De forma resumida, podemos dizer que o regime de caixa é um regime contábil em que as receitas e despesas da empresa só são contabilizadas quando entram ou saem de fato do caixa da empresa e não quando quando são negociadas, compradas ou até vendidas. Dessa forma a empresa só sofre tributos pelos valores recebidos e não quando gera as suas notas fiscais.
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No entanto, esse assunto é muito mais “complexo” do que esse pequeno resumo. Portanto, abaixo você verá muito mais sobre funciona o regime de caixa. Confira:
O que é o regime de caixa?
O regime de caixa é um método contabilístico em que os recebimentos de pagamento devem ser registrados durante o período em que são recebidos e as despesas são registadas no período em que são efetivamente pagas. Em outras palavras, as receitas e despesas vão para o registro quando o dinheiro “chega ao seu destino” (recebido e pago).
Além disso, o regime de caixa também recebe o nome de contabilidade de caixa. Dessa forma, ele pode sofrer comparações com o regime de competência, que reconhece a receita no momento em que a receita entra e registra as despesas quando os passivos são incorridos, independentemente de quando o dinheiro é realmente recebido ou pago.
Quais são as suas principais vantagens?
- O regime de caixa é bem simples e direto. Assim, as transações se registram apenas quando o dinheiro entra ou sai de uma conta;
- O regime de caixa não funciona tão bem para empresas maiores ou com um grande estoque porque pode obscurecer a verdadeira posição financeira;
- A alternativa ao regime de caixa é o regime de competência, em que as transações são registradas à medida que as receitas são auferidas e as despesas incorridas, independentemente da troca de caixa.
Compreendendo melhor o regime de caixa
O regime de caixa é uma das duas formas de regime. O outro é o regime de competência, onde as receitas e despesas são registradas quando incorridas. As pequenas empresas costumam usar o regime de caixa porque é mais simples e direto e fornece uma imagem bem clara de quanto dinheiro a empresa realmente tem em mãos.
Quando as transações entram no regime de caixa, elas afetam os livros da empresa com um atraso de quando a transação se consome. Como resultado, o regime de caixa costuma ser menos preciso do que o regime de competência no curto prazo.
Exemplo de regime de caixa
De acordo com o método de regime de caixa, digamos que a Empresa A receba R$ 10.000 da venda de 5 PCs vendidos para a Empresa B em 2 de novembro e registre a venda como tendo ocorrido em 2 de novembro. O fato de a Empresa B de fato ter feito o pedido dos PCs de volta em 5 de outubro é considerado irrelevante, porque não pagou por eles até que fossem entregues fisicamente em 2 de novembro.
De acordo com o regime de competência, em contraste, a Empresa A teria registrado a venda de R$ 10.000 em 5 de outubro, embora nenhum dinheiro ainda tivesse mudado de mãos.
Da mesma forma, no regime de caixa, as empresas registram as despesas quando realmente as pagam, não quando as incorrem. Se a Empresa C contratar a Empresa D para controle de pragas em 15 de janeiro, mas não pagar a fatura pelo serviço concluído até 15 de fevereiro, a despesa não terá reconhecimento até 15 de fevereiro no regime de caixa. De acordo com o regime de competência, entretanto, a despesa entraria nos registros dos livros em 15 de janeiro, quando estivesse no início.
Quais as limitações do regime de caixa?
A principal desvantagem do regime de caixa é que ele pode não fornecer uma imagem precisa dos passivos incorridos (ou seja, provisionados), mas ainda não pagos, de modo que o negócio pode parecer melhor do que realmente está. Por outro lado, o regime de caixa também significa que uma empresa que acabou de concluir um grande trabalho pelo qual está aguardando pagamento pode parecer menos bem-sucedida do que realmente é, porque gastou os materiais e a mão de obra para o trabalho, mas ainda não coletou uma forma de pagamento. Portanto, o regime de caixa pode exagerar ou subestimar a condição do negócio se as cobranças ou os pagamentos forem particularmente altos ou baixos em um período ou em outro.
Além disso, existem também algumas consequências fiscais potencialmente negativas para as empresas que adotam o método de regime de caixa. Em geral, as empresas só podem deduzir despesas que sejam reconhecidas no ano fiscal corrente. Se uma empresa incorrer em despesas em dezembro de 2019, mas não efetuar os pagamentos contra as despesas até janeiro de 2020, ela não poderá reivindicar uma dedução para o ano fiscal encerrado em 2019, o que poderia afetar significativamente o resultado financeiro do negócio. Da mesma forma, uma empresa que receba pagamento de um cliente em 2020 por serviços prestados em 2019 somente poderá incluir a receita em suas demonstrações financeiras de 2020.
Mas quais empresas podem optar pelo regime de caixa?
Micro e pequenas empresas e também as que utilizam o simples nacional e o lucro presumido.
O que é o regime de competência?
O regime de competência é um regime contábil em que o registro ocorre na data do fato gerador. Ou seja, é registrado e contabilizado na data em que o produto foi comprado / vendido independente de quando ele será pago.
Assim, a contabilidade da sua empresa pode utilizar o regime de competência para contabilizar os gastos e receitas na data da realização do serviço ou do fechamento do negócio, não importando quando será pago, mas sim quando o negócio ocorreu.
Mesmo que o produto tenha sido parcelado em diversas vezes, quando utilizado o regime de competência, o lançamento será do valor total e registrado no momento da venda.
Mas atenção: a legislação brasileira considera o regime de competência como sendo o oficial para imposto de renda. Sendo assim, qualquer empresa poderá optar por este regime. Caso a empresa seja uma grande empresa e não se encaixar nos requisitos do regime de caixa, o regime de competência é obrigatório.
Regime de competência x Regime de caixa
O regime de competência é um princípio contábil, que deve ser, na prática, estendido a qualquer alteração patrimonial, independentemente de sua natureza e origem. Sob o regime de competência, os efeitos financeiros das transações e eventos entram no registro nos períodos nos quais ocorrem, independentemente de ter ocorrido um recebimento ou pagamento.
Como vimos antes, no regime de caixa registram-se as receitas, despesas e custos somente quando estes forem recebidos (receitas) ou pagos (despesas e custos). Portanto, sob a ótica legal, o regime de competência pode ser utilizado pelas organizações para reconhecimento de suas receitas, custos e despesas. A aplicação do regime de caixa é restrita a método de apuração de tributos, como:
- Regime de Caixa – Reconhecimento da Receita – PIS e COFINS;
- Tributação do Simples Nacional pelo Regime de Caixa;
- Variações Cambiais – Tributação pelo Regime de Caixa;
- IRPJ – Contratos com Entidades Governamentais.
Qual escolher para fins gerenciais?
A resposta recomendada é: os dois. Dessa forma, a sua empresa poderá utilizar ambos os regimes para que se complementem e assim torne a sua gestão contábil muito mais precisa.
O que é DFC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa?
O DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) mostra todas as entradas e saídas de receita da sua indústria e é confeccionado seguindo a lógica do regime de caixa. Por ele é possível saber como está a saúde financeira da sua indústria, ou seja, se você vai ter caixa para pagar todos os seus compromissos.
Infelizmente, algumas empresas não prestam atenção nisso e acabam sofrendo quando os prazos das suas contas a receber (pagamentos de clientes) são maiores do que os prazos das suas contas a pagar (para fornecedores, colaboradores e etc.) – com isso, uma empresa que trabalha somente com o DRE e é lucrativa, pode até quebrar se não observar o descasamento entre pagamentos e recebimentos.
O que é o DRE – Demonstrativo de Resultados do Exercício?
O DRE é confeccionado pelo modelo de regime de competência e é um dos mais importantes relatórios contábeis para a gestão de uma empresa. Por ele é possível saber se a sua indústria obteve lucro ou acabou ocorrendo prejuízo em um determinado período.
Portanto, a empresa que não usa o DRE e trabalha somente com o DFC pode também ter problemas. Imagine uma situação inversa a descrita antes: a empresa tem os prazos das contas a receber menores do que os prazos das contas a pagar e acumula prejuízos período após período, mas não percebe pois seu caixa está sempre positivo. De forma inevitável, mais cedo ou mais tarde vai faltar dinheiro para essa empresa.
Tanto o DFC quanto o DRE possuem objetivos bens diferentes e podem ser complementares. Vale ressaltar que cada um possui pontos fracos e fortes. Caso a sua indústria possua ambos bem estruturados, conseguirá o melhor cenário para tomar as decisões importantes.
FAQ
O que é o regime de caixa?
O regime de caixa é um método contabilístico em que os recebimentos de pagamento devem entrar no registro durante o período em que se recebem e as despesas no período em que são efetivamente pagas. Em outras palavras, as receitas e despesas vão para o registro quando o dinheiro “chega ao seu destino” (recebido e pago).
O que é regime de competência?
O regime de competência é um regime contábil em que o registro ocorre na data do fato gerador. Ou seja, entra no registro na data em que o produto passou pela transação independente de quando ele será pago.
Quais as vantagens do regime de caixa?
- Ele é bem simples e direto. Assim, as transações se registram apenas quando o dinheiro entra ou sai de uma conta;
- Ele não funciona tão bem para empresas maiores ou com um grande estoque porque pode obscurecer a verdadeira posição financeira;
- A alternativa ao regime de caixa é o regime de competência, em que as transações se registram à medida que as receitas são e as despesas ocorrem, independentemente da troca de caixa.
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