Delegar tarefas é algo bem importante para conseguir gerenciar pessoas, tanto para lideranças quanto para os colaboradores. Isso porque permite aos profissionais direcionar energias para as atividades mais estratégicas, ao passo em que demonstra confiança no demais membros da equipe.
Veja também as principais qualidades de um líder!
No entanto, para que essa distribuição das demandas aconteça de maneira mais eficiente é preciso ter preparo, desenvolver habilidades técnicas e comportamentais e ter algumas metas definidas. Desse modo, o trabalho em equipe e a busca por resultados serão bem mais fáceis.
Portanto, confira abaixo como você pode delegar tarefas de uma maneira bem mais eficiente.
O que é delegar tarefas?
A palavra “delegar” significa conferir algo a uma outra pessoa. Logo, o termo “delegar tarefas” é o ato de transferir uma atividade para outra pessoa.
Dentro das empresas, isso significa o direcionamento de certas tarefas para determinados membros ou equipes executarem. Entretanto, a responsabilidade final sobre as atividades não deixa de ser dos líderes.
Isso significa que, se alguma coisa não der certo, os líderes devem se responsabilizar, seja por não ter feito a devida supervisão durante a execução das atividades ou, até mesmo, por ter selecionado o funcionário errado para realizar uma atividade.
Por esse motivo, delegar tarefas é um ato de alta responsabilidade dentro das corporações, uma vez que isso exige muita competência, atenção, compreensão e senso crítico dos líderes sobre os membros e as equipes.
Visto que, ao direcionar as atividades entre os funcionários, os líderes estão transferindo uma parte das suas responsabilidades e autoridade para os integrantes do time. Consequentemente, espera-se uma alta produtividade, proatividade, desempenho favorável e claro, resultados positivos.
Por que delegar tarefas?
Um bom gestor sabe pedir ajuda e compreende que o trabalho quando feito sozinho é limitado, já que sempre haverá um tempo de entrega das atividades.
Portanto, aprender a delegar tarefas é uma oportunidade para abrir novas possibilidades, já que o tempo limite fica mais flexível e mais pessoas contribuem na construção do processo.
É por isso que a delegação é muito mais que uma simples atividade, mas também uma skill que os gestores precisam ter. Com ela é possível construir times mais sólidos que geram resultados melhores.
Por que é importante delegar tarefas?
Antes de falar como delegar tarefas, é preciso entender o que é e porque fazê-lo. Assim, a delegação de tarefas nada mais é do que transferir a responsabilidade de algumas atividades na sua empresa para os seus funcionários. Isso é importante porque, como gestor de um negócio, você não pode e não deve fazer tudo sozinho.
De início, fazer tudo sozinho significaria colocar nas suas costas mais trabalho do que você dá conta. Além de prejudicar seu bem-estar, isso prejudica o trabalho em si, que pode não ocorrer da melhor maneira pela falta de tempo.
Em segundo lugar, você pode não ser especialista em determinadas tarefas, e transferir a responsabilidade dela para profissionais que possuem as habilidades corretas para executá-la poderá gerar melhores resultados.
Mas não é só por isso que delegar tarefas é importante. Além disso, a delegação também gera confiança, produtividade e estimula sua equipe a entregar o melhor. Portanto, isso permite que os seus funcionários desenvolvam as suas próprias habilidades e mostra que você realmente acredita neles.
Por um lado, funcionários motivados são mais produtivos e comprometidos com o trabalho. Por outro, a delegação te libera para pensar em estratégias que realmente podem fazer sua empresa crescer, enquanto você tem a tranquilidade de saber que o negócio está operando da forma que deveria.
Quais são os principais benefícios de uma boa gestão de atividades?
Realizar uma boa gestão das equipes, com a adequada distribuição das atividades, pode trazer inúmeros benefícios para os negócios. Dentre os principais, estão:
- Otimização do tempo;
- Flexibilidade para gestão de atividades;
- Definição de uma lógica de priorização mais clara;
- Menor sobrecarga de trabalho;
- Fortalecimento dos laços entre pares e com a liderança;
- Maior foco estratégico e no alcance de metas;
- Novas oportunidades e possibilidades na execução das tarefas;
- Incentivo às trocas de feedback;
- Estímulo ao desenvolvimento dos colaboradores.
Como saber o que devemos delegar?
Uma barreira comum à delegação é que os líderes não têm certeza de quais tarefas devem ou não devem delegar.
Na carga de trabalho de cada empreendedor, há várias tarefas que você deve fazer. Mas como saber quais são elas? Veja a seguir algumas dicas de tarefas que você pode (ou até deve) delegar.
- Tarefas curtas: são aquelas que levam pouco tempo para serem feitas, mas que são numerosas. Isso pode ser agendar reuniões, reservar voos para viagens de negócios ou fazer acompanhamento com fornecedores;
- Tarefas repetitivas: são tarefas que requerem pouco pensamento crítico e acontecem regularmente;
- Tarefas complexas: são aquelas tarefas grandes o suficiente que podem se dividir em pequenos pedaços. Esses pedaços podem então ser delegados aos seus funcionários, para encurtar o prazo de entrega da tarefa;
- Tarefas que exigem habilidades específicas: como falamos, algumas vezes você pode não ser o mais apto a realizar determinadas tarefas. Por isso, delegue elas às pessoas que possuem as habilidades necessárias para fazer o trabalho bem e rápido;
- Tarefas sensíveis ao tempo: você também pode estar sem tempo para lidar com determinadas tarefas urgentes na sua agenda. Portanto, você pode delegá-las aos funcionários que estejam com a agenda mais vazia.
Como saber qual é a hora certa de delegar tarefas?
A hora certa de delegar tarefas é sempre aquela em que os líderes sentem a necessidade de dividir as suas atividades para que elas ocorram com melhor desempenho e em um menor espaço de tempo. Ou seja, o melhor momento para fazer a delegação de tarefas é aquele em que os gestores se sentem sobrecarregados em diversas etapas, o que pode gerar perda de tempo e dinheiro para a empresa.
Por outro lado, pode acontecer dos líderes se sentirem inseguros de delegar as suas atividades, por medo de elas não saírem da forma correta.
Mas, é importante ressaltar que delegar tarefas é algo crucial para o desenvolvimento da empresa. Portanto, caso haja insegurança, o ideal é treinar os funcionários para que eles executem as atividades direcionadas com alto desempenho e excelência.
Entenda como delegar tarefas
Em qualquer empreendimento, as tarefas podem (e devem) ser distribuídas para a equipe. Quando um líder tenta centralizar todos os processos, normalmente o resultado é a sobrecarga de trabalho e a falta de tempo para o planejamento estratégico do negócio.
Assim, é fundamental reconhecer que a equipe não é formada por pessoas cuja atribuição é apenas ajudar nas tarefas, mas sim por colaboradores que podem executar o trabalho com responsabilidade, sob a orientação do líder.
Para delegar tarefas de forma inteligente e conseguir os benefícios citados acima é preciso agir com muita sabedoria. Portanto, confira a seguir algumas dicas:
Conheça sua equipe e colaboradores
Conhecer a equipe e os colaboradores individualmente é a primeira iniciativa para garantir bons resultados. Obviamente, conhecer o colaborador não é só saber sobre o seu currículo, mas também entender como aquela pessoa trabalha, quais os pontos positivos dela e onde ela pode se encaixar para que possa oferecer mais valor e uma melhor performance no seu trabalho.
A melhor forma de avaliar uma equipe é fazer avaliações constantes e claro, entregar as atividades para serem executadas, assim é possível notar os pontos fortes e fracos para alterar as funções quando necessário.
Conheça todos os processos da empresa
Antes de delegar as tarefas, é fundamental que o líder saiba executá-las. Por isso, é importante conhecer os processos da empresa e as ferramentas utilizadas para a sua execução. Afinal, essa é a única forma de orientar a equipe, esclarecer dúvidas e medir os resultados.
Saiba quando delegar tarefas e quando realizá-las
Para delegar tarefas para a equipe é preciso, antes, entender quais devem ser feitas por você e quais é mais estratégico transferir a alguém. Pensando nisso, é importante que a liderança conheça os seus limites e tenha processos bem definidos junto ao time.
Além disso, algumas ferramentas podem ajudar a entender prioridades e direcionar a gestão de atividades. Alguns exemplos são a matriz esforço versus impacto e a Matriz de Eisenhower.
Defina o resultado desejado
Simplesmente despejar trabalho em outra pessoa não é delegação. As tarefas que você transfere devem vir com o contexto adequado e um vínculo claro com os objetivos da organização. Isso inclui definir e comunicar os resultados e prazos esperados. Antes que alguém comece a trabalhar em um projeto, eles devem saber o que precisa ser concluído e até quando, incluindo as métricas que você usará para medir o sucesso de seu trabalho.
Seja estratégico
É primordial que você saiba escolher a pessoa certa para executar a tarefa! Ou seja, você não deve delegar a atividade a alguém apenas por ela ter capacidade de fazê-lo. Ao invés disso, escolha alguém que tenha as habilidades adequadas e que esteja apta a entregá-lo.
Acontece que pode ocorrer de um certo funcionário poder realizar a tarefa, mas, no momento, ele não ter a disponibilidade necessária para fazê-la. Portanto, é necessário ter estratégia na hora de fazer a delegação das atividades entre os membros do time.
Saiba comunicar o que você quer com instruções detalhadas
Por mais que o dia a dia seja agitado, e muitas vezes o tempo para pedir uma tarefa seja curto, você precisa se atentar às instruções para cada atividade. Assumir que os profissionais vão entender exatamente o que você quer, sem explicar, é um erro, que pode resultar em problemas maiores e mais difíceis de resolver.
Portanto, sempre que precisar delegar, explique o passo a passo, se comunique de forma clara e antecipe possíveis desafios, assim você consegue dar dicas e ajudar de maneira prática o novo responsável pela tarefa.
Aqui, também é importante não esquecer de avaliar a reação do liderado. Saber ler as suas expressões é fundamental para perceber se ele está confuso, precisa de mais explicações ou está inseguro com a tarefa. Dessa maneira, você consegue estreitar ainda mais os laços e criar relações de confiança e empatia.
Saiba se afastar
De nada vai adiantar delegar uma função se você vai continuar o acompanhamento como se a demanda fosse sua. Esse ato se chama microgerenciamento e pode ter consequências diretas no bom rendimento da equipe. Isso pode frustrar os colaboradores e gestores da equipe. Afinal, há uma impressão de que eles não são capazes de realizar a tarefa.
Há uma barreira muito pequena entre o monitoramento e o microgerenciamento de um projeto. Por isso, é de extrema importância avaliar o próprio comportamento enquanto gestor para poder se afastar de uma tarefa quando for necessário. Isso vai contribuir para que os limites de cada um sejam respeitados.
Utilize uma ferramenta para delegar e fazer a gestão de tarefas
Utilizar ferramentas e softwares para facilitar a delegação de tarefas pode ser uma excelente estratégia.
Assim, é possível encontrar diversas soluções no mercado para auxiliar o gestor a ter uma comunicação mais direta com sua equipe, e acompanhar de perto os processos que estão sendo executados.
Antecipe problemas
Além das instruções claras para a execução das tarefas, cabe aos gestores imaginar o que pode causar problemas em determinadas ações e antecipar essa possibilidade aos colaboradores. Essa orientação deve fazer parte dos materiais de referência da empresa e pode, inclusive, ser enriquecida a partir de relatos de falhas por parte da própria equipe.
Mensure os resultados alcançados
Durante e após cada tarefa delegada, é importante mensurar os resultados e gerar um feedback de melhoria para o profissional. Essa mensuração pode ser feita com a ajuda da definição de métricas e a análise de indicadores de desempenho.
Imagine, por exemplo, a mesma tarefa de ligar para o cliente para resolver dúvidas específicas. É possível mensurar a quantidade de clientes que foram atendidos, o tempo gasto em cada atendimento e, ainda, o nível de satisfação do cliente após o atendimento.
Seja tolerante com a falha
Essa etapa é particularmente importante para os perfeccionistas que evitam delegar tarefas porque acham que o jeito deles é o melhor de fazer o trabalho. Você precisa ser tolerante com o fracasso — não porque seus funcionários possam falhar, mas porque isso permitirá a experimentação e capacitará as pessoas às quais você está atribuindo tarefas para que adotem uma nova abordagem.
Dê feedbacks
Por fim, uma das partes mais necessárias da delegação de tarefas é o feedback, pois ele permite que os funcionários fiquem cientes sobre o que está dando certo e o que precisa melhorar.
Todavia, lembre-se que o feedback não deve ser apenas construtivo, pois, se o funcionário estiver cumprindo perfeitamente com as suas tarefas, também é importante reconhecê-lo, gerando, então, um feedback positivo.
Além disso, você pode aproveitar o momento para alinhar as expectativas de cada membro da equipe em relação a empresa e, também, as da empresa em relação ao colaborador. Lembrando que essa também é uma oportunidade para ouvir os funcionários e avaliar as suas queixas, sugestões ou novas ideias.
FAQ – Delegar tarefas
O que é delegar tarefas?
A palavra “delegar” significa conferir algo a uma outra pessoa. Logo, o termo “delegar tarefas” é o ato de transferir uma atividade para outra pessoa. Dentro das empresas, isso significa o direcionamento de certas tarefas para determinados membros ou equipes executarem. Entretanto, a responsabilidade final sobre as atividades não deixa de ser dos líderes.
Quais são os principais benefícios de uma boa gestão de atividades?
Realizar uma boa gestão das equipes, com a adequada distribuição das atividades, pode trazer inúmeros benefícios para os negócios. Dentre os principais, estão:
- Otimização do tempo;
- Flexibilidade para gestão de atividades;
- Definição de uma lógica de priorização mais clara;
- Menor sobrecarga de trabalho;
- Fortalecimento dos laços entre pares e com a liderança;
- Maior foco estratégico e no alcance de metas;
- Novas oportunidades e possibilidades na execução das tarefas;
- Incentivo às trocas de feedback;
- Estímulo ao desenvolvimento dos colaboradores.
