Desde o início do século 21, o mundo entrou em uma revolução digital, onde ferramentas e apps digitais são usados extensivamente. Todo negócio depende total ou parcialmente de informações digitais que se tornaram um ativo ainda mais importante para as empresas. Para gerenciar essas informações digitais de maneira adequada ao longo de todo o ciclo de vida, são necessárias medidas organizacionais e técnicas adequadas. Mesmo se as organizações estiverem usando soluções de captura e ECM para gerenciar informações, muitas vezes esquecem a última etapa do ciclo de vida: arquivo digital.
Confira abaixo tudo o que você precisa saber sobre arquivo digital:
O que significa arquivo digital?
No “mundo do papel”, a maioria das empresas reduz o arquivamento à sua solução mais simples: armazenar o papel no porão ou em escritórios. Como o papel está se deteriorando de lenta, podemos supor que a legibilidade em longo prazo foi garantida e que a integridade dos documentos pode ser facilmente comprovada.
Devido à rápida evolução da tecnologia e sua rápida obsolescência, a integridade das informações e a legibilidade dos arquivos digitais tornaram-se cruciais. Isso requer medidas técnicas e organizacionais para garantir a preservação da informação.
Seguindo os padrões internacionais, como ISO 14721 ou ISO 16175, uma solução decente de arquivamento digital ajudará sua empresa a se livrar dos arquivos em papel e permitirá que você tenha acesso bem mais fácil às suas informações .
Características do arquivamento digital
Uma solução decente de arquivamento digital requer várias características, como:
- Converter arquivos em um formato de preservação de longo prazo;
- Descrever informações arquivadas;
- Documentar o ciclo de vida e operação de preservação de informações;
- Verificar a validade das informações;
- Garantir a integridade de longo prazo;
- Gerenciar o período de retenção e disposição;
- Monitorar o formato do arquivo e a solução de armazenamento.
O objetivo dos requisitos é preservar o valor legal e / ou financeiro de suas informações. Uma estrutura legal obriga as empresas a preservar uma variedade de documentos, como documentos sociais, documentos de RH, contabilidade e ser capaz de provar sua autenticidade e integridade. Por fim, vale lembrar que o objetivo de uma solução de arquivamento digital é preservar o valor jurídico e administrar o risco de uma reclamação ou ação judicial.
Considerações sobre o arquivo digital
O arquivamento digital parece ser uma tarefa árdua. No entanto, há coisas diferentes a serem consideradas ao contar memórias e itens que você determinou que devem ser mantidos para fins de arquivamento.
- Obsolescência: com os avanços da tecnologia, a mídia de armazenamento vem e vai. Lembra dos disquetes? Dessa forma, atualizar seu arquivo digital é uma parte bem importante de sua política de arquivo digital;
- Metadados: este é um componente crítico no arquivamento digital. Sem ele, ou o suficiente, você terá problemas para encontrar os dados que deseja ao tentar recuperá-los;
- Definir o que serve para um arquivo digital;
- Corrupção de informações;
- Perda de informações (disco rígido, cartão SD e etc.);
- Autenticidade e integridade dos dados;
- Interno ou terceirizado?
- Segurança e acesso.
É possível digitalizar qualquer documento?
Sim! Hoje em dia você pode transformar qualquer documento em um arquivo digital. Além disso, existem diferentes meios de certificação e assinaturas digitais que também conseguem atribuir a mesma validade do papel ao arquivo digitalizado.
Por que digitalizar?
Não é difícil encontrar hoje em dia empresas que optaram pela digitalização de documentos. Quando você faz isso acaba trocando toneladas de papéis por pastas virtuais organizadas e de fácil acesso.
Então, imagine que antes você tinha que mexer em dezenas de gavetas atrás de informações sobre seus clientes. Tudo isso hoje se transforma em uma pastinha no seu PC, com o nome “clientes”.
Por fim, fazer uma boa gestão documental é importantíssimo para qualquer empresa, não importa o segmento. Os documentos guardados possuem sempre alguma relevância, e mantê-los seguros e organizados é bem fundamental.
Quais os benefícios de ter um arquivo digital?
1. Você não perderá dados
Você sabe por que o mundo mudou do papel e pergaminhos para obter informações para a World Wide Web? Entre seus inúmeros benefícios, um com certeza é que você não perde dados que estão online, pois eles sempre ficam onde estão até que sejam deliberadamente removidos de forma permanente.
Benefícios semelhantes podem ser derivados do arquivamento digital. Seus documentos, que podem ser perdidos ou até maltratados, agora estão seguros, arquivados digitalmente, o que é um grande alívio para qualquer empresa.
2. Ecológico
A ideia básica para mudar para arquivos digitais é estar livre da cópia impressa do documento, ou seja, o papel, para que você não apenas satisfaça a necessidade de colocar os dados online, mas também não use o papel. Você sabia que quase 160.000 árvores são “mortas” todos os dias, das quais a maior parte de sua produção é útil na indústria de papel?
Não usar papel tem vários benefícios. As pessoas pensam que se trata apenas do meio ambiente e que você está cumprindo sua responsabilidade social, mas há mais do que isso.
Claro, você está sendo mais responsável com o meio ambiente, mas também está economizando economicamente. Os pacotes de papel custam muito e, além disso, não há limite máximo fixo de pacotes de papel de que você precisará a cada mês.
Por outro lado, os arquivos digitais ajudam você a se livrar do papel e também a economizar o dinheiro gasto com ele.
3. Confidencialidade dos dados
Os dados em papel de capa dura, na forma de arquivos e documentos, sempre apresentam o risco de serem perdidos, destruídos ou roubados. Isso arrisca a confidencialidade dos dados.
Mas, ao arquivar digitalmente os dados na rede mundial de PCs, você está reduzindo os múltiplos riscos. O risco pode não ser totalmente eliminado, mas não podemos negar o fato de que é bem minimizado.
4. Acesso rápido ao que você deseja
Você foi a uma livraria recentemente? Em primeiro lugar, você procura um livro e, quando não o encontra, pergunta no balcão. Mas o homem do balcão não vai às prateleiras para encontrar o seu livro, ele vai até o PC operacional e procura sua localização no prontuário.
Por fim, este é um exemplo de como o arquivamento digital de dados pode conceder a você acesso rápido a seus arquivos, documentos importantes e muito mais.
5. Seja economicamente eficiente
Os arquivos digitais são muito mais econômicos porque, como discutimos no segundo ponto, eles ajudam a economizar muito em papel e material de escritório.
O que mais? Você percebe quanto gasta no transporte de cópias impressas de dados de um local para outro? Este é um daqueles custos que você não percebe que está incorrendo, mas esvazia seu bolso silenciosamente.
Uma vez que os dados estão online, você não precisa transportá-los manualmente ou fisicamente, você pode acessar os dados de qualquer lugar do mundo com apenas um clique. Além disso, também reduz o investimento de tempo na localização dos dados. O armazenamento físico de dados custará muito tempo e lembre-se, embora o dinheiro perdido possa ser recuperado, o tempo perdido não tem substituto.
6. Recuperação fácil
Depois que um arquivo de papel passa pela máquina trituradora, ele desaparece para sempre. Não há caminho de volta. Mas quando os dados estão online, em primeiro lugar, provavelmente não haverá necessidade de excluir um arquivo devido ao enorme espaço disponível e, em segundo lugar, mesmo que haja, há chances de você conseguir recuperá-lo.
Além disso, os arquivos físicos podem ser perdidos por engano, mas após o arquivamento digital, o sistema geralmente verifica com o proprietário antes de tomar qualquer ação.
7. Mais simples de gerenciar
Se você planeja preservar sua papelada de qualquer forma, terá que ser duplamente cuidadoso. A qualidade do papel deteriora-se com o tempo. Dessa forma, você terá que garantir que você os armazene nas melhores condições para garantir que eles não desbotem ou quebrem. Tudo isso é difícil, pois a preservação do papel não é possível sem o uso de vários produtos químicos. Além disso, se não se trata de salvar documentos, você ainda terá que gerenciá-los bem. Se você tiver papéis de tamanhos diferentes, terá que apará-los para arquivá-los. Caso contrário, você ainda terá que laminar, puncionar e preservá-los bem para proteger seus dados. Mas este não é o caso do arquivamento digital. Dessa forma, tudo o que você precisa fazer é digitalizar os documentos, salvá-los nas pastas certas e pronto. Não é bem mais simples?
FAQ
O que é um arquivo digital?
O arquivo digital é uma informação – uma imagem, um texto, uma planilha, um gráfico, etc. – que está salvo em um dispositivo e pode ser compartilhado com outras pessoas.
Quais as características do arquivamento digital?
Uma solução decente de arquivamento digital requer várias características, como:
- Converter arquivos em um formato de preservação de longo prazo;
- Descrever informações arquivadas;
- Documentar o ciclo de vida e operação de preservação de informações;
- Verificar a validade das informações;
- Garantir a integridade de longo prazo;
- Gerenciar o período de retenção e disposição;
- Monitorar o formato do arquivo e a solução de armazenamento.
É possível digitalizar qualquer documento?
Sim! Hoje em dia você pode transformar qualquer documento em um arquivo digital. Além disso, existem diferentes meios de certificação e assinaturas digitais que também conseguem atribuir a mesma validade do papel ao arquivo digitalizado.
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