Criar um fluxo de processo bem definido é algo bem fundamental para garantir uma visão mais completa e precisa sobre as atividades de uma empresa. Assim, com ele, as operações se tornam mais fluidas e previsíveis, todos têm ciência sobre as tarefas que precisam cumprir, quais resultados devem ocorrer em cada etapa e como elas se relacionam com o todo. Além disso, também têm visibilidade sobre quais são os pontos passíveis de melhorias e quais as medidas a adotar em possíveis situações críticas.
Veja também 5 passos para criar um fluxograma!
Essa capacidade de organização e previsibilidade é imprescindível diante dos crescentes desafios impostos pelo mercado. Afinal, o universo corporativo não consiste em uma ciência exata e está sujeito a inúmeras mudanças e incertezas.
Portanto, confira o que é e como utilizar o fluxo de processo na sua empresa.
O que é o fluxo de processo?
O fluxo de processo é o agrupamento de todas as tarefas necessárias para que uma determinada atividade seja realizada. É representado em um fluxograma, que utiliza diferentes símbolos para indicar, desde o início até o final, todo o percurso que tal atividade deve tomar, com entradas e saídas bem definidas, para ser bem sucedida.
O fluxograma é um tipo de diagrama cujo objetivo principal é mostrar o movimento e a ordem do fluxo de tarefas, especificando como as ações devem ser executadas e quem são os responsáveis por elas. Assim, tornando o processo mais claro para todos os envolvidos através da representação gráfica.
Esse tipo de ferramenta já é uma velha conhecida dos gestores de muitas empresas, que a utilizam no mapeamento de processos do negócio, a fim de otimizar o desempenho e gerar mais produtividade, ficando mais perto dos resultados esperados.
Além disso, o fluxograma de processos é uma ferramenta que pode ser útil no planejamento e controle de reembolsos de despesas corporativas, principalmente para representar o caminho necessário para que o reembolso de despesas ocorra de forma transparente e sem problemas.
Para que serve um fluxo de processo?
O objetivo do fluxograma é facilitar a compreensão do processo a partir do desenho de cada um de seus estágios.
Por isso, essa é uma ferramenta que ajuda a garantir qualidade na gestão de empresas e é útil para este fim desde a sua criação em 1921, pelo engenheiro industrial e especialista em eficiência, Frank Gilbreth.
Por fim, o uso dessa ferramenta traz uma série de benefícios para as organizações. São elas:
Padronização do processo
Quando o processo está documentado todos podem conferir o que deve ser feito, assim, é muito mais provável que a forma de fazer se torne um padrão entre os colaboradores.
Além disso, sempre que houver dúvida é possível consultar o fluxograma, garantindo que essa informação não se perca.
Gera oportunidades contínuas de melhorias
O fluxograma permite que o processo seja constantemente revisitado, possibilitando, dessa forma, a análise crítica, a identificação de falhas e as oportunidades de melhoria.
Assim, é possível mantê-lo sempre atualizado e otimizado para a realidade da empresa.
Ajuda a compreender o impacto das atividades no objetivo final
Fluxogramas de processos são feitos para facilitar o entendimento e padronização de procedimentos, gerar análises críticas, mas, também, porque eles ajudam a deixar claro para o colaborador o motivo pelo qual as atividades são feitas daquela forma.
Fluxogramas ocorrem a partir de uma lógica e, se a seguirmos da maneira correta, o objetivo final daquele processo será possível. Isso contribui para que o funcionário entenda a importância do seu desempenho na organização.
Tipos de fluxo de processo
1. Fluxo de processo linear
É aquele que basicamente demonstra quando o processo começa e quando termina, a sequência das atividades, além de indicar, é claro, os momentos de tomada de decisão.
2. Fluxo de processo funcional
É aquele que, além de demonstrar o início e o término do processo, a sequência de atividades e os momentos de tomada de decisão, também traz uma visão de atores do processo, utilizando “raias” para atribuir responsabilidades. Assim, as raias são elementos gráficos que lembram contêineres e que “abrigam” todas as atividades, decisões e outros elementos pertencentes a determinado departamento, papel ou pessoa.
Uma vez que você tenha conseguido memorizar os principais elementos do fluxo de processo e seus respectivos significados, está pronto para começar a aplicá-lo na sua organização.
Como fazer um fluxo de processo?
Agora que você já sabe o que é e os tipos mais comuns de fluxos de processo, é hora de colocar a mão na massa.
Portanto, veja o passo a passo de como criar o seu:
1. Comece listando as atividades do processo
Mapeie o seu processo para entender qual é o passo a passo dele. Procure entender o que faz o fluxo iniciar e quais são as fases para que ele chegue até o fim. Reflita sobre cada atividade e faça uma lista.
Se possível, pense sobre a natureza de cada ação. Ela exige tomada de decisão? É uma tarefa simples que depende apenas do colaborador? Com quais outras ela está interligada? Isso vai facilitar o trabalho de passar as informações para a ferramenta escolhida.
2. Organize os documentos das áreas
As diferentes áreas responsáveis pelo processo, ou os setores com processos interdependentes, reúnem documentação própria sobre esses processos. Esses documentos geralmente contêm dados valiosos sobre os métodos da organização, e devem se organizar como parte da criação do fluxo de processo.
Levando em consideração que cada atribuição será prevista no fluxo, e que cada etapa pode gerar um documento específico (como uma proposta comercial, um relatório de marketing, um contrato, um termo etc.), procure direcionar esses documentos corretamente aos interessados após a coleta das informações de sua organização.
3. Identifique onde o processo começa e onde ele termina
Todo processo possui “fronteiras”, ou seja, um início e um fim bem definidos. É fundamental saber exatamente onde as etapas começam e quais são os resultados obtidos a partir de cada uma delas, pois é isso o que define o ciclo processual .
Prever o ponto de partida e o término permite que fases a serem feitas sejam mais bem definidas. Além disso, também evita que os profissionais envolvidos se confundam na hora de reconhecer as tarefas que compõem o fluxo, inserindo atividades irrelevantes ou não relacionadas aos seus objetivos.
4. Proponha melhorias
Quando todas as atividades e demandas são listadas, seus documentos são organizados e as fronteiras são identificadas, é chegado o momento de definir as melhorias para o novo diagrama de fluxo de processo.
Portanto, converse com gestores e participantes dos processos sobre gargalos, analise com calma o fluxograma montado e defina metas.
5. Escolha uma ferramenta
Do papel aos softwares focados em fluxogramas, existem diversas opções disponíveis para montar o seu. Basicamente qualquer plataforma que permita desenhar formas geométricas e escrever pode ser útil para criar um fluxograma.
A seguir, confira algumas opções e escolha a que mais se adequa às suas necessidades.
- Papel e caneta;
- Word;
- PowerPoint;
- Canva;
- Lucid Chart, ferramenta voltada para o desenho de fluxogramas que conta com versão gratuita para desenhos menos complexos.
6. Monte o fluxograma de processo
Com a lista de atividades em mãos e a ferramenta escolhida, é hora de montar o fluxograma. A seguir, trazemos algumas boas práticas:
- Selecione o ícone correspondente a cada atividade. Não é preciso usar todos os símbolos, é claro. O mais importante é que o desenho esteja de acordo com a realidade e seja fácil de entender;
- Não deixe de fora os eventos de início e fim, que são fundamentais para a compreensão do fluxograma;
- Conecte corretamente as atividades usando as setas, de modo que o leitor entenda qual direção o fluxo deve seguir. Exceto a etapa final, todas as outras devem ter sequência. Além disso, somente as fases que envolvem decisão podem ter mais de um caminho. As outras devem ter uma única continuação;
- Procure manter os ícones com um mesmo tamanho, para tornar a leitura mais harmoniosa;
- Use cores para diferenciar cada tipo de símbolo, evidenciando que se tratam de ações diferentes;
- Identifique as ações usando verbos no infinitivo, como enviar, receber, comprar e agendar.
7. Revise o seu fluxo e compartilhe-o com os envolvidos
Depois de desenhar o fluxo, revise-o para garantir que é possível compreender as etapas, que não existem loops ou atividades sem uma continuação. Assim, o caminho deve sempre chegar até a etapa final.
Por fim, compartilhe o fluxograma com os envolvidos. Caso algum colaborador não conheça a ferramenta, explique sobre como utilizá-la.
Vale lembrar que, por mais que o fluxo tenha sido bem pensado e revisado, durante o uso no dia a dia a equipe pode encontrar inconsistências. Portanto, tenha em mente que ele provavelmente precisará de alterações.
FAQ – Fluxo de processo
O que é o fluxo do processo?
O fluxo de processo é o agrupamento de todas as tarefas necessárias para que uma determinada atividade seja feita. É representado em um fluxograma, que utiliza diferentes símbolos para indicar, desde o início até o final, todo o percurso que tal atividade deve tomar, com entradas e saídas bem definidas, para ser bem sucedida.
Quais os tipos de fluxo de processo?
Existem dois tipos de fluxo de processo. Eles são:
- Fluxograma de processo linear;
- Fluxograma de processo funcional.
Como fazer um fluxo de processo?
- Comece listando as atividades do processo;
- Organize os documentos das áreas;
- Identifique onde o processo começa e onde ele termina;
- Proponha melhorias;
- Escolha uma ferramenta;
- Monte o fluxograma de processo;
- Revise o seu fluxograma e compartilhe-o com os envolvidos.
