhorias nos processos existentes, o PDCA pode entrar em ação. Desse modo, o ciclo incentiva uma abordagem sistemática e “data-driven” para identificar possíveis aprimoramentos e integrá-los às suas operações.
Lidar com problemas de desempenho
Quando as métricas de desempenho não atingem o alvo, é hora do PDCA entrar em ação. Dessa forma, o ciclo ajuda a identificar as causas principais do baixo desempenho, de modo a sugerir soluções para corrigir problemas, implementar mudanças e acompanhar os resultados para garantir que o problema seja resolvido.
Gerenciar mudanças
Em tempos de mudanças organizacionais significativas, seja uma mudança na direção estratégica ou uma resposta às forças externas do mercado, o Ciclo PDCA pode fornecer uma abordagem estruturada para gerenciar essa mudança, minimizando interrupções e maximizando a eficácia.
Implementação do controle de qualidade
Essa é uma ferramenta essencial para a gestão da qualidade, de modo a garantir a manutenção de altos padrões. Assim, ao monitorar de modo contínuo os resultados e fazer os ajustes necessários, o PDCA ajuda a manter a qualidade em todos os níveis da organização e promove a excelência em produtos e serviços.
Adaptação às mudanças do mercado
O cenário de negócios está em constante evolução, com novos concorrentes, tecnologias e preferências do consumidor surgindo em velocidades assustadoras. Dessa forma, o PDCA pode ajudar sua organização a se manter ágil, adaptando rapidamente suas estratégias e operações para se manter à frente.
Como aplicar o ciclo PDCA na empresa?
Primeiramente, é importante entender que se trata de um ciclo, como o próprio nome já sugere. Ou seja, todo o processo é constituído por atividades que devem ser planejadas e praticadas de forma contínua, com o intuito de melhorar o resultado.
E a sequência respeita a ordem da sigla. Assim, tudo começa com o P, o planejamento, que é o momento em que você deve focar a parte estratégica, levantando informações e analisando-as.
Depois, parte-se para a prática, o D, quando o que foi planejado deve ser executado. E o que foi executado deve, então, ser verificado ou checado (C); este é o momento em que as ações são avaliadas.
Por fim, o resultado dessa avaliação levará a uma ação ou a um ajuste (A), de forma a corrigir os problemas e as divergências encontradas.
FAQ – O que é ciclo PDCA?
O que é o ciclo PDCA?
De forma resumida, podemos dizer que o PDCA é um mecanismo interativo e contínuo de administração que se baseia em quatro etapas. Assim, o nome PDCA corresponde a uma sigla emprestada do inglês, fazendo referência a estas quatro fases para a gestão:
- Plan: Planejar;
- Do: Fazer, executar;
- Check: Checar, verificar, mensurar;
- Act: Agir.
Qual o objetivo do ciclo PDCA?
O ciclo PDCA é uma ferramenta bem útil para garantir a melhoria contínua de processos e resultados em um negócio. Assim, ele oferece uma metodologia sistemática e estruturada para identificar problemas, investigá-los, desenvolver soluções e monitorar resultados.
