O que são KPI’s? Veja como eles podem te ajudar!

Por | Geral, Gestão, Secretariado

A maioria das empresas e organizações define metas a fim de atingir os objetivos certos e atender às necessidades de seus “stakeholders“. Essas metas começam no topo e chegam a todas as equipes da organização, cada uma desempenhando funções exclusivas para o avanço dos negócios. Dessa forma, existem muitas maneiras diferentes de definir e medir metas. Uma forma popular de medir o progresso de um indivíduo, equipe ou empresa em relação a uma meta é usando “indicadores chave de desempenho”, ou KPI’s, que definem um padrão de sucesso para um objetivo de negócio específico.

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Portanto, neste artigo, falaremos tudo o que você precisa saber sobre os KPI’s. Confira:

O que é um KPI?

O que são KPI's? Veja como eles podem te ajudar! - Foto: JD MAS
O que são KPI’s? Veja como eles podem te ajudar! – Foto: JD MAS

De forma resumida, podemos dizer que KPI é uma sigla derivada de uma expressão do idioma inglês: Key Performance Indicator (Indicador Chave de Performance).

Assim, KPI significa indicador chave de desempenho, uma medida quantificável de desempenho ao longo do tempo para um objetivo específico. Os KPI’s fornecem metas para as equipes atingirem, marcos para avaliar o progresso e percepções que ajudam as pessoas em toda a organização a tomar melhores decisões. De finanças e RH a marketing e vendas, os principais indicadores de desempenho ajudam todas as áreas da empresa a avançar no nível estratégico.

Significado do KPI vs Significado das métricas

 O que são KPI's? Veja como eles podem te ajudar! - Foto: MD MAS
O que são KPI’s? Veja como eles podem te ajudar! – Foto: MD MAS

Embora os principais indicadores e métricas de desempenho estejam relacionados, eles não são os mesmos. Portanto, aqui está uma explicação rápida:

  • KPI’s são os principais alvos que você deve rastrear para causar o máximo impacto nos resultados estratégicos de seus negócios. Assim, os KPI’s apoiam sua estratégia e ajudam suas equipes a se concentrarem no que é mais importante.  Um exemplo de indicador chave de desempenho é “novos clientes almejados por mês”;
  • As métricas medem o sucesso das atividades diárias de negócios que dão suporte aos seus KPI’s. Embora afetem os seus resultados, não são as medidas mais críticas. Assim, alguns exemplos incluem “visitas mensais à loja” ou “downloads de white paper”.

Por que os KPI’s são importantes?

  O que são KPI's? Veja como eles podem te ajudar! - Foto: SS MAS
O que são KPI’s? Veja como eles podem te ajudar! – Foto: SS MAS

Os KPI’s são uma forma bem importante de garantir que suas equipes estejam apoiando os objetivos gerais da organização. Portanto, aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais você precisa de indicadores chave de desempenho.

  • Mantenha suas equipes alinhadas: seja medindo o sucesso do projeto ou o desempenho dos funcionários, os KPI’s mantêm as equipes se movendo na mesma direção;
  • Forneça uma verificação de saúde: Os indicadores chave de desempenho fornecem uma visão realista da saúde de sua organização, desde fatores de risco até indicadores financeiros;
  • Faça ajustes: os KPI’s ajudam a ver de forma clara os seus sucessos e fracassos para que você possa fazer mais do que está funcionando e menos do que não;
  • Mantenha suas equipes responsáveis: certifique-se de que todos agreguem valor com indicadores chave de desempenho que ajudem os funcionários a rastrear seu progresso e ajudem os gerentes a fazer as coisas avançarem.

Quais os tipos de KPI’s?

   O que são KPI's? Veja como eles podem te ajudar! - Foto: MR MAS
O que são KPI’s? Veja como eles podem te ajudar! – Foto: MR MAS

Os principais indicadores de desempenho vêm em vários sabores. Enquanto alguns são usados ​​para medir o progresso mensal em relação a uma meta, outros têm um foco de longo prazo. Assim, a única coisa que todos os KPI’s têm em comum é que eles estão vinculados a objetivos estratégicos. Portanto, esta é uma visão geral de alguns dos tipos mais comuns de KPI’s.

  • Estratégico: Esses indicadores chave de desempenho de visão geral monitoram as metas organizacionais. Os executivos geralmente procuram um ou dois KPI’s estratégicos para descobrir como a organização está se saindo em determinado momento. Os exemplos incluem retorno sobre o investimento, receita e participação no mercado;
  • Operacional: Esses KPI’s costumam medir o desempenho em um período de tempo mais curto e se concentram nos processos e eficiências organizacionais. Alguns exemplos incluem vendas por região, custos médios mensais de transporte e custo por aquisição (CPA);
  • Unidade funcional: muitos indicadores chave de desempenho estão vinculados a funções específicas, como finanças ou TI. Embora a TI possa rastrear o tempo de resolução ou o tempo de atividade médio, os KPI’s financeiros rastreiam a margem de lucro bruto ou o retorno sobre os ativos. Além disso, esses KPI’s funcionais também podem ser classificados como estratégicos ou operacionais.
  • Leading vs Lagging: Independente do tipo de indicador chave de desempenho que você definir, você deve saber a diferença entre indicadores antecedentes e indicadores de atraso. Embora os principais KPI’s possam ajudar a prever resultados, os KPI’s atrasados ​​rastreiam o que já aconteceu. As organizações usam uma combinação de ambos para garantir que estão rastreando o que é mais importante.

Como desenvolver os KPI’s?

O que são KPI’s? Veja como eles podem te ajudar! – Foto: ZD MAS

Com tantos dados, pode ser tentador medir tudo – ou pelo menos coisas que são mais fáceis de medir. No entanto, você precisa ter certeza de que está medindo apenas os indicadores chave de desempenho que o ajudarão a atingir suas metas de negócios. Dessa forma, o foco estratégico é um dos aspectos mais importantes da definição de KPI. Aqui estão algumas práticas recomendadas para desenvolver os KPI’s certos.

  1. Defina como os KPI’s serão usados: converse com as pessoas que usarão o relatório de KPI’s para descobrir o que desejam alcançar e como o usarão. Isso o ajudará a definir KPI’s que são relevantes e valiosos para os usuários de negócios;
  2. Vincule-os a objetivos estratégicos: se seus KPI’s não se relacionam com o que você está tentando alcançar em seu negócio, você está perdendo tempo. Embora possam estar relacionados a uma função de negócios específica, como RH ou marketing, cada indicador chave de desempenho deve estar diretamente relacionado aos seus objetivos gerais de negócios;
  3. Escreva KPI’s SMART: Os KPI’s mais eficazes seguem a fórmula SMART comprovada. Dessa forma, certifique-se de que eles são específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e limitados no tempo. Alguns exemplos incluem “Aumente as vendas em 5% por trimestre” ou “Aumente a pontuação líquida do promotor em 25% nos próximos três anos”.
O que são KPI’s? Veja como eles podem te ajudar! – Foto: VC MAS

4. Mantenha-os claros: todos na organização devem entender seus KPI’s para que possam agir de acordo com eles. É por isso que a alfabetização em dados é tão importante. Quando as pessoas entendem como trabalhar com dados, elas podem tomar decisões que moverão a agulha na direção certa;

5. Planeje a iteração: conforme sua empresa e seus clientes mudam, você pode precisar revisar seus indicadores chave de desempenho. Talvez alguns não sejam mais relevantes ou você precise ajustar com base no desempenho.  Assim, certifique-se de ter um plano em vigor para avaliar e fazer alterações nos indicadores chave de desempenho quando necessário;

6. Evite a sobrecarga de KPI: a inteligência de negócios deu às organizações acesso a montes de dados e visualização interativa de dados, tornando mais fácil medir tudo e qualquer coisa. Além disso, lembre-se de que a definição do indicador chave de desempenho se refere às metas mais importantes. Evite a sobrecarga de KPI, concentrando-se nas medidas mais impactantes.

3 etapas para uma estratégia de KPI mais forte

O que são KPI’s? Veja como eles podem te ajudar! – Foto: II MAS

Se seus indicadores chave de desempenho não estão entregando os resultados esperados, é hora de ajustar sua estratégia. Portanto, aqui estão três coisas que você pode fazer para garantir que as pessoas em toda a organização saibam o que significam seus KPI’s e como usá-los para tomar decisões baseadas em dados que impactam seus negócios.

  1. Selecione os KPI’s que mais importam: para ter certeza de que está medindo o que é importante, você deve incluir um equilíbrio entre indicadores de avanço e resultado. Os indicadores de atraso ajudam a entender os resultados ao longo de um período de tempo, como vendas nos últimos 30 dias. Os indicadores principais ajudam a prever o que pode acontecer com base nos dados, permitindo que você faça ajustes para melhorar os resultados;
  2. Crie uma cultura orientada para KPI: indicadores chave de desempenho não significam muito se as pessoas não entendem o que são e como usá-los (incluindo o que significa o acrônimo KPI). Aumente a alfabetização em dados em sua organização para que todos trabalhem em direção a metas estratégicas. Eduque os funcionários, atribua-lhes KPI’s relevantes e use a melhor plataforma de “BI” da classe para manter todos tomando decisões que impulsionam seus negócios;
  3. Repita: mantenha seus indicadores chave de desempenho atualizados, revisando-os com base nas mudanças do mercado, do cliente e da organização. Reúna-se regularmente para revisá-los, observe atentamente o desempenho para ver se ajustes precisam ser feitos e publique todas as alterações feitas para que as equipes estejam sempre atualizadas.

FAQ

Quais são os KPI’s?

Existem vários tipos diferentes de KPI’s. No entanto, alguns se destacam. São eles:

  • Estratégico;
  • Operacional;
  • Unidade funcional;
  • Leading vs Lagging.

O que é KPI?

De forma resumida, podemos dizer que KPI é uma sigla derivada de uma expressão do idioma inglês: Key Performance Indicator (Indicador Chave de Performance). Assim, KPI significa indicador chave de desempenho, uma medida quantificável de desempenho ao longo do tempo para um objetivo específico. Os KPI’s fornecem metas para as equipes atingirem, marcos para avaliar o progresso e percepções que ajudam as pessoas em toda a organização a tomar melhores decisões.

Qual a importância dos KPI’s?

Os KPI’s são uma forma bem importante de garantir que suas equipes estejam apoiando os objetivos gerais da organização. Portanto, aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais você precisa de indicadores chave de desempenho.

  • Mantenha suas equipes alinhadas: seja medindo o sucesso do projeto ou o desempenho dos funcionários, os KPI’s mantêm as equipes se movendo na mesma direção;
  • Forneça uma verificação de saúde: Os indicadores chave de desempenho fornecem uma visão realista da saúde de sua organização, desde fatores de risco até indicadores financeiros;
  • Faça ajustes: os KPI’s ajudam a ver de forma clara os seus sucessos e fracassos para que você possa fazer mais do que está funcionando e menos do que não;
  • Mantenha suas equipes responsáveis: certifique-se de que todos agreguem valor com indicadores chave de desempenho que ajudem os funcionários a rastrear seu progresso e ajudem os gerentes a fazer as coisas avançarem.

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