Pode ser difícil escolher uma ferramenta de gestão de projetos que funcione para você quando existem aparentemente inúmeras opções por aí. Mas antes de escolher de forma aleatória uma ferramenta de gestão de projetos por frustração ou falta de tempo para pesquisar, considere essas dez principais ferramentas de gestão de projeto. Além disso, tenha em mente que o melhor para você dependerá das necessidades e recursos específicos de sua organização.
Veja também a importância do Gerenciamento de Projetos!
Neste artigo, você verá quais são as 10 principais ferramentas de gestão de projeto. Mas antes, é necessário entender o que é são essas ferramentas. Confira:
O que são ferramentas de gestão de projetos?
Para entender melhor o conceito de um software de gestão de projetos, convém entender como os projetos maiores são conduzidos. Geralmente são muitas etapas necessárias, com a execução de cada uma ocorrendo de acordo com uma série de condições. Além disso, também é preciso controlar o tempo de duração de cada uma dessas fases, além de fazer uma boa gestão de todos os recursos envolvidos no projeto.
Fazer tudo isso sem o auxílio de uma ferramenta seria bem difícil, até mesmo impossível. É nesse cenário que surgem os sistemas de apoio. Assim, eles são feitos especialmente para atender essa demanda, de forma que a condução dos projetos pelos gestores se dê da forma desejada. Por fim, também existe a facilidade de dividir o conteúdo com todos os participantes, e isso contribui para o sucesso da empreitada.
Quais são as 10 principais ferramentas de gestão de projetos?
Artia
O Artia é uma das ferramentas de gestão de projetos mais completas dessa lista. Suas funções incluem: controle financeiro ( comparando o custo estimado com o real ), sistema de apontamento de horas de colaboradores, relatórios de desempenho, kanban, e muito mais. Tudo isso em uma interface intuitiva, facilitando o trabalho de todos os envolvidos.
Mas o grande diferencial do Artia é possuir a técnica Pomodoro: metodologia de tempo de trabalho que permite dividir o esforço em tempos de 25 minutos e intervalos de 5, aumentando a sua produtividade.
A versão gratuita possui um modesto limite de participantes e espaço de armazenamento, mas o software possui versões pagas para atender as necessidades de empresas de variados tamanhos.
Microsoft Project
O Microsoft Project, também conhecido como MS Project, é uma das ferramentas de gestão de projetos ( PMO ) mais tradicionais do mercado, lançada em 1985.
Assim, ela oferece soluções para planejar e gerenciar o trabalho, para empresas de todos os tamanhos.
A sua interface se assemelha bastante ao Microsoft Excel, do Pacote Office, e ao Google Sheets. Nela, é possível estruturar o fluxograma de projetos de acordo com modelos predefinidos e customizáveis, sendo de fácil usabilidade.
Por fim, vale lembrar que os planos são pagos e variam de acordo com a demanda da sua empresa.
Jira
Desenvolvido pela Atlassian, o Jira é um dos softwares mais utilizados para o desenvolvimento ágil de projetos. Assim, o software garante uma ótima visibilidade das atividades do projeto, além de respeitar o fluxo de trabalho da equipe e permitir integrá-lo com as ferramentas já disponíveis de antemão.
Com o Jira, é bem fácil e intuitivo criar quadros Kanban e Scrum, por exemplo. Isso promove tanto a colaboração quanto uma visão completa do projeto, permitindo que todos os membros tenham uma melhor percepção de tudo o que está acontecendo.
Ao usar o Jira também é possível criar relatórios ágeis, permitindo que toda a equipe tenha acesso ao que é realizado em cada sprint. Além disso, o Jira proporciona a facilidade na criação e compartilhamento de roteiros que se adéquem ao trabalho que é realizado no momento.
Slack
O Slack promete centralizar toda a comunicação da sua empresa através de um software de chat e compartilhamento de arquivos. Ele é muito escolhido para a gestão de projetos pois permite organizar conversas através de canais, assim você pode manter chats com os “stakeholders” de cada projeto.
Por fim, o Slack permite a integração com outras ferramentas como o Google Drive e o Dropbox. Assim como o Artia, o Slack possui uma versão gratuita e versões pagas para empresas que precisam de funcionalidades mais sofisticadas.
GanttProject
O GanttProject é mais um software “open-source” gratuito de gestão interativo de cronogramas de projetos para PC e, segundo os próprios criadores, focado em pequenas e médias empresas que necessitam monitorar os gráficos de Gantt.
Gráficos de Gantt são curvas que representam as fases de projeto. No Gantt Pro, por exemplo, há ferramentas de projeção e análises de caminhos críticos e monitoramento dos projetos.
De interface limpa e descomplicada, outro diferencial do GanttProject é o fato de ser um software de código aberto, com funcionalidades adaptáveis às necessidades de cada organização ( basta que você tenha um desenvolvedor habilidoso à disposição ).
Um ponto negativo é que, por ser software, o Gantt Pro não hospeda nada na nuvem. No entanto, o software é compatível com os principais SOs do mercado, como o Windows, o Linux e também o iOS.
Trello
Também desenvolvido pela Atlassian, o Trello traz um conceito bem interessante para a execução do projeto. Assim, ele tem a proposta de propiciar a organização com maior cooperação e produtividade, além de proporcionar uma gestão de projeto mais flexível, satisfatória e até mesmo jocosa.
Nele, as informações ficam disponíveis em uma consulta e concede a oportunidade de trabalhar com qualquer tipo de projeto. Além disso, ele também possibilita a sincronização com diversos dispositivos e facilidade de colaboração em qualquer lugar ( acesso remoto por meio da nuvem ).
O processo é bem simples:
- Crie um quadro ( Kanban ) para o projeto e convide o time;
- Em seguida, crie as etapas do fluxo de trabalho;
- Crie cartões para as tarefas ou informações a serem organizadas;
- Arraste os cartões entre as etapas, atualizando o seu status.
Outro ponto no Trello que vale a pena mencionar é a automação do fluxo de trabalho, no qual se propõe a eliminar as tarefas monótonas existentes em um empreendimento. Além do mais, o programa viabiliza a integração com outros apps, e existem os “Power-Ups”, que são apps que permitem estender o Trello, adicionando novas formas de visualização e integrações, por exemplo. Por fim, é possível baixar “power-ups” do Marketplace ou construir os seus próprios conforme a necessidade do projeto que está sendo conduzido.
Podio
Ferramenta completa para gerenciar o trabalho de empresas, o Podio também é uma das melhores ferramentas de gestão de projetos. Assim, ele organiza prazos de entrega, tarefas e arquivos em um só lugar.
Através do Podio todos os envolvidos no projeto conseguem visualizar o que está sendo planejado, em progresso e completo. O Podio ainda disponibiliza vários filtros para verificar, por exemplo, as entregas que uma única pessoa fez.
Outra função bem interessante do Podio é a de armazenar o histórico dos antigos projetos para que possam ser usados como referência do que deu certo ( ou errado ). Por fim, vale lembrar que essa ferramenta de gestão de projetos possui uma versão grátis para até 5 funcionários e versões pagas para empresas maiores.
Bitrix24
O Bitrix24 é mais um software completo de gestão de negócios, que oferece uma solução gratuita em CRM e gestão de projetos com foco na colaboração das equipes.
Seu principal objetivo é integrar os times dentro da organização através de uma plataforma que centralize as informações do negócio.
A plataforma da Bitrix24 possui mais de 30 funcionalidades, com suporte aos gráficos de Gantt, automação de marketing e CRM, criação de sites, compartilhamento de documentos e ferramentas de comunicação como chat e vídeo conferência.
O recurso-chave do Bitrix24 é permitir a atribuição da carga horária prevista para cada participante em um determinado projeto, gerando um comparativo entre as horas previstas e o trabalho realizado.
A plataforma ainda tem outras funcionalidades, como as tradicionais funções de checklist e quadros de tarefas, que permitem aos gestores terem maior controle das tarefas que ainda precisam ser realizadas.
Por fim, o Bitrix24 conta com uma versão gratuita ( com limite de participantes ) e versões premium.
Microsoft Planner
Essa é outra ferramenta desenvolvida e ofertada pela Microsoft, mas com uma proposta mais ágil e simples que o MS Project. Essa solução tem o foco na organização do trabalho das equipes.
Assim, o objetivo do Microsoft Planner é eliminar o desalinhamento durante a execução de um projeto. Por isso, ele foi elaborado para ajudar a desenvolver novos planos, estruturar a distribuição e organização das tarefas, facilitar o compartilhamento de documentos e otimizar a comunicação para obter informações do status do andamento dos trabalhos.
Ele possui uma interface clara ( quadro Kanban ), dando visibilidade e transparência sobre o estado real das tarefas. Além disso, também tem a flexibilidade para mover a tarefa de uma coluna para outra quando alterada a sua situação.
O Planner é um app do Microsoft Office 365 e faz parte das assinaturas empresariais do Office 365. Dessa forma, é uma excelente alternativa ao Trello, principalmente se a empresa já utiliza plataforma Office 365, que permitirá integração entre os softwares da Microsoft.
Asana
O Asana reúne várias funcionalidades para a gestão de projetos como o kanban, atribuição de tarefas a participantes e exibição das estatísticas do progresso do projeto. Mas seu grande diferencial é na visualização da linha do tempo do cronograma: ele possui uma interface que mostra o andamento de cada atividade em função do tempo, permitindo navegar através dos dias e ver o que cada participante é responsável por fazer.
Através desse cronograma os participantes têm clareza de quais tarefas precisam ser feitas para desencadear outras. Por fim, o software é gratuito para empresas pequenas e oferece pacotes pagos para empresas maiores.
FAQ
Quais são as principais ferramentas de gestão?
- Artia;
- Microsoft Project;
- Gira;
- Slack;
- GanttProject;
- Trello;
- Podio;
- Bitrix24;
- Microsoft Planner;
- Asana.
O que é uma ferramenta de gestão de projetos?
As ferramentas de gestão de projetos são feitas especialmente para atender a demanda da gestão de projetos, de forma que a condução dos projetos pelos gestores se dê da forma desejada. Por fim, também existe a facilidade de dividir o conteúdo com todos os participantes, e isso contribui para o sucesso da empreitada.
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