Um dos setores fundamentais em qualquer empresa, a controladoria tem conquistado muito espaço nas organizações, como um diferencial competitivo. Apesar de ser um setor específico, as atividades da controladoria envolvem toda a empresa, sendo fundamental o lucro líquido da empresa.
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Confira abaixo tudo o que você precisa saber sobre a Controladoria e sua importância dentro das empresas.
O que é uma controladoria?
A controladoria é uma área das ciências contábeis que é responsável pelo controle do orçamento e da administração de uma empresa, agindo de forma constante em parceria com os administradores para que a empresa esteja sempre “no azul”.
Essa área tem a função de apoiar o controle da gestão empresarial. Para isso, ela se apropria de diversas outras áreas do conhecimento para monitorar os demais setores da empresa, sobretudo as finanças, a administração e o departamento comercial. Assim, cabe a ela analisar os dados dessas áreas, gerar relatórios e, com isso, auxiliar na tomada de decisões.
Como o próprio nome sugere, o objetivo da controladoria é controlar as atividades da empresa, em termos administrativos, com o intuito de melhorar os resultados da organização e acelerar o alcance dos seus objetivos. Dessa forma, os profissionais dessa área, sempre com muitos conhecimentos em contabilidade e administração, trabalham de forma frequente em parceria com os gestores das demais áreas, coletando informações para a realização do planejamento orçamentário.
A importância da controladoria
É fundamental, para qualquer empresa, o controle e o monitoramento das operações. O mercado está em constante transformação, a todo momento surgem novos desafios, por isso, manter-se atualizado é essencial para a competitividade diante da concorrência.
Neste contexto, é fundamental um planejamento estratégico, para coordenar as demandas dos clientes, fornecedores e outras partes interessadas. Neste momento, o Controlador é o profissional que fará o monitoramento de todas as atividades para que o objetivo da empresa seja alcançado.
Isso é possível através de uma integração das áreas e, uma centralização das informações que serão úteis nos relatórios financeiros e gerenciais.
Com as informações de controle e monitoramento, ficará bem mais evidente o cenário real da empresa. Assim, a gestão será mais assertiva e saberá optar por qual decisão irá trazer melhores resultados.
Destacamos os principais benefícios da controladoria:
- Atenuação dos riscos estratégicos;
- Visão holística da empresa, o que proporciona traçar planos para a empresa, com menor risco, processos transparentes e excessos eliminados;
- Aumento da produtividade, uma vez que diminui o retrabalho na empresa;
- Eliminação de gastos desnecessários.
Portanto, a controladoria é indispensável para garantir o bom andamento dos processos e a excelência nas operações e atividades da empresa.
A diferença entre controladoria contábil e administrativa
A controladoria é composta por duas áreas: contábil e administrativa. Assim, elas são dedicações específicas, como os próprios nomes sugerem. Enquanto a controladoria contábil vai se preocupar basicamente com as questões financeiras da firma, a administrativa atua em prol do bom funcionamento da empresa como um todo.
Uma grande companhia tem recursos para separar essas áreas que, no entanto, serão comandadas por um mesmo profissional, Controlador. Em uma empresa com menos recursos, essas duas áreas atuam em conjunto, otimizando e concentrando esforços. Na verdade, ambas as áreas se complementam e se apoiam.
Aqui cabem parênteses. É importante pontuar o papel do Controlador. Assim, ele atua exatamente como um maestro, que rege a orquestra, oferecendo unidade aos músicos, tornando-os uma equipe única, que produz um único som. O Controlador deve conhecer profundamente o negócio, cada setor, cada processo, para executar seu trabalho. Muitas MPEs não têm recursos de sobra, mas investem em um bom profissional para realizar esse trabalho.
A diferença entre as áreas de controladoria contábil e administrativa está no seu foco de atuação, mas o importante é perceber que essa área vai atuar sempre nestas duas vertentes. Por fim, uma controladoria que se dedica apenas a um ou outro setor é capenga, falha e inconsistente, e certamente não trará os resultados esperados.
Qual é a função da controladoria?
De um jeito simples, podemos dizer que a função da controladoria é cooperar para uma administração eficiente, mantendo os negócios saudáveis e lucrativos. Essa definição resumida ilustra a complexidade das funções que essa área pode ter, dependendo do negócio e setor em que está inserida.
Tentando delimitar essas responsabilidades, o Financial Executives Institute (FEI) publicou, na década de 1960, um compilado com sete atividades básicas da controladoria, que detalhamos abaixo.
Planejamento e controle
Reúne as principais ações exercidas pela controladoria, a fim de montar um plano alinhado à missão e objetivos de uma organização.
Para isso, existem informações sobre padrões de custos, despesas fixas e variáveis para que se possa planejar vendas de produtos e serviços que não apenas cubram os gastos, mas também gerem retorno junto aos clientes.
Com esses dados em mãos, é possível fazer uma previsão realista dos lucros e maneiras de aumentar esses rendimentos, como sua aplicação em fundos de investimento.
Interpretação de relatórios
A compreensão dos demonstrativos era um problema para a maioria dos gestores até o século 20. Na verdade, essa questão ainda representa uma barreira nos dias de hoje, em especial para empreendedores e pequenos empresários que não tenham conhecimento prévio sobre a contabilidade de uma companhia.
Assim, cabe à controladoria comparar o que ficou planejado com o resultado em si, fazendo a interpretação das informações registradas.
Avaliação e consultoria
A partir de relatórios e outros registros, a controladoria pode analisar os segmentos de gestão, sua eficácia e adequação aos objetivos e políticas da organização.
Em uma empresa que planeje uma expansão para um futuro próximo, por exemplo, é possível verificar se há desperdício de recursos e se todos os departamentos estão fazendo sua parte quanto ao plano. Ao final dessa avaliação, pontos fortes e aqueles que precisam ser melhorados se tornarão evidentes.
Gestão fiscal
Administrar os procedimentos e políticas fiscais é bem importante, principalmente se a organização estiver localizada em um país com grande burocracia, como é o nosso caso.
Assim, é bem relevante monitorar essas atividades com frequência, evitando o descumprimento de leis e normas, o que geraria multas e outras perdas para a companhia, financeiras ou não.
Relatórios para o governo
Dependendo do país e setor no qual a empresa atua, há uma série de documentos e relatórios que devem ser enviados a entidades governamentais.
Normalmente, esses documentos são feitos por especialistas, contudo, a controladoria deve acompanhar esses profissionais e, quando necessário, auxiliar na composição dos conteúdos.
Proteção de ativos
Assim como a Controladoria Geral da União (CGU), que deve zelar pelo patrimônio do Estado brasileiro, as controladorias de organizações precisam proteger seus bens. Assim, essa tarefa é feita através de controles internos, a exemplo de auditorias, e pela contratação de seguros para alguns ativos.
Avaliação econômica
Além do cenário interno, é útil que a controladoria fique de olho no mercado e na economia do país, antecipando riscos e necessidades de adaptação, por exemplo, a novas tecnologias.
As ferramentas e influência do governo também devem ser analisadas, destacando os desdobramentos para o negócio em curto, médio e longo prazo.
Os recursos que a controladoria possibilita
Entenda como a controladoria atua, na prática, possibilitando a visualização de alguns recursos importantes para as empresas:
Custo real x custo padrão
Análise de ambos. Em custo real, a área aponta o custo real dos produtos, calculado com dados dos gastos industriais já feitos na produção (esse resultado é exigido pelo fisco). Já no custo padrão, planejado para apenas um item, o valor é pré-fixado, com base no histórico ou em metas a serem perseguidas pela empresa.
Custo integrado por absorção
Os princípios contábeis exigem que as indústrias utilizem a técnica de custeio por absorção para avaliação dos produtos fabricados. Assim, o custeio por absorção implica em que todos os custos inerentes à produção, ou seja, todos os gastos incorridos em um determinado período, necessários à fabricação dos produtos, sejam contabilizados como custos dos estoques.
Agilidade na conciliação
Conciliação contábil e financeira (clientes, fornecedores, caixa, banco, adiantamentos e cartões).
Auditoria de lançamentos
Auditoria prévia das operações, que podem e devem ser feitas em um software ERP para conferência contábil.
Rateio gerencial dinâmico
Permite rateios gerenciais dinâmicos (receitas e despesas) por múltiplas variações, como Unidade de Negócio, Conta Gerencial, Projeto (ou etapa) e Bens Patrimoniais.
Planejamento x custo
Acompanha a margem líquida de cada negociação, considerando todas as variáveis que influenciam o resultado, como prazos, engenharia financeira, impostos, custos, comissões, fretes, engenharia e entre outros. A análise do ponto de equilíbrio, margens por clientes, produtos, representantes, região e etc., permite ainda rankings e gráficos variados, analisando Custeio Direto, Integral ou ABC.
Quais são as funções dessa área nas empresas?
As funções de uma controladoria variam de acordo com as especificidades de cada empresa, como o seu porte, segmento e modelo de negócios. Mesmo assim, há algumas que são fundamentais em qualquer organização. Conheça-as a seguir.
1. Planejamento estratégico
O planejamento estratégico é função de todos os diretores e gestores de departamentos de uma organização. Assim, ele consiste na definição dos objetivos da empresa e das ações que precisam ser desenvolvidas para que eles sejam alcançados. Naturalmente, esse processo de planejamento envolve fatores externos e internos.
A controladoria se relaciona diretamente aos fatores internos. Por ter fácil acesso aos dados de cada departamento, essa área consegue desenvolver uma visão macro e integrada que facilita as tomadas de decisão dos líderes da empresa, considerando tudo aquilo que tende a promover mais benefícios.
2. Planejamento operacional
Além de ajudar os diretores a definirem os rumos da empresa, a controladoria também ajuda os gestores de cada departamento a definirem as suas estratégias particulares. Isso ocorre porque a controladoria consegue acompanhar a contabilidade de cada área, determinando o quando pode ser gasto em cada uma delas, bem como o retorno que se espera de cada setor.
Essa previsão de receitas e despesas da empresa como um todo e de cada departamento consiste no chamado plano orçamentário, ferramenta que deve nortear as atividades da organização para que ela não gaste mais do que ganha e para que invista sempre com sabedoria.
3. Controle da organização
Depois de definir o plano orçamentário da empresa e de cada departamento, cabe à controladoria acompanhar as atividades executadas e verificar se elas estão de acordo com aquilo que foi definido no plano. Assim, se houver alguma discrepância, cabe à área notificar o departamento “infrator” e ver o que é possível fazer para corrigir o erro.
Dessa maneira, essa área tão importante para as empresas permite que a instituição desenvolva meios técnicos de avaliar se está alcançando os resultados esperados, se as ações têm sido executadas de acordo com os planos e se há melhorias administrativas que podem ser feitas.
4. Controle de custos
Finalmente, o controle contábil e de custos também é de responsabilidade da controladoria. Ele é um item à parte dos demais, justamente porque toda e qualquer decisão a ser tomada em uma empresa depende diretamente da existência de verba que possibilite a ação em questão.
Por conta disso, a controladoria precisa mapear os processos internos de cada departamento, definir parâmetros para o controle de qualidade, monitorar os resultados, identificar e solucionar os desvios do planejamento inicial e simular diferentes cenários para que decisões eficazes possam ser tomadas.
FAQ – Controladoria
O que é a controladoria?
A controladoria é uma área das ciências contábeis que é responsável pelo controle do orçamento e da administração de uma empresa, agindo de forma constante em parceria com os administradores para que a empresa esteja sempre “no azul”.
Qual é a função da controladoria dentro das empresas?
Existem várias funções da controladoria dentro das empresas. As principais são:
- Planejamento estratégico;
- Planejamento operacional;
- Controle da organização;
- Controle de custos.
Qual a diferença entre controladoria contábil e administrativa?
Enquanto a controladoria contábil vai se preocupar com as questões financeiras da firma, a administrativa atua em prol do bom funcionamento da empresa como um todo.
