Ter um plano de ação ou planejamento de ação e saber aonde você quer chegar é fundamental antes de começar qualquer projeto. Assim, ele funciona como um mapa, e é considerado a melhor maneira de transformar um objetivo abstrato em uma realidade atingível. Desse modo, ele torna esse caminho bem mais seguro e factível.
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Bastante útil nas empresas para atingir metas, o planejamento de ação é útil para que você torne realidade aquela grande ideia ou o projeto com que tanto sonha, ou até mesmo para que algumas tarefas possam ser feitas de maneira mais organizada no seu dia a dia.
Portanto, pensando nisso, hoje separamos tudo o que você precisa saber sobre planejamento de ação. Confira:
O que é planejamento de ação?
O planejamento de ação, também conhecido como plano de atividades ou plano de ação, é uma espécie de guia a ser seguido pela organização. De preferência, deve apresentar um cronograma de todas as atividades. Isso inclui desde serviços rotineiros até metas organizacionais de médio e longo prazo e como elas serão alcançadas.
Além disso, também deve conter os objetivos gerais e específicos de cada atividade, as ações para executar com as datas inicial e final, o orçamento, os responsáveis e os riscos previstos. Assim, é possível realizar uma gestão de metas eficiente para acompanhar o andamento e os resultados dos projetos.
A princípio, o plano de ação era feito em uma planilha eletrônica ou até mesmo em um papel. Mas hoje já existem softwares de gestão que automatizam todo o processo e transformam o RH da sua empresa em algo bem mais ágil e estratégico.
Qual a importância de um planejamento de ação?
Também conhecido como ‘Plano de Trabalho’, o processo de acompanhamento das etapas planejadas garante também que nenhuma tarefa fique para trás. Assim, geralmente, os envolvidos criam uma planilha com todas as informações e passos para o desenvolvimento e sequência do Plano de Ação que deve responder inicialmente as seguintes questões:
- Objetividade: apresentar de forma clara a meta a ser alcançada;
- Atividades: listar as atividades pensadas inicialmente para tirar o plano do papel;
- Prazos: determinar datas de início e fim previstos para cada ação;
- Orçamento: delimitar um valor a ser investido em cada etapa;
- Responsável: definir as pessoas que acompanharão de perto cada atividade.
De modo geral, um bom plano de ação serve de base para gerenciar o tempo envolvido no planejamento e execução de uma meta. Dessa forma, o tempo é um bem precioso e é importante seguir os passos e os prazos para que a equipe otimize tempo e atinja o objetivo.
Quais as vantagens do planejamento de ação nas empresas?
Já deu para perceber que o planejamneto de ação é um documento bem importante e útil para a rotina de qualquer empresa. Assim, ele traz uma série de benefícios nos dois cenários em que pode ser aplicado: para resolver falhas nos processos ou para alcançar objetivos específicos.
Com isso, você consegue identificar situações que estão gerando atrasos ou comprometendo o seu planejamento financeiro, por exemplo. Por meio do plano de ação, é possível encontrar soluções ideais de forma bem rápida, acelerando o processo de crescimento da organização.
Além disso, a ferramenta traz os seguintes benefícios:
- Identificação de gargalos nos processos da empresa;
- Prevenção de problemas e contenção de riscos;
- Apresentação de soluções imediatas;
- Resolução de problemas;
- Alcance dos objetivos planejados;
- Coleta de dados importantes para a empresa;
- Tomada de decisão mais acertada e baseada em dados;
- Acompanhamento da equipe e desenvolvimento dos colaboradores.
Por fim, é importante frisarmos que o plano de ação varia de empresa para empresa. Se você tem uma loja virtual de jogos, provavelmente o seu planejamento de ação será diferente de quem tem um e-commerce de moda, por exemplo.
Como fazer um planejamento de ação?
Se você não sabe por onde começar um plano de ação, siga este passo a passo simples para criar o seu:
1. Determine os objetivos com clareza
O primeiro passo é conhecer, com clareza, os objetivos principais da sua empresa, uma vez que eles serão a base do plano de ação. Assim, nessa etapa inicial, procure criar ou extrair do planejamento estratégico todos os itens que servirão para orientar o trabalho de cada integrante de sua equipe.
Como por exemplo:
- Missão ou propósito: otimizar a gestão nas organizações;
- Visão ou inspiração: estar presente em mais de 50 países;
- Valores ou princípios: levar o conceito de meritocracia para a prática das empresas.
2. Crie metas mensuráveis
É fundamental que o desdobramento de metas do seu negócio atenda a uma série de quesitos com o intuito de direcionar as ações do plano com mais assertividade. Portanto, para isso, a metodologia de desdobramento de metas OKR pode funcionar muito bem. De qualquer forma, o ideal é assegurar que as metas sejam abordadas pelo conceito SMART:
- S = Específica (specific);
- M = Mensurável (measurable);
- A= Atingível (attainable);
- R= Relevante (relevant);
- T = Temporal (time based).
3. Faça checklists
Nesta fase, faça um checklist elencando todas as ações a serem feitas em um plano prático dentro de determinado prazo. Inclusive, é recomendável reunir toda equipe para discutir e dividir cada uma das tarefas.
Além disso, lembre-se de se atentar a essa divisão para que haja um equilíbrio e nenhum colaborador fique sobrecarregado e os demais com muito tempo ocioso. Cada integrante deve ter uma função bem clara e sempre de acordo com as habilidades individuais.
A partir dessa divisão, organize uma lista com as atividades e os responsáveis por cada uma delas.
4. Defina prazos
Pode parecer óbvio, mas muitos esquecem deste detalhe: todas as metas e tarefas definidas com a equipe devem apresentar prazos. Esse é o ponto principal para o sucesso do projeto.
Por isso o tempo de cada atividade, por menor que seja, precisa ser traçado e, é claro, os prazos devem ser compatíveis com cada tarefa. Além de que também têm de se adequar a cada ciclo produtivo para que um colaborador do estágio posterior não permaneça ocioso enquanto aguarda o cumprimento de uma atividade anterior.
Por fim, outro ponto bem importante é a capacidade de delegar tarefas para as pessoas certas no momento adequado, o que também aumenta a motivação nas empresas.
5. Desenhe o plano de ação
Elabore um cronograma que seja visualmente claro de todas as metas, ações, prazos. De tal forma que os envolvidos consigam detectar facilmente todas as suas responsabilidades.
Logo após, disponibilize esse cronograma em um local onde todos possam ver ou permita o acesso online na plataforma utilizada pela companhia. Certamente isso impactará de forma positiva na produtividade do time.
6. Tenha sempre planos de contingência
De fato, nem sempre tudo sai conforme o planejado. Dentre os muitos fatores que podem prejudicar o negócio estão instabilidades do mercado, crises econômicas, recessão, acidentes de trabalho e até desastres naturais.
Portanto, para enfrentar esse tipo de problema, o ideal é antecipar essas situações de risco por meio de planos de contingência para ter tempo hábil de lidar com cada uma delas.
7. Acompanhe de forma periódica
Por fim, é vital que você monitore toda a execução do plano de ação. Não apenas para garantir que as tarefas sejam feitas, como também para que estejam dentro da ordem e prazo designados.
Nesse sentido, estipule um cronograma de envio de relatórios e reuniões periódicas (quinzenais ou semanais) para que o colaborador responsável de cada setor possa apresentar seus resultados de forma inteligível para todos.
Dicas para ter um bom planejamento de ação
Quer saber o que compõe um plano de ação realmente eficaz? Estabeleça uma meta realmente clara e palpável. Em seguida, siga as dicas que estão abaixo:
1. Elabore o plano de ação do princípio
Por mais que sua ideia ainda pareça inicial, desenvolver o plano de ação te ajuda a ter uma noção mais geral daquele projeto. Assim, muitas pessoas sonham alto e possuem inúmeras ideias, mas seguem repetindo os mesmos erros na hora da execução.
Por isso, além dos objetivos finais, estipule os recursos, tempo e dinheiro necessários antes de colocar a mão na massa. Se o planejamento é feito no início do trabalho, fica mais fácil fazer uma análise retroativa do percurso.
2. Saiba estratificar
O plano de ação nada mais é do que uma sequência cronológica de ações necessárias para atingir um certo objetivo.
Assim, é importante saber quebrar ambições maiores em tarefas menores e pontuais – elas serão a base do seu planejamento. Esse momento é chamado de “estratificação”.
Pense, por exemplo, na analogia da escada: é necessário definir quais os degraus que conduzirão ao seu grande objetivo. Sem essa percepção de quais são as tarefas mais imediatas, é provável que você nunca saiba como chegar mais perto de um objetivo ambicioso.
3. Ponha o plano de ação no papel (ou no PC)
Quando estamos empolgados com algo, nossa cabeça não para e esse turbilhão de ideias pode não obedecer alguns processos importantes para se alcançar o objetivo. Defina o Ponto A (onde você está) e o Ponto Z (onde você quer chegar) e vá completando o espaço existente entre esses pontos com as tarefas a serem desempenhadas.
Algumas podem ser simultâneas, outras precisam da execução da anterior. Mas colocar no papel e deixar registrado para futuro acompanhamento é essencial. Esse processo irá te obrigar a ser mais concreto e ainda conectará as ideias em uma sequência lógica.
4. Saiba medir seu progresso
Para se alcançar grandes feitos, pequenas atitudes podem fazer a diferença. Por isso, é importante que seu plano esteja desmembrado em pequenos passos, para que você possa acompanhar seu progresso.
Para cada pequeno passo, estabeleça os recursos a serem investidos, os responsáveis pela execução e os prazos. Assim você saberá onde gastou mais do que o previsto e os gargalos que atrapalham seu projeto.
5. Fique esperto (SMART)!
As letras que compõem a palavra SMART (esperto, em inglês) ajudam você a criar objetivos que possam ser alcançados. Para um plano de ação excelente, cada etapa a ser cumprida deve ter as seguintes características:
- S: “specific” (específico)
- M: “measurable” (mensurável)
- A: “achievable” (realizável)
- R: “realistic” (realista)
- T: “timely” (oportuno)
Aliás, essa ferramenta costuma ser associada a Peter Ducker, considerado um dos fundadores da Administração moderna, e sua “administração por objetivos”. É algo que pode te ajudar a entender melhor as próprias metas e quando elas precisam ser feitas.
Com o passar do tempo, alguns autores acrescentaram novas letras e critérios ao tradicional SMART, e que também podem te ajudar a pensar melhor na hora de especificar os seus objetivos.
Assim, existe o SMARRT, que ganha um novo “R”, para “Relevance” (Relevância), e se refere a objetivos que também tenham um impacto e sejam importantes em um contexto mais amplo. Além disso, temos também o SMARTER, que tem um “E” (Evaluated) e um “R” (Reviewed) a mais, para reforçar que nossos objetivos também devem ser sempre avaliados e revistos.
FAQ – Planejamento de ação
O que é o planejamento de ação?
Planejamento de ação é um documento no qual são registradas as ações que precisam ser executadas para a empresa alcançar determinado objetivo ou solucionar um problema. Assim, ele precisa ser simples, direto ao ponto e de fácil compreensão para todos os membros da equipe.
Quais as vantagens do planejamento de ação nas empresas?
- Identificação de gargalos nos processos da empresa;
- Prevenção de problemas e contenção de riscos;
- Apresentação de soluções imediatas;
- Resolução de problemas;
- Alcance dos objetivos planejados;
- Coleta de dados importantes para a empresa;
- Tomada de decisão mais acertada e baseada em dados;
- Acompanhamento da equipe;
- Desenvolvimento dos colaboradores.
Como fazer um planejamento de ação?
- Defina os objetivos;
- Identifique as ações necessárias;
- Crie metas mensuráveis;
- Elabore uma apresentação visual;
- Delegue as tarefas;
- Estabeleça prazos;
- Monitore o processo;
- Analise os resultados.
