Em consequência da competitividade no mundo dos negócios, existe uma necessidade de que todo profissional faça muito mais com menos e para que haja um gerenciamento de todo esse trabalho, é importante usar ferramentas de gestão nesse gerenciamento.
O gestor deve ter o controle de todos os processos de sua empresa, acompanhar todos os colaboradores , conferir a qualidade de seus produtos e serviços e ainda ter tempo para buscar inovação e criatividade.
Logo, com as ferramentas de gestão certas, o acompanhamento dessas atividades pode ficar mais otimizado e pode ser executado com qualidade e rapidez.
Leia também sobre como fazer um mapa mental!
Para que servem as ferramentas de gestão?
As ferramentas de gestão servem principalmente, para ter o controle sobre os processos internos da organização.
Pois, muitos gestores não tem conhecimento total sobre os processos que estão gerindo e, por isso, perdem eficiência e efetividade em sua execução pela falta de controle.
Contudo, o uso das ferramentas de gestão adequadas pode forçá-lo a entender melhor seus processos de negócios.
Ajudando a desencadear assim a demanda, por pesquisas de mercado, pesquisas de qualidade, gerenciamento de equipe e outros assuntos importantes de gestão.
Veja abaixo algumas ferramentas de gestão e como elas podem te ajudar.
Ferramenta de Gestão Estratégica — SIG.
Os sistemas de informação gerenciais são processos que acontecem para auxiliar no planejamento, na organização e nas tomadas de decisões em tempo mínimo.
Geralmente são constituídos de uma cultura empresarial, na qual relatórios de acompanhamento são feitos para repassar rapidamente as informações necessárias ao gerente, sem que haja necessidade dele procurar por essas informações separadamente.
O sistema se resume numa estrutura pronta, em que o gerente recebe as informação via relatórios, e que podem ser divididos de acordo com a demanda da empresa. Muito mais prático, não é!?
Os relatórios programados são aqueles que são feitos como parte da rotina da empresa, para garantir que todas as informações sejam repassadas para a gerência.
Com isso, a tomada de decisão se torna mais rápida e não necessita de reuniões demoradas ou longas discussões.
Os relatórios de exceção são feitos em situações específicas da rotina da empresa. São situações que demandam atenção especial, ou que saem do escopo de trabalho tradicional da gestão do processo.
Por exemplo, o representante comercial de uma rede de supermercados é informado que um carregamento de frutas chegou estragado ao supermercado e deve ser substituído.
Nesse caso, ainda que o relatório programado já tenha sido feito, um segundo relatório deve ser feito para informar o caso excepcional da falta de frutas adequadas no carregamento.
Existem também outras situações…
São situações que a gerência necessita de informações adicionais por motivos que a equipe desconhece.
Esses tipos de relatório sob demanda da gerência são importantes para que a tomada de decisão não dependa do calendário de relatórios formais.
Muitas vezes os relatórios programados são formatados para um leque de informações que não atende as necessidades do gestor em determinado momento. Por isso, um relatório específico pode ser solicitado.
Ferramenta de Gestão da Qualidade – Six Sigma
Essa ferramenta de gestão é usada pela Motorola para o gerenciamento de processos de qualidade está entre um dos mais populares do mundo, sendo aplicado em empresas de diversos setores.
Esse modelo é fundamentado na diminuição dos erros e na análise estatística dos processos geridos.
Existem dois modelos de aplicação do Six Sigma, sendo um deles para novos processos, novos produtos ou novos serviços que ainda não foram testados.
E o outro modelo é focado em processos, produtos e serviços que já existem e precisam ser melhorados.
– Modelo DMADV
O modelo DMADV, está relacionado com a criação, e se divide em cinco passos:
1. Definir metas
Os objetivos são traçados de acordo com a demanda do cliente e de acordo com o planejamento estratégico da empresa.
2. Mensurar
Nesse ponto, indicadores e métricas são desenvolvidos para análise de risco, qualidade de produtos e serviços e efetividade dos processos.
3. Analisar
São feitas projeções de os indicadores, relacioná-los e identificar as melhores oportunidades com os menores riscos para o projeto.
4. Detalhar
Evidenciar os detalhes do projeto, melhorar e verificar a funcionalidade do desenho.
5. Verificar
Colocar o piloto em teste, verificar os erros para redefinir estratégias e melhorar processos.
– Modelo DMAIC
O modelo DMAIC, está relacionado ao melhoramento, e se divide nos seguintes passos:
1- Definir o problema
Identificar qual é o aspecto a ser melhorado de acordo com os clientes.
2- Mensurar
Identificar quais são as variáveis que influenciam naquele problema e criar indicadores eficientes para representá-las.
3- Analisar
Considerando os indicadores levantados, estuda-se o processo para identificar a melhor maneira de corrigir os problemas.
4- Melhorar
Aplica-se soluções de acordo com a análise feita, criando padrões para os processos, reduzindo assim erros e imprevistos.
5- Controlar
Monitorar os sistemas instalados para corrigir eventuais erros.
Ferramenta de Gestão sobre Acompanhamento de Equipes – Avaliação 360º
Além de monitorar seus indicadores e padronizar seus processos de criação e inovação, o bom gestor deve dispor de ferramenta de gestão que visa a avaliação de sua equipe.
Existem diversas ferramentas de gestão que procuram identificar padrões de comportamento nos membros das equipes, porém toda avaliação feita por uma só pessoa levará em conta apenas a opinião dessa pessoa.
Esse tipo de ferramenta que é a avaliação em 360º visa considerar a opinião de todas as pessoas da equipe para avaliar a própria equipe.
A estrutura da avaliação em 360º :
É caracterizada pela avaliação mútua, em que cada membro da equipe avalia a todos os outros membros e também a si próprio.
As avaliações quantitativas e qualitativas são passadas para o setor responsável pelo RH da empresa.
Todas as avaliações são analisadas, comparando a avaliação média que todos os outros integrantes da equipe fizeram daquele membro com a avaliação que ele fez dele próprio.
O questionário feito para esse tipo de avaliação, envolve valores importantes para a empresa.
Contemplando, comportamentos e habilidades que podem ajudar a organização a se desenvolver e alcançar seus objetivos.
Assim, o colaborador consegue avaliar se dentro do seu ciclo de relacionamentos a empresa mostra esses valores e os passa adiante.
Além disso, a avaliação permite um feedback mais objetivo a respeito do comportamento do colaborador, visto que, pelo fato de ser um modelo de avaliação desenvolvido por todos, passa a ser mais impessoal.
Com essa análise objetiva do comportamento de cada um, a conversa com a equipe fica mais direta.
Logo a discussão sobre a subjetividade da avaliação já perde o sentido, uma vez que a avaliação foi feita por todas as pessoas que se relacionam dentro da equipe.
O relacionamento com a equipe melhora...
Um bom relacionamento com a equipe é a garantia de uma comunicação clara e objetiva, logo é uma ferramenta essencial para se obter resultados e manter a motivação.
As metodologias que foram apresentadas até aqui podem ser aplicadas em diversas formas de organização empresarial.
São métodos práticos de se otimizar processos no dia a dia, que não dependem de softwares especializados para serem aplicados.
Mas em muitas outras situações o uso de aplicativo pode ser uma boa saída para o gestor. O aplicativo ajuda na economia de tempo, trabalho, e portanto, dinheiro.
Ferramenta de gestão de Equipes – Trello
Esse aplicativo tem um design inovador, que facilita muito o acompanhamento do trabalho desenvolvido pela equipe. Funciona com um sistema de cards, que podem ser classificados e movidos com facilmente.
Contudo, a flexibilidade dele e a forma intuitiva de organização fazem do Trello, uma ferramenta de gestão excepcional para organizações de todos os tamanhos e áreas de atuação.
Funciona da seguinte forma, cada card criado pode ser subdividido em vários outros grupos.
Esses cards podem ser classificados e atualizados de acordo com o andamento das atividades da equipe.
Logo, as atividades podem ser comentadas, marcadas com cores diferentes e carregadas com anexos de fotos, planilhas e documentações externas para facilitar a organização.
Diante disso, o trello cria um ambiente onde é possível conduzir todo o andamento das atividades de forma rápida, personalizável e intuitiva.
Ferramenta de Gestão de Agências – iClips
O iClips é o único software all-in-one para gestão de agências. A plataforma tem soluções completas para o gerenciamento de projetos, considerando todas as áreas da agência e suas particularidades.
Essa ferramenta de gestão tem vários componentes para o controle do negócio: desde a entrada do cliente até o faturamento dos jobs.
Essa ferramenta conta com gestão de projetos, gestão de tráfego, gestão de pautas, gestão de mídia, gestão financeira, relatórios de Business Intelligence, workflow personalizado.
O iClips também oferece a Metodologia OGO, que tem como objetivo mapear padrões recorrentes de gestão e entender em que nível de maturidade a agência se encontra.
Além de estabelecer um caminho para otimizar os processos e tornar o negócio mais competitivo e lucrativo, o recurso ajuda a agência lidar de forma eficaz com os desafios diários pelos quais a empresa passa.
O iClips também conta com o iJob…
Que é uma interface de comunicação entre cliente e agência. O cliente tem acesso ao iJob e pode aprovar, fazer comentários e solicitar ajustes.
Um ponto interessante é que foi lançado recentemente o plano gratuito, ou seja, é possível ter uma ferramenta completa de gestão de projetos para toda a agência sem gastar nada.
Ferramenta de Criação de Negócios – Plano de negócio
Para viabilizar uma ideia, trazer novos investimentos e expandir o seu empreendimento, a coisa mais importante a se fazer é criar um plano de negócios eficiente.
Não é uma tarefa simples, pois demanda muito estudo de indicadores e conceitos administrativos que não são triviais para muitos empreendedores de primeira viagem.
O aplicativo do SEBRAE foi feito justamente para facilitar a montagem de um plano de negócios para o gestor, com o uso de linguagem simples e direta, exemplos de diversos tipos de empreendimentos, vídeos instrutivos, dicas para os setores de agronegócio, prestação de serviços, indústria e comércio.
A criação do plano de negócio pelo aplicativo é personalizável, tem possibilidade de exportação para diferentes formatos de arquivo, como Word e PDF, possibilidade de cadastrar até 5 planos diferentes co o mesmo CPF e tudo isso sem pagar nada.
É uma ferramenta excepcional para quem precisa de ajuda para descrever o próprio negócio para atrair mais investidores.
Ferramenta de Controle Financeiro
Todo tipo de negócio precisa de um controle financeiro de ponta para funcionar adequadamente.
Empresários de primeira viagem costumam perder muito dinheiro e fazer o próprio negócio afundar em dívidas, por que não acompanham as finanças do empreendimento.
Contudo, o uso de aplicativos para facilitar a gestão financeira pode ser um diferencial para a empresa, cuja saúde financeira está comprometida, e o Conta Azul apresenta soluções fundamentais para esse tipo de problema.
O Conta Azul integra processos de gestão desde as finanças até a venda com cadastro de clientes, estoque e relatórios.
As transações comerciais são registradas em sistema integrado ao sistema bancário, as ordens de serviço e as emissões de orçamento são feitas com facilidade.
Na produção, o aplicativo oferece o controle de propostas de venda integrado com a emissão de NF-e, emissões de boleto e atualização de giro de estoque automática.
Por fim os relatórios são gerados online com informações a respeito do estoque, das vendas e das vendas da empresa, o que facilita a contabilidade e a gestão do negócio.
Ferramenta de Gestão de canais de comunicação – Google Analytics
O aplicativo do Google Analytics é sem dúvidas, uma das ferramentas de gestão mais eficientes para a análise e acompanhamento do marketing digital da sua empresa.
Pois ele organiza todos os seus canais de comunicação de maneira integrada, elabora relatórios de maneira personalizada, oferece kits de desenvolvimento de software para Android e IOS.
Sua finalidade é melhorar a gestão de marketing da sua empresa, analisar a quantidade de vendas, a taxa de conversão de clientes, taxas de engajamento com canais de comunicação e muito mais.
A plataforma realiza análises muito úteis para negócios em expansão, que precisam saber rapidamente qual tipo de marketing é mais efetivo.
Dessa forma, os relatórios ajudam a identificar quais características dão mais resultado no website da sua empresa e quais são as páginas mais procuradas no seu ramo.
Além disso, ainda é possível acompanhar o desempenho da sua publicidade em redes sociais, anúncios dos seus produtos, relevância no buscador da Google e até como os clientes se relacionam com a sua marca por vias indiretas.
Trata-se de uma ferramenta muito poderosa para profissionais de marketing e vendas, e não pode ser ignorada quando se fala em ferramentas de gestão.
Conclusão
Você descobriu algumas ferramentas de gestão que são primordiais para que sua empresa esteja funcionando de forma organizada e harmoniosa.
Cada uma delas possuem um objetivo específico e funcionalidades peculiares. O ideal é que a escolha seja feita conforme a necessidade de sua empresa e projeto a ser executado.
Tem alguma dúvida sobre as ferramentas? Escreve aqui em comentários e até a próxima.
