Imagine encerrar cada dia de trabalho com um suspiro de satisfação, sabendo que você foi tão produtivo que cumpriu tudo em sua lista. Além disso, você também estava no topo de seu “jogo criativo” – realizando suas tarefas com eficiência.
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Você pode ser a estrela neste filme sobre produtividade, em vez da versão alternativa em que termina o dia cansado e afundado atrás de uma mesa cheia de projetos inacabados. Se você não gosta da maneira como seu dia de trabalho normal é, existe uma maneira de alterá-lo.
A maioria de nós não é tão produtiva quanto gostaríamos por dois motivos: temos maus hábitos que interferem na produtividade do nosso local de trabalho e somos reativos em vez de proativos, apagando incêndios em vez de progredir em direção aos nossos objetivos.
A solução é simples, embora nem sempre seja fácil. Podemos substituir nossos maus hábitos e padrões reativos por bons hábitos que nos tornarão proativos e assumirão o controle de nossos dias de trabalho. Portanto, siga estas dicas sobre como aumentar a produtividade e se tornar o seu melhor e mais produtivo “eu” no trabalho. Mas antes, vamos ver do que se trata a produtividade”.
O que é produtividade?
De forma resumida, podemos dizer que a produtividade é a capacidade de realizar o máximo de trabalho possível com o mínimo de recursos necessários. Dessa forma, é uma busca por otimização que nos acompanha em nossas vidas pessoais e dentro das empresas.
Além disso, a produtividade é essencial para quem busca sucesso individual e coletivo. No geral, ela também está sempre conectada a um equilíbrio de dois “indicadores”: a quantidade / qualidade de trabalho feito e os recursos gastos para realizar esse trabalho.
Dicas para ter uma melhor produtividade
Faça as tarefas mais difíceis quando estiver no seu melhor
Há conselhos intermináveis por aí para as pessoas não fazerem tarefas mentais inúteis, como responder a e-mails ou tarefas rotineiras pela manhã, mas começar a fazer as tarefas mais criativamente exigentes – o que é ótimo se você é uma pessoa matinal. No entanto, se você é mais uma “coruja da noite”, como eu, obviamente isso não vai funcionar bem para você.
O especialista em produtividade Tony Wong aconselha: “Use sua manhã para se concentrar em si mesmo… Comece bem o dia, ignorando seus e-mails pela manhã e tomando um bom café da manhã, lendo notícias, meditando ou malhando. Isso garantirá que você tenha o combustível necessário para um dia produtivo.” A questão é: execute suas tarefas mais exigentes em seu horário de pico de produtividade pessoal.
Pare de fazer multitarefas
Isso é um assassino de produtividade. Uma pesquisa mostra que a produtividade pode ser reduzida em até 40% pelos bloqueios mentais criados quando as pessoas trocam de tarefas. Ainda mais surpreendente, em um estudo da Universidade de Londres, o QI caiu 15 pontos para alguns homens multitarefa.
Mas você precisa de mais evidências? Um estudo da Universidade de Sussex, no Reino Unido, indica que a multitarefa pode, na verdade, prejudicar fisicamente o cérebro. Dessa forma, oestudo descobriu que os participantes viciados em usar vários dispositivos simultaneamente tinham uma densidade de massa cinzenta mais baixa em uma área do cérebro chamada córtex cingulado anterior, que está ligada ao controle emocional e tomada de decisão, empatia e a resposta do cérebro às recompensas.
Portanto, pare de tentar fazer tudo de uma vez. Em vez disso, aumente drasticamente a produtividade, dando atenção total a uma tarefa por vez. Assim, quando seus olhos e mãos começarem a se voltar para outra coisa, pense em como é importante manter todas as suas pequenas células cinzentas.
Prepare uma lista de tarefas todas as noites
Listas de tarefas são ótimas ajudas para aumentar a sua produtividade. Dessa forma, elas o organizam, fornecem foco e o recompensam com sentimentos de satisfação quando você é capaz de verificar coisas que realizou.
Elaborar (ou até atualizar) uma lista de afazeres todas as noites significa que você não perderá tempo no início do dia de trabalho procurando a sua tarefa. Além disso, você pode até tentar conversar sobre sua lista com alguém. Leo Wildrich, cofundador da Buffer, explica o poder dessa técnica: “A lista de tarefas que anotei não mudou, mas parecia que eu já tinha feito metade do trabalho na minha cabeça. No dia seguinte, tudo o que tive que fazer foi examinar a tarefa e concluí-la.”
Reduza sua lista de tarefas pendentes
Quantos itens estão em sua lista de tarefas? Oito? Vinte e oito? Não importa quantos, você se sentirá bem quando terminar cada um deles e riscá-los. Mas você nunca se juntará às estrelas da produtividade, a menos que risque alguns deles antes mesmo de se dar ao trabalho de fazê-los – porque uma produtividade mais alta exige foco.
Em “As verdadeiras lições de liderança de Steve Jobs“, Walter Isaacson relata como a insistência de Jobs para que a Apple produzisse apenas quatro PCs salvou a empresa. Ele também relata como Jobs costumava fazer listas para gerar foco:
Depois de consertar a empresa, Jobs começou a levar seus “100 melhores” funcionários para um retiro a cada ano. No último dia, ele ficava em frente a um quadro branco… e perguntava: “Quais são as 10 coisas que devemos fazer a seguir?” Dessa forma, as pessoas lutariam para colocar suas sugestões na lista. Jobs iria anotá-los – e depois riscar os que considerou idiotas. Depois de muita manobra, o grupo chegava a uma lista de 10. Em seguida, Jobs cortava os sete últimos e anunciava: ‘Só podemos fazer três.
Focar significa estreitar suas opções. Portanto, todas as noites, ao revisar sua lista de tarefas, pergunte-se duas vezes;
- Quais são as tarefas importantes nesta lista?
- Quantas dessas tarefas importantes posso realizar de forma realista ou fazer um progresso significativo amanhã?
Delegar corretamente
Delegar é uma tarefa muito importantes, apesar de muita gente “ignorar” essa ação. Depois de começar a usá-la, você ficará surpreso ao ver como o seu trabalho é muito mais rápido e fácil. Mas é claro, você precisa fazer isso direito.
Quando você delega de correta, você tem mais tempo para dedicar ao seu próprio trabalho. A chave é atribuir a tarefa certa à pessoa certa – uma pessoa que você conhece tem as habilidades para fazer o trabalho e em quem você pode confiar para realizá-la – e então deixá-la fazer isso. Leva algum tempo para se acostumar, mas você ficará surpreso com o quão produtivo pode ser quando você realmente “deixar ir”.
Elimine distrações
Nilofer Merchant, fundadora da Rubicon Consulting, compartilha alguns conselhos valiosos que seu chefe lhe deu no início de sua carreira:
Alimente as águias. Existem apenas algumas coisas que importam. Portanto, saiba o que são. E coloque sua energia neles. Eles nem sempre estão bem na sua frente, então você precisa olhar mais para cima e para fora. Mate os perus de fome – muitas coisas estão bem na sua frente… bicando, fazendo barulho e exigindo atenção. Como eles estão bem na sua frente, é fácil prestar atenção neles em primeiro lugar. Dessa forma, ignore-os. Eles vão ficar bem sem você.
Já vimos a importância do foco. Mas o outro lado é que você também precisa identificar e ignorar esses perus. E, para muitos de nós, os perus que exigem atenção são as redes sociais e o e-mail .
Assim, para ser mais produtivo, você precisa desligar o barulho. Dessa forma, desligue suas notificações por e-mail e celular se precisar de concentração total. Você é um bem viciado no Facebook ou Twitter? Permita-se X minutos navegando depois de realizar uma tarefa importante. Em seguida, desligue-o e volte ao trabalho.
Planejar chamadas telefônicas
Não seria bom ter sua secretária pessoal para poder dizer: “Aguarde minhas ligações!” enquanto você estava trabalhando em algo? Bem, adivinhe? Você mesmo pode gerenciar suas chamadas e a recompensa serão enormes ganhos de produtividade.
Primeiramente, a menos que você esteja esperando uma chamada crítica, desligue o celular quando estiver prestes a trabalhar em um projeto que precisa de sua atenção total. Em seguida, reserve um tempo estruturado para fazer todas as chamadas, de forma que você gaste menos tempo tentando alcançar as pessoas e mais tempo em conversas produtivas.
Se você está trabalhando em algo que não precisa de sua atenção total, fique à vontade para deixar o celular ligado e atender as ligações. Dessa forma, você evita que tenha um lote de ligações telefônicas para retornar em algum momento do dia. Mas saiba quando o celular será uma distração e tire-o do seu caminho.
Divida os períodos de trabalho com exercícios
Estudos demonstraram que a atividade física melhora a função cerebral. E embora você possa presumir que esse poder cerebral aprimorado lhe dará maior concentração, mais criatividade e aprendizado mais rápido, você pode não perceber que o exercício aumenta as habilidades afetivas do seu cérebro também, o que significa que você achará mais fácil conviver com outros.
Dessa forma, se você quiser o máximo retorno, faça exercícios durante o seu expediente. Um estudo da Leeds Metropolitan University descobriu que 65% dos trabalhadores que usavam a academia na hora do almoço eram mais produtivos e tinham melhores interações pessoais com os seus colegas do que aqueles que não usavam a academia no almoço.
Em vez de ver os exercícios como algo que fazemos para nós mesmos – uma indulgência pessoal que nos afasta do trabalho – é hora de começarmos a considerar a atividade física como parte do próprio trabalho. A alternativa, que envolve processar as informações mais lentamente, esquecer com mais frequência e ficar facilmente frustrado, nos torna menos eficientes em nosso trabalho e mais difíceis de lidar com os nossos colegas.
Seja otimista
Pessoas felizes são mais produtivas. Isso é fato. Em um estudo da Universidade de Maastricht sobre otimismo e desempenho em call centers, os resultados mostraram que os otimistas no grupo fizeram mais vendas e obtiveram mais bônus. Mais especificamente, foram apenas os otimistas que mostraram maior sucesso. Dessa forma, os autores do estudo definem o otimismo disposicional como uma expectativa geral de bons resultados em vez de maus resultados na vida.
Durma o suficiente
As viagens diárias de madrugada, as longas horas de trabalho e muitas responsabilidades em casa significam que um número cada vez maior de pessoas não está obtendo os olhos fechados de que precisa.
Mas todos nós sabemos que a privação de sono tem efeitos negativos em nosso desempenho. Dessa forma, a falta de sono diminui nossa concentração, memória de trabalho, capacidade matemática e raciocínio lógico. E como o córtex pré-frontal é particularmente vulnerável à falta de sono, as tarefas que requerem raciocínio lógico ou pensamento complexo serão as mais prejudicadas. Surpreendentemente, basta uma noite de privação de sono para criar grandes déficits em nossas habilidades.
Então, de quanto sono você precisa? Sete a nove horas por noite, se você for um adulto de 26 a 64 anos, de acordo com a National Sleep Foundation. Mas se você não está recebendo tanto, tirar uma soneca durante o dia pode ser benéfico para sua produtividade.
Uma última dica
Essa última dica poderia estar no começo do artigo, já que é tão importante quanto as outras. Portanto, cuide-se.
Dormir o suficiente e tornar os exercícios parte de sua rotina são apenas duas das coisas que você precisa fazer todos os dias para estar no seu melhor e mais produtivo.
Você provavelmente sabe o resto:
- Tenha uma dieta saudável;
- Beba muita água;
- Livre-se de seus maus hábitos, sejam eles fumar ou conviver com pessoas tóxicas;
- E seja legal consigo mesmo e com as outras pessoas. Reserve um tempo para si mesmo e faça qualquer coisa (saudável) que o recarregue e refresque.
Quanto mais saudável você for, mais produtivo será. E quanto mais produtivo você for com seu trabalho, mais tempo terá para gastar como quiser.
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