O Secretariado Executivo desempenha papéis essenciais há muito tempo, mas a profissão é tudo menos imutável. Assim, desempenhando inúmeras funções clericais e administrativas em ambientes governamentais e empresariais por séculos a fio, secretários e assistentes administrativos redefiniram os seus papéis e responsabilidades várias vezes ao lado da própria história.
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Além disso, não se sabe ao certo quantos secretárias / secretários existem no mundo atualmente. No entanto, de acordo com uma pesquisa divulgada recentemente pela ONU é a 3ª profissão que mais cresce no mundo. Desse modo, o profissional do secretariado está cada dia mais requisitado e valorizado.
Embora esperamos que uma nova tecnologia torne a função de secretariado obsoleta, dificilmente isso deve acontecer, já que a maioria das ferramentas ainda exige que as pessoas as utilizem, mesmo que a tecnologia aumente a eficiência.
Portanto, hoje vamos falar sobre os três tipos de perfis do profissional do Secretariado Executivo. Entretanto, antes vamos entender o que faz um profissional dessa área e qual a origem da profissão. Confira:
O que faz um Secretário Executivo? Quais são as suas funções?
Secretários e administradores ajudam a manter uma organização funcionando sem problemas. Desse modo, elas cuidam das tarefas administrativas e organizacionais que fazem a organização funcionar. Além disso, os títulos ‘administrador’ e ‘secretário’ podem ser usados alternadamente para descrever a mesma função, ou ‘secretário’ pode ser outro nome mais antiquado para um assistente pessoal ou assistente executivo.
As responsabilidades típicas do trabalho incluem:
- Planejar e controlar a infra-estrutura gerencial;
- Organizar o seu local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional;
- Estabelecer a rotina diária de trabalho;
- Organizar e manter atualizada a agenda de seu chefe executivo;
- Despachar com seu chefe e distribuir tarefas a seus auxiliares;
- Recepcionar pessoas e manter contatos de interesse da empresa;
- Assessorar o executivo transmitindo-lhe informações e executando as tarefas que lhe são confiadas.
Como surgiu o Secretariado Executivo no mundo?
Não há uma data específica para o surgimento da profissão de secretário. No entanto, alguns estudiosos estimam que deva ter sido no Egito por volta do ano 500 A.C. Além disso, historicamente, podemos considerar o escriba como o 1º secretário. Assim, os escribas eram homens que possuíam amplos conhecimentos em matemática e contabilidade, organização de arquivos, além de dominarem a escrita e assessorarem diretamente os seus superiores, sendo esta a sua atividade mais intimamente ligada ao Secretariado.
Além disso, os secretários eram tradicionalmente um papel para os homens e a proeminência de tal carreira estava bem ligada ao título durante os séculos XV e XVI. Ainda hoje, muitos dos títulos pessoais ou privados das famílias reais são masculinos. No entanto, o campo do secretariado aumentou muito e hoje a maior parte esta ocupado por mulheres.
Após a Segunda Guerra Mundial o cargo de secretário tomou outra dimensão, pois o mercado de trabalho abriu suas portas à mão de obra feminina principalmente na Europa e nos EUA. Isso ocorreu em função da escassez de funcionários masculinos, os quais foram para os campos de batalha.
E qual a origem do Secretariado Executivo no Brasil?
No Brasil, a profissão ganhou força nos anos 50 com a chegada das empresas multinacionais. Assim, nelas eram exigidos que as secretárias conhecessem as técnicas de datilografia, taquigrafia, organização de arquivos, anotações de recados e atendimento telefônico.
Com o advento do treinamento gerencial nas organizações nos anos 60, os empresários brasileiros passaram a valorizar a atividade secretarial, pois possuir um (a) secretário (a) simbolizava “status”.
A partir dos anos 90 a profissão passou a vivenciar os seus melhores momentos e o cargo secretarial passou a ser visto como uma atividade estratégica na organização, pois os novos recursos tecnológicos obrigaram as empresas a mudar sua forma de trabalho no escritório.
Os 3 Perfis do Secretariado Executivo
Técnico em Secretariado Executivo
Funções
O técnico em Secretariado Executivo possui inúmeras funções. Portanto, confira abaixo algumas das principais:
- Organiza a rotina diária e mensal da chefia ou direção para o cumprimento dos compromissos agendados;
- Estabelece os canais de comunicação da chefia ou direção com interlocutores, internos e externos, em língua nacional e estrangeira;
- Organiza tarefas relacionadas com o expediente geral do secretariado da chefia ou direção;
- Controla e arquiva documentos;
- Preenche e confere documentação de apoio à gestão organizacional;
- Utiliza apps e a internet na elaboração, organização e pesquisa de informação.
Campos de atuação
O técnico em Secretariado pode atuar em instituições públicas, privadas e do terceiro setor. Além disso, também trabalhar nas indústrias e no comércio.
Tempo de curso
O curso técnico em Secretariado deve ter pelo menos 800 horas. Além disso, vale lembrar que esse é um curso de nível médio.
Tecnólogo em Secretariado Executivo
Funções
O tecnólogo em Secretariado Executivo possui inúmeras funções. Portanto, confira abaixo algumas das principais:
- Planeja e organiza os serviços de secretaria;
- Assessora executivos, diretores e suas respectivas equipes de forma a otimizar os processos;
- Executa atividades de eventos, serviços protocolares, viagens, relações com clientes e fornecedores;
- Redige textos técnicos e gerencia informações;
- Coordena as pessoas que fazem parte de sua equipe e auxilia na contratação de serviço de terceiros;
- Acompanha contratos de serviços e o cumprimento dos prazos de execução das atividades;
- Levanta informações de mercado para tomadas de decisão e controla arquivos e informações;
- Supervisiona a execução das decisões e realiza a comunicação interna e externa;
- Decide sobre a rotina do departamento em que opera;
- Avalia e emite parecer técnico em sua área de formação.
Campos de atuação
O tecnólogo em Secretariado Executivo pode atuar nas empresas em geral (indústria, comércio e serviços), organizações não-governamentais e órgãos públicos. Além disso, ele também pode trabalhar em institutos e centros de pesquisa. Por fim, o tecnólogo também pode aparecer atuando em instituições de ensino, mediante formação requerida pela legislação vigente.
Tempo de curso
O curso de tecnólogo em Secretariado deve ter pelo menos 1600 horas. Além disso, vale lembrar que esse não é curso de nível médio, nem oferece a mesma formação que o bacharelado, mas são cursos de graduação.
Bacharelado em Secretariado Executivo
Funções
O curso de graduação em Secretariado Executivo deve procurar formar um profissional proficiente, criativo, participativo, conhecedor de gestão estratégica, articulador em negociações que precedam à tomada de decisões, facilitador das relações interpessoais e intergrupais, revelando eficiente domínio de técnicas de sensibilização e de fácil domínio dos diferentes meios de comunicação dentro da organização e com diferentes grupos de clientela e de
demanda.
Além disso, o bacharel em Secretariado Executivo possui inúmeras funções. Portanto, confira abaixo algumas das principais:
- Exercício profissional com iniciativa, criatividade, bom senso, discrição, maturidade emocional, sólidos e atualizados conhecimentos gerais;
- Capacidade de articulação com diferentes níveis de empresas e instituições públicas ou privadas;
- Visão generalista da organização e das peculiares relações hierárquicas inter-setoriais;
- Administração eficaz do tempo;
- Exercício de funções gerenciais, com domínios sobre planejamento, organização,
- Controle e direção;
- Utilização do raciocínio lógico, critico e analítico, operando com valores e estabelecendo
- Relações formais e causais entre fenômenos e situações organizacionais;
- Habilidade de lidar com modelos inovadores de gestão;
- Valorização e domínio dos princípios que informam eficaz sistema de comunicação;
- Receptividade e liderança para o trabalho em equipe, na busca da sinergia;
- Sensibilidade para a adoção de meios alternativos relacionados com a melhoria da qualidade e da produtividade dos serviços;
- Controle e gestão do fluxo de informações, assegurando uniformidade de referencial para diferentes usuários;
- Eficaz utilização de técnicas secretariais, com renovadas tecnologias, imprimindo segurança, credibilidade e fidelidade no fluxo de informação;
- Utilização de tecnologias da informação com suas permanentes inovações.
Campos de atuação
O curso de graduação em Secretariado Executivo se propõe formar bacharéis com sólidos domínios acadêmicos, científicos e tecnológicos específicos de seu campo de atuação. Assim, o Bacharel em Secretariado Executivo pode atuar nas empresas em geral (indústria, comércio e serviços), organizações não-governamentais, órgãos públicos, institutos e centros de pesquisa. Além disso, o tecnólogo também pode aparecer atuando em instituições de ensino, mediante formação requerida pela legislação vigente.
Tempo de curso
O curso de bacharel em Secretariado deve ter pelo menos 1600 horas. Além disso, vale lembrar que esse curso só pode ser cursado por quem já concluiu o ensino médio e após um processo seletivo.
Diferenças entre Técnico, Tecnólogo e Curso Superior (Bacharel)
As diferenças entre os cursos técnicos e de bacharelado são bem simples. Assim, os técnicos são cursos de nível médio, enquanto os de bacharel são de nível superior.
Os cursos de nível técnico podem ser feitos por quem já concluiu ou ainda está cursando, a partir do 2º ano, o ensino médio. Os temas abordados costumam ser mais práticos e específicos. Por terem uma formação bem mais rápida, são uma ótima opção para quem deseja uma rápida inserção no mercado de trabalho.
Por outro lado, os cursos de nível superior na modalidade bacharel, só podem ser cursados por quem já concluiu o ensino médio e após um processo seletivo (ENEM ou vestibular). Com duração de quatro, cinco ou seis anos, os cursos de nível superior oferecem uma formação mais ampla e com um leque maior de possibilidades ao estudante, podendo existir na modalidade presencial ou a distância.
Por fim, os cursos de tecnologia não são de nível médio, nem oferecem a mesma formação que os bachareis, mas são cursos de graduação. Um curso tecnólogo só pode ser cursado por quem já possui o ensino médio completo, também sendo necessário passar por um processo seletivo, como o vestibular ou ENEM. Esses cursos são voltados para conhecimentos mais práticos e ligados ao mercado de trabalho. No entanto, também possuem uma carga teórica. Por isso, são uma boa opção para quem já sabe em qual área quer ter uma carreira profissional e precisa entrar rapidamente no mercado de trabalho.
Qual perfil escolher?
Apesar das diferenças, os cursos técnicos, tecnólogos e bacharelados possibilitam a entrada no mercado de trabalho. Além da afinidade com a área, o seu momento profissional deve ser um dos critérios para a escolha do curso.
Assim, se deseja um início rápido no mercado de trabalho, o ideal é o curso técnico. A formação é em menor tempo e o aluno aprende na prática. Caso já esteja trabalhando ou saiba em qual área quer atuar, um curso de graduação tecnológica é a melhor opção para avançar na carreira.
Caso ainda não tenha decidido qual carreira seguir, mas já saiba em qual área quer atuar, é melhor optar por um curso bacharelado. Como este tem uma base mais ampla, você consegue definir melhor qual direção sua carreira deve tomar.
Por fim, vale lembrar que cada história profissional é diferente. Assim, nada impede que um secretário que tenha feito um curso de tecnologia tenha mais sucesso na carreira do que um bacharel.
FAQ
O que faz um Secretário Executivo?
Secretários e administradores ajudam a manter uma organização funcionando sem problemas. Desse modo, elas cuidam das tarefas administrativas e organizacionais que fazem a organização funcionar. Além disso, os títulos ‘administrador’ e ‘secretário’ podem ser usados alternadamente para descrever a mesma função, ou ‘secretário’ pode ser outro nome mais antiquado para um assistente pessoal ou assistente executivo.
Como surgiu o Secretariado Executivo?
Não há uma data específica para o surgimento da profissão de secretário. No entanto, alguns estudiosos estimam que deva ter sido no Egito por volta do ano 500 A.C. Além disso, historicamente, podemos considerar o escriba como o 1º secretário. Assim, os escribas eram homens que possuíam amplos conhecimentos em matemática e contabilidade, organização de arquivos, além de dominarem a escrita e assessorarem diretamente os seus superiores, sendo esta a sua atividade mais intimamente ligada ao Secretariado.
Quais são os três perfis de Secretariado Executivo?
- Técnico em Secretariado Executivo;
- Tecnólogo em Secretariado Executivo;
- Bacharel em Secretariado Executivo.
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