Seja trabalhando em um pequeno projeto com metas comerciais modestas, ou em uma grande iniciativa com impactos corporativos abrangentes, é mais do que essencial entender o ciclo de vida da gestão de projetos. Portanto, hoje separamos cada as fases de um projeto e explicamos cada uma delas.
Veja também como fazer um projeto!
Aprenda as quatro etapas do ciclo de vida da gestçao de projetos para manter seu projeto organizado e no caminho certo, da iniciação ao encerramento. Mas antes entenda o que é e qual a importância de entender as fases de um projeto. Confira:
O que é e qual é a importância do ciclo de vida de um projeto?
O “Project Life Cycle”, no português chamado de Ciclo de Vida de um Projeto, consiste nas etapas que um determinado projeto deve passar, desde os seus passos iniciais até a sua finalização. A divisão do projeto em uma estrutura formada por fases que se complementam é importante porque agiliza o processo de gestão. Além disso, essa divisão também permite determinar com mais segurança como alcançar os objetivos propostos.
Desse modo, se torna mais fácil o trabalho do gestor na hora de conduzir as atividades das partes interessadas na conclusão do projeto. Algumas das vantagens de determinar o ciclo de vida de um projeto são a organização e também a manutenção do foco da equipe em um objetivo previamente determinado.
Por que é importante entender as fases de um projeto?
Quando você vai ler um livro, existem vários capítulos. Assim, se você ler apenas o primeiro e o último, provavelmente não terá sentido, porque cada uma daquelas partes tinha um adicional lógico importante para a compreensão do desfecho da história.
Trazendo isso para o universo dos projetos, sem uma boa delimitação da sequência de atividades aplicadas, abre-se muita margem para o erro. Assim, ao pular etapas importantes, momentos e processos ficam perdidos e desalinhados da visão inicial, o que compromete diretamente o sucesso do projeto.
Qual os benefícios desta prática?
Existem inúmeros benefícios que o ciclo de vida de um projeto pode angariar para a sua organização. Portanto, conheça os principais e descubra quais podem sanar a sua necessidade corporativa:
Melhora a comunicação na equipe
O ciclo de vida intensifica a comunicação e ajuda a definir as funções que existirão em um determinado projeto. Isso se dá porque ele fornece uma estrutura que é visível e compreendida por todos os membros envolvidos.
Além disso, as funções e responsabilidades podem ser atribuídas de acordo com cada fase. Portanto, isso torna mais fácil para os colaboradores entenderem o que devem fazer, além de auxiliar a empresa a planejar os recursos com o intuito de evitar o desperdício.
Permite que cada detalhe seja rastreado
O ciclo de vida de um projeto possibilita que o gerente vincule o progresso diretamente a cada fase e reconheça a sua conclusão, abrangendo todos os detalhes e pormenores necessários.
Assim, desde a produção do planejamento até mesmo aos planos auxiliares, tudo pode ter um acompanhamento, como os riscos e as chances de a fase de implementação ser efetiva.
Prevê a evolução progressiva do projeto
O fato de existirem fases dentro do ciclo de vida de um projeto é fundamental, pois auxilia na compreensão de sua evolução e garante que os envolvidos possam identificar as áreas que precisam de maior atenção. Isto é o que acontece, por exemplo, na gestão de riscos das fases iniciais e nas revisões antes da fase de Implementação.
A cada etapa vivenciada, o projeto é elaborado com mais detalhes e as estimativas de custos são aprimoradas, levando a um refinamento e também a uma evolução progressiva. Tudo isso é fundamental para uma tomada de decisões mais eficaz e na criação de uma estimativa de seu sucesso.
Quais são as fases de um projeto?
Determinar uma divisão do projeto em fases assegura que ele possui um perfil temporário, com início, meio e fim. Isso facilita para a equipe estipular cronogramas e prazos de entrega, tornando o trabalho mais dinâmico e ágil.
As fases do ciclo de vida de um projeto são fundamentais para guiar os profissionais que ocupam posições de lideranças em uma empresa, por exemplo.
Dependendo do tipo do projeto em andamento, cada fase do ciclo pode se dividir em “subunidades”. Assim, a estrutura básica das fases consiste em: início do projeto, planejamento, execução e por fim, o encerramento do projeto.
OBS: algumas metodologias também incluem uma quinta fase, a de controle ou monitoramento, mas este artigo irá incorporá-la nas fases de execução e encerramento.
1. Iniciação
Também conhecida como Início do Projeto, ela consiste em uma fase que visa identificar as necessidades mais evidentes do projeto. Nessa etapa, o problema a ser solucionado é analisado. Além disso, há também a determinação da missão e dos objetivos do projeto.
A fase da iniciação também é o espaço onde se identificam as partes interessadas, também conhecidas como “stakeholders”. Eles são os indivíduos ou as instituições que vão ser afetados ( direta ou indiretamente ) pelo projeto que está para ser realizado.
Por fim, essa fase inicial também é marcada pela realização do esboço que representa as principais características do serviço ou produto a ser projetado.
Passos da fase de iniciação
Veja os passos da fase de iniciação do projeto abaixo:
- Fazer um estudo de viabilidade: identifique o principal problema que seu projeto solucionará e se realmente será possível criar essa solução;
- Identificar o escopo: defina a intensidade e a amplitude do projeto;
- Identificar as entregas: defina o produto ou serviço que será fornecido;
- Identificar as partes interessadas do projeto: descubra quem o projeto afeta e quais são suas necessidades;
- Desenvolver um caso de negócios: use os critérios acima para comparar os possíveis custos e benefícios do projeto para determinar se ele deverá avançar;
- Desenvolver uma declaração de trabalho: documente os objetivos, escopo e resultados do projeto que você identificou anteriormente na forma de um acordo de trabalho entre o proprietário do projeto e as pessoas que trabalharão nele.
2. Planejamento
Nessa etapa o escopo é melhor detalhado, bem como é realizado o levantamento dos recursos necessários para a realização do projeto.
Assim, essa fase é onde se define as competências de cada integrante da equipe e também a elaboração de um cronograma apontando prazos e datas de entrega.
Além disso, o planejamento também é a oportunidade onde é escolhida a metodologia da gestão do projeto. Graças a ele é possível saber quando passar para a próxima fase.
Passos da fase de planejamento
Veja os passos da fase de planejamento do projeto abaixo:
- Criar um plano de projeto: identifique o cronograma do projeto, incluindo suas fases, tarefas a serem feitas e possíveis restrições;
- Criar diagramas de fluxo de trabalho: use raias para visualizar os processos e garantir que os membros da equipe entenderam claramente suas responsabilidades;
- Fazer um orçamento e criar um plano financeiro: use estimativas de custos para determinar quanto gastará no projeto, visando obter o maior retorno sobre o investimento possível;
- Juntar recursos: crie sua equipe funcional com funcionários internos e externos, e certifique-se de que todos possuem as ferramentas necessárias ( software, hardware e etc. ) para concluir suas tarefas;
- Antecipar riscos e possíveis obstáculos de qualidade: identifique os problemas que podem estagnar seu projeto, e faça um plano para reduzir esses riscos e manter a qualidade e o cronograma do projeto;
- Organizar uma reunião de lançamento de projeto: faça a integração de sua equipe e descreva o projeto para que ela possa começar a trabalhar rapidamente.
3. Execução
Nessa fase, o projeto passa a ser feito definitivamente. Portanto, é aqui que são feitos o monitoramento e o controle dos avanços do trabalho. Além do mais, a fase da execução também é o espaço para a realização de eventuais correções e alterações no projeto.
Na execução é onde o projeto aos poucos começa a ganhar forma e se tornar uma realidade. Por isso, a participação de todos na equipe é bem importante.
Passos da fase de execução
Veja os passos da fase de execução do projeto abaixo:
- Criar tarefas e organizar fluxos de trabalho: atribua aspectos fracionados do projeto aos membros da equipe, e certifique-se de que eles não estão sobrecarregados;
- Informar membros da equipe sobre as tarefas: forneça orientações sobre como elas devem ser concluídas e organize treinamentos relacionados ao processo, se necessário;
- Comunicar-se com membros da equipe, clientes e a diretoria: atualize e informe as partes interessadas do projeto em todos os níveis sobre quaisquer novidades;
- Monitorar a qualidade do trabalho: certifique-se de que os membros da equipe estão cumprindo suas metas de prazo e qualidade referente às tarefas;
- Gerenciar o orçamento: monitore os gastos e o andamento do projeto em termos de ativos e recursos.
4. Encerramento do projeto
É quando o projeto finalizado deve ser entregue. Assim, essa fase envolve alguns elementos importantes, como, por exemplo, o anúncio de fechamento com os “stakeholders”, a entrega e a aprovação do projeto.
Além disso, o encerramento também representa o arquivamento do projeto e a elaboração de uma lista contendo tudo o que foi aprendido e aproveitado na realização das etapas anteriores.
Todavia, é importante que um gerente de projetos esteja atento para o fato de que nem sempre as fases de um projeto ocorrem de maneira linear.
Passos da fase de encerramento
Veja os passos da fase de encerramento do projeto abaixo:
- Analisar o desempenho do projeto: use uma lista de verificação para avaliar se as metas do projeto foram atingidas ( tarefas concluídas dentro do prazo e dentro do orçamento ) e se o problema inicial foi solucionado;
- Analisar o desempenho da equipe: avalie o desempenho dos membros da equipe, se cumpriram os objetivos, a qualidade de seu trabalho e também se foram pontuais;
- Documentar o encerramento do projeto: certifique-se de que todos os aspectos do projeto foram concluídos, que não há pendências e que enviou relatórios para as principais partes interessadas;
- Realizar avaliações pós-implementação: faça uma análise final do projeto, e considere tudo o que aprendeu para implementar em projetos semelhantes no futuro;
- Verba do orçamento usada e não usada: distribua recursos remanescentes para projetos futuros.
Dicas para definir as fases de um projeto
Para estipular qual será o ciclo de vida de um projeto é necessário levar em conta o tipo de produto. A partir daí é válido seguir algumas dicas. Confira:
Encontrar a metodologia
É fundamental que um gerente de projetos utilize a metodologia adequada para o projeto. Para um projeto com ciclo de vida adaptativo, pode-se utilizar a Metodologia Scrum, por exemplo. Mas isso vai depender tanto do processo quanto do produto.
Compreender quem são os “stakeholders”
A parte interessada é um importante componente para a realização de um projeto. Em muitos casos é importante interagir com eles no decorrer das fases.
Analisar o volume de atividades
Como as fases vão ser monitoradas e analisadas constantemente, é pertinente ter uma noção prévia do quanto cada fase vai necessitar de trabalho.
FAQ
Quais são as fases de um projeto?
- Início do Projeto;
- Planejamento;
- Execução;
- Encerramento do Projeto.
Por que é importante entender as fases de um projeto?
A divisão do projeto em uma estrutura formada por fases que se complementam é importante porque agiliza o processo de gestão. Além disso, essa divisão também permite determinar com mais segurança como alcançar os objetivos propostos.
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