Cada vez mais os negócios estão se digitalizando. Em tempos em que o trabalho presencial não é mais a única realidade possível, é necessário contar com soluções digitais para continuarmos produzindo e gerando valor no trabalho e na vida. Assim, uma assinatura digital é um procedimento que garante a validação de documentos e assinatura sem precisar se deslocar ou comparecer em um cartório.
Veja também o que é uma assinatura digital e como funciona!
Além disso, a assinatura digital garante, em uma negociação online, que o emissor é quem afirma ser, podendo realizar transações, navegar por site e adquirir produtos sem ser atacado por hackers.
Neste artigo, vamos entender um pouco mais sobre a assinatura digital, como fazer para obter uma e quais são os benefícios. Confira:
O que é uma assinatura digital?
Para quem ainda não está familiarizado com o termo, a assinatura digital é uma maneira segura de assinar documentos que precisam transitar no meio digital, como contratos eletrônicos, por exemplo.
Desse modo, toda assinatura digital se associa a um certificado digital e, é por meio dele, que os dados do usuário recebem proteção, minimizando o risco de violação.
Da mesma maneira que o RG é a comprovação da identidade de uma pessoa, a assinatura digital com certificação é a forma que o advogado tem de se legitimar no ambiente online. Na prática, para que o advogado tenha uma assinatura digital, antes ele precisa ter um certificado digital.
Por força do art. 10, da Medida Provisória n° 2.200-2, assinaturas digitais feitas com certificado digital possuem validade jurídica. Isso significa que, hoje, um contrato assinado no meio digital equivale ao documento físico, sem qualquer tipo de questionamento.
Quais são os benefícios?
Como você percebeu, as assinaturas digitais são uma tecnologia indispensável na vida dos profissionais liberais, principalmente daqueles que integram as áreas de Direito, Medicina e Contabilidade. Assim, independente da forma de atuação, se é “in loco” ou em “home office”, poder contar com as vantagens de um certificado digital facilita muito o dia a dia.
No entanto, além dos benefícios relacionados à autenticidade, segurança e validade jurídica, o privilégio de poder assinar documentos digitais traz outras importantes vantagens. Confira:
Redução de custos
Como todo o processo é feito por meios informatizados, usar essa modalidade de assinatura para documentos digitais proporciona a redução de despesas em vários sentidos. Assim sendo, isso engloba tanto os serviços de advocacia, consultórios médicos e odontológicos como os demais setores que apostam na tecnologia para impulsionar os negócios.
Além de economizar tempo por não precisar ir em cartórios homologar a documentação, esse tipo de assinatura dispensa a necessidade de caixas-arquivos, papéis, impressoras, cartuchos e outros insumos relacionados a cada área profissional. Logo, isso também implica a diminuição de gastos com materiais de limpeza, água, energia elétrica e até mesmo de aluguéis de espaço físico.
Outro ponto relevante é a sustentabilidade atrelada a esse benefício. Assim, quando a sua rotina de trabalho dispensa o consumo de papel e utiliza menos equipamentos elétricos e materiais de escritório, você reduz a utilização de recursos energéticos. Por fim, em termos de responsabilidade sustentável, isso é essencial para a preservação ambiental e para elevar a credibilidade de sua marca.
Otimização de processos
Geralmente, ao implementar documentos eletrônicos e priorizar os recursos como a assinatura digital no seu fluxo de trabalho, os resultados positivos são logo percebidos. Pois, a partir da implementação dessas ferramentas, pode-se melhorar muito a eficiência das atividades e dos processos de rotina.
Com o uso da assinatura digital, não será necessário tanto esforço para encontrar os documentos, assiná-los e liberá-los. Isso acontece porque, nessa modalidade de assinatura, ambas as atividades serão feitas em uma única plataforma. Dessa forma, você também garante mais autenticidade e segurança aos dados, e informações.
Segurança
Conforme já destacado, uma das exigências para assinar documentos digitais é integrá-la a um certificado criptografado, que seja emitido por uma Autoridade Certificadora. Assim, esse procedimento preserva a identidade do usuário, a proteção das informações e a autenticidade do documento, o que ajuda também a prevenir fraudes.
Em vias gerais, a utilização de documentos impressos incorre no risco de perda e de diferentes danos causados por sujeiras, rasuras e até mesmo pela ação do tempo. No entanto, é possível evitar esses riscos quando se utiliza uma plataforma de assinatura digital, pois os critérios de segurança são garantidos pelos algoritmos de criptografia de ponta.
Praticidade
A praticidade é outra vantagem implícita ao uso da certificação digital para assinar documentos. Assim, desde que se tenha acesso a um PC com internet, o signatário pode contar com a praticidade de acessar o documento e assiná-lo quando precisar.
Em quais documentos a assinatura digital pode ser usada?
Como a legislação brasileira não restringe os tipos de documentos a serem utilizados a partir dessa autenticação, você pode usar a assinatura digital de maneira bem diversa. Portanto, destacamos abaixo os principais formatos de documento em que ela é aplicada:
- Contratos e aditivos: quando você precisa firmar contrato com seus clientes, fornecedores ou colaboradores, a assinatura digital pode ser usada;
- Documentos laborais: folhas de pagamento, advertências, rescisões e afins podem ser assinados digitalmente;
- Receitas e relatórios médicos: profissionais da área da saúde também podem fazer uso da assinatura digital;
- Ordens de serviço ou pagamento: caso precise enviá-la a um cliente, é conveniente pedir que ele a firme;
- Contratos de prestação de serviços: para que todas as partes estejam a par de suas obrigações e deveres na prestação de um serviço, é necessário recorrer à assinatura do contrato que pode ser feita de forma digital.
Como fazer assinatura digital grátis no Word?
Chamamos de linha de assinatura o espaço reservado no documento do Word em que você insere a sua assinatura, tal como é feito em documentos impressos. No entanto, por se tratar de um procedimento online, a sua inserção é feita de uma maneira bem diferente.
Enquanto num documento físico, o signatário pega a caneta e assina o papel, quando se trata de arquivos de Word, há três opções que a pessoa pode escolher:
- Digitar o nome no campo de assinatura;
- Inserir a imagem escaneada da assinatura manuscrita;
- Assinar o documento caso seu dispositivo conte com a opção de “tela touch”.
Como criar uma linha de assinatura
Ao abrir o arquivo do Word, coloque o cursor do mouse no ponto em que você quer criar a linha de assinatura. Em seguida, no menu “Inserir”, acesse o grupo “Texto”, clique em “Linha de Assinatura” e, depois, em “Linha de Assinatura do Microsoft Office”. Assim, será exibida uma caixa de Configuração de Assinatura em que você deve colocar as informações referentes à pessoa que assinará o documento.
Após preencher os campos de signatário, título, e-mail e instruções, você deve determinar se quer que a pessoa a firmar o documento digite a razão da assinatura e mostrar a data dela caso isso seja necessário.
Como inserir a assinatura na linha?
O campo de assinatura pode seguir o mesmo formato usado nos documentos físicos: identificação de nome e cargo abaixo da linha. Assim, para que o signatário possa colocar sua firma, ele precisará seguir os passos abaixo.
- Primeiramente, clique com o botão direito do mouse na linha de assinatura. No menu exibido após o clique, selecione “Assinar”;
- Se ele quiser assinar manualmente usando um tablet ou PC com a opção “screen touch”, basta fazê-lo em cima da linha indicada por você no documento.
- Caso ele opte por uma imagem que traga a sua assinatura escrita, deverá clicar em “Selecionar Imagem” e, dentro da caixa exibida, optar por “Selecionar Imagem da Assinatura”. Por fim, é só selecionar o arquivo do PC e clicar em “Selecionar”.
Quais os 5 melhores serviços de assinatura digital grátis?
Smallpdf
Com design limpo e amigável, basta informar o contato do remetente e destinatário e ele envia pra você. Assim, ele serve tanto para envio de documentos assinados pelo usuário, quanto para solicitações de assinatura de terceiros. E não é só isso. Dessa forma, otimize, ajuste, altere, adicione, transforme e proteja seu documento pdf em um só lugar e online.
- Grátis por 14 dias;
- Com cadastro e registro de cartão de crédito;
- Compartilha documentos por e-mail, link ou WhatsApp.
Clicksign
Apresenta muitos tutoriais e explicações em listas, mas é pouco amigável para quem busca a parte gratuita ou fazer uma assinatura de forma rápida.
- Possui pacote grátis de 5 documentos;
- Limite renovado automaticamente todos os meses;
- Permite apenas upload do documento a ser assinado;
- Não envia o documento a terceiros.
D4sign
Um serviço completo dentro uma plataforma simples e com design que não chama atenção à primeira vista. No entanto, passa muita segurança ao exibir o histórico de assinaturas feitas e seus destinos. Além de armazenamento por 5 anos em cofre criptografado.
- 3 assinaturas grátis;
- Sem limite de cadastros;
- Opção de uso da tela do smartphone para assinatura;
- Compartilha documentos por e-mail.
Portal de Assinaturas
Possui envio de documentos assinados ao destinatário. Além disso, organiza e armazena arquivos em pastas por até 5 anos. Por fim, recebe notificações de documentos pendentes de assinatura.
- 10 documentos grátis por 30 dias;
- Compartilha documentos por e-mail;
- Pode ser acessado pelo smartphone ( iOS ) ou ( Windows ).
Autentique
Cadastro simples com uso das redes sociais. Ambiente limpo e altamente amigável, com organizadores de pastas. Interface prática no uso, fazendo com que o usuário se sinta tão confortável quanto se estivesse a checar sua caixa de e-mails.
- 20 documentos grátis por mês;
- Usuários e signatários ilimitados;
- Documentos podem ser organizados em pastas;
- Compartilha documentos por e-mail, ilimitado.
Plataforma gratuita do governo
O serviço está disponível para qualquer cidadão com uma conta gov.br prata ou ouro (contas bronze não podem utilizar o serviço). Para utilizar o serviço da assinatura digital, o solicitante precisa ter uma conta gov.br validada por uma das opções abaixo:
- Reconhecimento facial realizado pelo aplicativo gov.br ( baixar aqui );
- Bancos credenciados;
- Certificado digital.
Por fim, verifique aqui se sua conta gov.br possui a validação necessária para utilizar a assinatura digital.
FAQ
Como fazer uma assinatura digital grátis?
Para fazer uma assinatura digital grátis basta acessar um site como o Smallpdf. Nele você poderá criar a sua assinatura digital e também assinar os documentos necessários.
Qual a melhor assinatura digital gratuita?
Atualmente, existem vários programas capazes de criarem uma assinatura digital de forma gratuita. Confira a lista:
- Smallpdf;
- Clicksign;
- D4sign;
- Portal de Assinaturas;
- Autentique.
O que é uma assinatura digital?
Para quem ainda não está familiarizado com o termo, a assinatura digital é uma maneira segura de assinar documentos que precisam transitar no meio digital, como contratos eletrônicos, por exemplo. Desse modo, toda assinatura digital se associa a um certificado digital e, é por meio dele, que os dados do usuário recebem proteção, minimizando o risco de violação.
Gostou? O que achou? Deixe seu comentário!
