Você já adiou um projeto até o último minuto, mesmo sabendo que levaria apenas algumas horas para concluí-lo? Se a resposta for sim, este é um exemplo perfeito de procrastinação, mas é também uma amostra da Lei de Parkinson em ação. Usa-se todo o tempo que se tem à disposição. Ou você usa o tempo para concluir a tarefa de forma mais lenta, ou procrastina e a termina pouco antes do prazo.
Veja também o que é produtividade!
Infelizmente, os prazos nem sempre aumentam a nossa produtividade, mas entender a Lei de Parkinson e encontrar formas de superá-la pode ter esse resultado. Portanto, abaixo você verá tudo o que precisa saber sobre essa lei e como você pode superá-la. Confira:
O que é a Lei de Parkinson?
Sim, temos um termo para procrastinar o trabalho até que o prazo pareça bem próximo – a Lei de Parkinson. Assim, ela é o efeito em que seu esforço se expande para preencher o tempo disponível para concluir a tarefa em questão. Em outras palavras, o significado da Lei de Parkinson é: quanto mais tempo você tiver, mais tempo levará para concluir a tarefa.
Cyril Parkinson cunhou o termo em 1955, embora o hábito existisse desde o início dos tempos. Se você tiver muito tempo à sua disposição, é mais provável que você relaxe, passe o tempo nas redes sociais ou bata papo. Mas quando o prazo parece próximo, você concentra toda a sua atenção para concluir a tarefa.
Como a Lei de Parkinson afeta a produtividade?
A procrastinação é o maior impacto do Princípio de Parkinson. Quando você reserva muito tempo para uma determinada tarefa, desperdiça momentos preciosos que poderiam ser usados em outras áreas.
Muitas pessoas são procrastinadoras, mesmo quando não reconhecem isso. Você já esperou para enfrentar uma tarefa no último minuto sob o pretexto de ‘trabalhar bem sob pressão?’ Então, isso é procrastinação. Acontece quando você acredita que tem tempo mais do que suficiente para concluir uma atividade. Mesmo que uma atividade deva levar uma hora, mas você der três horas, é quanto tempo vai durar.
De acordo com o conceito da Lei de Parkinson, a complexidade da tarefa aumentará para preencher esse tempo distribuído. Assim, o tempo extra que você gasta não reflete necessariamente na saída. A maioria das pessoas ficará preocupada, tensa e estressada com o trabalho antes de começar a fazê-lo.
Ao administrar um negócio, a produtividade da força de trabalho é crítica. Você quer funcionários que cumpram suas responsabilidades da maneira mais eficiente possível. Portanto, gastar apenas o tempo necessário em listas de verificação aumenta a produtividade.
Por que o trabalho se expande para preencher o tempo disponível?
Além de o próprio trabalho se tornar cada vez mais complexo, a procrastinação é outro fator importante na Lei de Parkinson. Saber que temos um tempo definido para fazer algo geralmente nos inspira a deixar o trabalho para o último minuto – e nossos atrasos em começar significam que o tempo necessário para essa tarefa se expande.
Aumarie Benipayo, gerente de programa da Atlassian, viu isso acontecer em primeira mão em uma posição anterior, onde trabalhou com equipes de desenvolvimento que organizavam o trabalho em sprints de quatro semanas. “Todo o trabalho necessário para aquele sprint estava chegando bem no final”, diz ela. “Nada estava sendo concluído durante as quatro semanas.”
Porque? Bem, um palpite é que prazos iminentes são motivadores. A Lei de Yerkes-Dodson diz que existe um nível ideal de excitação que melhora o desempenho de nossas tarefas. Portanto, essa data final que se aproxima de forma bem rápida nos dá um umpulso muito necessário para apertar o cinto e focar.
Como superar a Lei de Parkinson?
É possível usar estratégias específicas para superar a Lei de Parkinson e aproveitar melhor o tempo. Assim, quando você impedir que o seu trabalho se estenda para preencher o tempo disponível, poderá terminar as suas tarefas mais depressa e usar o tempo que lhe resta para relaxar ou passar a outras tarefas.
1. Planeje o trabalho de maneira estratégica
Quando se planeja de forma estratégia o trabalho de antemão, é menos provável que se procrastine e mais provável que se trabalhe de forma eficiente. A criação de um plano pode ajudar você a gerir o tempo, avaliar a duração das tarefas e planejá-las de maneira correspondente.
Portanto, o seu plano deve descrever o seguinte:
- As suas metas SMART;
- A sua lista de tarefas e ações;
- O tempo que levará para a conclusão das tarefas;
- Os recursos de que você precisará;
- As datas específicas em que você verificará o progresso.
Por fim, você também pode criar um plano estratégico mais amplo para as metas a curto e longo prazo dentro da empresa. Portanto, isto pode servir de motivação para você alcançar maior produtividade no trabalho.
2. Defina prazos auto impostos
O primeiro passo para superar a Lei de Parkinson é impor prazos a si mesmo. Em vez de pensar “Quanto tempo tenho?”, comece a pensar no tempo de que precisa de fato para cada tarefa e estabeleça os seus próprios prazos de acordo com isso.
Para entender o tempo que você de fato precisa para uma tarefa, primeiro:
- Entenda os requisitos do projeto: você precisará de uma noção ampla do que lhe é exigido para determinar quanto tempo necessitará para um projeto. Assim, este processo envolve a criação de uma lista com todas as sub tarefas e atividades no escopo maior do projeto;
- Priorize as atividades e tarefas de forma correspondente: assim que tiver uma lista de requisitos do projeto, você pode priorizar as tarefas e determinar quais delas são mais importantes e/ou complexas. Portanto, coloque no topo da sua lista as tarefas que demandam mais tempo;
- Decida quem precisa participar: se partes do seu projeto demandarem a ajuda de colegas de trabalho, você terá de avaliar quem deve participar. Assim, falar com a equipe no início do projeto pode poupar-lhe tempo mais tarde;
- Faça estimativas de tempo: você já deve ter uma compreensão substancial dos participantes, dos requisitos e das condições do seu próximo projeto. Com isso, agora pode fazer estimativas de tempo realistas para a conclusão com base na sua carga de trabalho e no seu nível de produtividade pessoal.
Pense nas suas tarefas em termos de metas a curto prazo — quanto mais depressa realizá-las, tanto mais tempo disponível você terá para outras coisas.
3. Experimente a técnica de Timeboxing
Timeboxing é uma estratégia de produtividade laboral que pode ajudar você a combater a procrastinação, recuperar a produtividade perdida e concentrar-se no trabalho que importa.
Com a técnica de Timeboxing, define-se uma meta para terminar uma tarefa dentro de um certo horizonte temporal. Assim, quando se planeja a duração de uma tarefa antes de começar a atividade, aborda-se o trabalho de forma mais intencional. Desse modo, você pode usar esta técnica para agendar tarefas individuais, ajudar a sua equipe a se organizar ou, então, gerir reuniões com mais eficácia.
4. Experimente o método Pomodoro
Parecido com a técnica de Timeboxing, o método Pomodoro consiste em sessões de trabalho focado com frequentes pausas curtas. Isto tem por objetivo aumentar a sua produtividade e, ao mesmo tempo, reduzir a fadiga mental. Esta técnica usa sessões de trabalho de 25 minutos e pausas de cinco minutos para maximizar o foco.
Estas são as cinco etapas da gestão do tempo conforme o método Pomodoro:
- Crie uma lista de tarefas por ordem de importância;
- Ajuste um temporizador para 25 minutos;
- Trabalhe numa tarefa pelo tempo estabelecido;
- Faça uma pausa de cinco minutos;
- Depois de quatro pomodoros, faça uma pausa de 15 a 30 minutos.
5. Use ferramentas de gestão de tarefas
O uso de uma ferramenta de gestão de tarefas é uma ótima forma de organizar o seu dia de trabalho, programar prazos pessoais e garantir que se tenha tempo suficiente para gerir as prioridades. Além disso, você também pode elaborar listas de pendências e manter-se no caminho certo com os projetos pessoais ou em equipe.
Por fim, superar a Lei de Parkinson é essencial se você quiser assumir o controle do seu tempo e aumentar a quantidade de trabalho que você dá conta de realizar. Se terminar as tarefas antes do prazo, você poderá usar o tempo extra para adiantar trabalho ou tirar uma pausa. A meta é ser mais eficiente, e não trabalhar exageradamente.
Como melhorar a gestão do tempo?
Então, você sabe o que é a Lei de Parkinson. Como você usa essa lição para mudar a maneira como faz as coisas?
A gestão eficaz do tempo é essencial para evitar o desperdício. Assim, comece cortando prazos. Ao criar uma lista de tarefas ou planejar um projeto, certifique-se de alocar apenas o tempo necessário. Em seguida, elimine a oportunidade de procrastinar. Prazos curtos forçam os trabalhadores a se concentrar nos fundamentos. Você maximizará o tempo disponível o máximo possível para garantir que o trabalho seja concluído. No entanto, lembre-se de manter os prazos razoáveis. Avalie a tarefa minuciosamente para que você possa reservar tempo suficiente para ela.
Conclusão
A Lei de Parkinson interfere na sua produtividade todos os dias, mas ainda é a área menos falada da gestão do tempo. Às vezes você percebe, às vezes não. Mas agora que você conhece o comportamento, não pode mais culpar seus limites inerentes por não concluir as tarefas.
Esses limites existem mais em sua mente do que em seu corpo. Portanto, para fazer mais sem perder tempo, primeiro você deve domar sua mente.
FAQ – Lei de Parkinson
O que diz a Lei de Parkinson?
A Lei de Parkinson é o efeito em que seu esforço se expande para preencher o tempo disponível para concluir a tarefa em questão. Portanto, em outras palavras, o significado da Lei de Parkinson é: quanto mais tempo você tiver, mais tempo levará para concluir a tarefa.
Como superar a lei de Parkinson?
- Planeje o trabalho de maneira estratégica;
- Defina prazos auto impostos;
- Experimente a técnica de Timeboxing;
- Experimente o método Pomodoro;
- Use ferramentas de gestão de tarefas.
