Você já parou para pensar em como seria a sua vida se você focasse a maior parte do seu tempo nas atividades corretas? De forma bem resumida, essa é uma das aplicações do Princípio de Pareto, que te auxilia a ser o mais produtivo por meio da gestão de tempo eficiente, focado nas tarefas que realmente importam para você.
Veja também o que é produtividade!
Assim, o Princípio de Pareto diz que 80% dos seus resultados vem de 20% dos seus esforços, ou seja, é um pequeno grupo de atividades que produzem a maior parte dos seus resultados. Desse modo, para que você obtenha sucesso, é necessário aprender a priorizar, focando nas atividades que representam esses 20%.
Portanto, pensando nisso, hoje separamos tudo o que você precisa saber sobre o Principio de Pareto. Confira:
O que é o Princípio de Pareto?
Criada em 1906 pelo economista italiano Vilfredo Pareto, a teoria aborda que 80% dos seus resultados são provenientes de 20% dos seus esforços. Ou seja, 80% dos efeitos totais de trabalho acontecem graças a 20% das suas causas. Por exemplo, 80% do lucro de uma marca deve vir de 20% dos seus clientes. Essa porcentagem não é exata, mas pode ser aproximada.
O princípio veio após a análise do cultivo de ervilhas de Pareto, onde apenas 20% das suas vagens produziam cerca de 80% das ervilhas. Além disso, mais a frente, o economista também observou que 4/5 de terras italianas pertenciam a 1/5 da população. E assim a regra de Pareto 80/20 ficou reconhecida pela Itália e mundo todo.
Por fim, essa teoria também aplica-se a áreas como sociologia, computação, administração, marketing e economia, por exemplo.
Princípio de Pareto aplicado à produtividade
Com base na regra 80/20, apenas 20% das atividades são responsáveis por 80% dos resultados. Portanto, o que isso significa é que 20% de empenho tem potencial de causar 80% dos efeitos. A partir desta constatação, o ideal é que o esforço seja concentrado nas poucas ações que vão, efetivamente, gerar resultados significativos.
Analisando a lista de tarefas, é provável que se identifique facilmente quais são as pertencentes ao grupo de 20%. As outras, por não serem tão importantes ou não contribuírem para os objetivos finais, só devem ser cumpridas após as prioridades.
Quais são as vantagens e desvantagens do Princípio de Pareto?
Existe uma razão para se aplicar o Princípio de Pareto. De forma bem simples, o mesmo pode oferecer uma janela para recompensar ou demonstrar o que consertar. Por exemplo, se 20% das falhas de design em um carro estão levando a 80% dos acidentes, você pode identificar e consertar essas falhas.
Da mesma forma, se 20% de seus clientes estão gerando 80% de suas vendas, você pode se concentrar nesses clientes e recompensá-los por sua fidelidade. Nesse sentido, o Princípio de Pareto passa a ser um guia de como alocar recursos de forma eficiente.
No caso das desvantagens, por mais que a divisão 80/20 seja verdadeira para a observação de Pareto, isso não significa necessariamente que seja sempre aplicável. Por exemplo, 30% da força de trabalho (ou 30 entre 100 trabalhadores) pode completar apenas 60% da produção. Assim, os trabalhadores restantes podem não ser tão produtivos. Ou podem apenas estar relaxando no trabalho. Isso reitera ainda que o Princípio de Pareto é meramente uma observação, e não necessariamente uma lei. Por fim, não é obrigatório usá-lo. Da mesma forma, utilizá-lo não é garantia de acertar em tudo que você fizer. O correto é utilizar esse tipo de conhecimento a seu favor. Assim, o mesmo poderia ser aplicado da melhor forma em qualquer aspecto da sua vida.
Como aplicar o Princípio de Pareto?
Atualmente, o Princípio de Pareto é muito utilizado pelas organizações, tanto para resolver problemas internos, como para avaliar a qualidade dos produtos e melhorar a performance dos processos como um todo. Neste caso, utiliza-se também o Diagrama de Pareto, uma forma gráfica de aplicar o princípio. Desse modo, ele serve também para decidir quais os assuntos devem receber prioridade e quais podem aguardar.
Nesse sentido, podemos destacar a importância da boa gestão do tempo que, habitualmente, é um recurso não aproveitado da forma adequada, de acordo com as prioridades. Ou seja, a produtividade pode diminuir devido à falta de foco no que realmente trará resultado.
Então, para melhorar o resultado do que está sendo analisado, é preciso se concentrar nas questões que produzem a maior parte dos resultados desejados. É fácil de entender, né?
Já quando nos referimos à nossa vida profissional, a palavra mais adequada ao aplicar o Princípio de Pareto seria disciplina. Isso se enquadra quando se perde muito tempo com reuniões improdutivas, por exemplo. Nessa situação, você estará desperdiçando um tempo valioso e que poderia ser utilizado para a execução de tarefas realmente importantes e que trouxessem resultados.
O mesmo se aplica para uma caixa de e-mails. Muitas vezes, ao longo do dia, recebemos e-mails de diversos setores, inclusive com cópias sem necessidades. Para deixá-los em dia (ler e responder), certamente se perderá muitas horas. Por isso, é preciso ter foco, prioridade e ignorar o que não tiver relevância (provavelmente 80% deles).
Dicas para aplicar o Principio de Pareto
1. Identifique os 20%
O mais importante é saber por onde começar. Assim, tenha suas metas e objetivos bem definidos, identifique no que exatamente você deve focar.
Por fim, saber o que é mais importante no momento e não pode ser adiado vai te levar para o segundo passo, que é priorização.
2. Priorize as tarefas
Numa lista de 10 coisas pra fazer, por exemplo, as duas mais importantes valem quatro vezes as outras somadas! Mas, em vez de se concentrar nelas, a maioria das pessoas gasta tempo no que é mais fácil e agradável, causando a falsa sensação de estar sendo produtivo.
Na verdade, você está procrastinando o que é mais importante.
Por isso, lembre-se: movimento NÃO é progresso. Porque você precisa não só fazer movimento, mas fazer o movimento certo. Na direção certa.
Segundo o Princípio de Pareto, você deve colocar a sua energia e concentração nos 20% que mais importam, para garantir ótimos resultados. Portanto, elabore, se preciso, uma lista com prioridades.
3. Comece pelo mais difícil
A grande questão é: comece pelo mais difícil para ser mais produtivo. Já que determinada coisa tem que ser feita, mesmo difícil e desgastante, faça de uma vez. Não enrole!
Não entre na ilusão de que está produzindo quando, na verdade, são coisas não tão importantes. Comece pelo mais difícil. Nunca deixe o mais importante pra depois, não caia na tentação de fazer o mais fácil e agradável. Reduza, assim, tarefas desnecessárias.
Fazer as coisas certas é mais importante do que fazer as coisas direito. Não há nada mais inútil do que fazer com grande eficiência algo que não precisa ser feito.
4. Afaste as distrações
Nos tempos atuais, sabemos o quanto isso é difícil, ainda mais com redes sociais, WhatsApp, ligações. Por isso, se você quer uma empresa ou uma vida produtiva, você precisa eliminar essas distrações.
Assim, um ambiente neutro faz grande diferença. Além disso, é fundamental reservar um tempo para descansar por um instante também. Tome um ar, dê uma volta para espairecer ao invés de se manter em um ambiente 100% do tempo fechado.
FAQ
O que é o Princípio de Pareto?
A teoria aborda que 80% dos seus resultados são provenientes de 20% dos seus esforços. Ou seja, 80% dos efeitos totais de trabalho acontecem graças a 20% das suas causas.
Quais as dicas para conseguir aplicar o Principio de Pareto?
- Identifique os 20%;
- Priorize as tarefas;
- Comece pelo mais difícil;
- Afaste as distrações.
